給与処理の受託チームで利用

株式会社ワークスビジネスサービスは、給与計算や労務管理に関する業務を、お客様に変わって処理する BPO 受託事業者です（BPO = Business Process Outsourcing）。大手1100企業グループに利用される人事・給与システム「COMPANY（カンパニー）」を開発する Works Human Intelligence グループに所属しています。

弊社は主に COMPANY を利用する企業からの委託を請け負っています。

Questetra を活用しているのは、お客様から委託された給与業務を処理するチームです。

対象業務は人事給与・労務管理業務ですが、具体的に申し上げると、組織改編、異動発令、入退社・休職復職手続きなど、また、給与計算、賞与計算といった本丸の業務から、社会保険・労働保険手続き、年末調整、住民税などの法定業務があります。周辺業務には、福利厚生対応、経費管理、ヘルプデスク対応などがあります。

Q.具体的な利用方法についてご紹介いただけますか？

弊社で受託している業務の中でも中心的な業務である、月例給与計算業務を紹介いたします。給与計算業務は、大まかに言うと次のような工程で構成されます。

1. 給与計算対象者の確認（入退社など）
2. 勤怠データの確認
3. 各種手当・協定控除など金額データの確認
4. 固定給の計算
5. 残業代や法定控除などの計算
6. 給与計算結果の確認
7. 計算結果データの納品（振込データ、給与明細、経理仕訳）

簡単に表現するとこのような流れですが、関連法律、各社様の規程、書類・データの流れのような業務の詳細内容など、高度な専門知識が必要とされます。また、各社様の従業員という “人” にまつわる業務ですので、日々想定していないような課題が発生します。

そのため、Questetra 導入前には、次のような課題が存在していました。

• 業務維持のための管理工数が大きい（プロセスやマニュアルの維持、コミュニケーションの時間等）
• 業務引き継ぎ期間が長期
• 作業の抜け漏れが発生

このような課題を解決するために、給与計算の業務プロセスを整理し、工程の処理方法を標準化しました。

業務の引き継ぎ期間を半分に短縮

前述の課題を具体的に説明すると、処理担当者により、作業手順に違いがあったり、アウトプットレベルに差がありました。さらに、処理進捗をリアルタイムで確認できなかったために、確認に時間がかかることがありました。

Questetra で、給与計算業務のプロセスを見直した上でワークフロー図を作成、各工程でどのような処理を行うのかを設定し、どのような方法でデータを入手するのか？編集するのか？などの説明が、工程の処理画面に分かりやすく表示されるようにしました。

ここまでの設定を行うと、 処理担当者が処理を進めていくためのプラットフォームができあがります。処理担当者は、Questetra 上で自分で処理すべき案件を認識し、ワークフロー図に従って漏れなく処理を進められるようにしました。また、どの人でも同じ品質を保つことができます。

実際には、次の図のように膨大な数の工程が処理されています。

このような給与計算業務の標準化と可視化を通じて、当初抱えていた課題を解決できました。

業務プロセスと処理担当者が明確になり、納期、品質が高い水準で安定したサービスを提供できています。さらに、ワークフロー図でリアルタイムで処理状況を確認できるようになり、必要以上のコミュニーケーションが減ると同時に、マネジメント工数も削減されました。

また、その中で驚くほどの効果を挙げられたのは業務の「引き継ぎ」でした。もともと2ヶ月の期間を要していましたが、属人的な業務が極小化されたことにより1ヶ月に短縮されました。引き継ぎ期間が半分になることは、全体としての業務効率向上に大きく寄与していると考えています。

年末調整業務に拡大予定

現在は、毎月の給与計算業務を中心に Questetra を活用していますが、今後は年末調整、住民税年度更新業務にも適用していきたいと考えています。特に、年末調整は、有期的な人材を大量に採用するため、教育コストの削減に対しても大きな効果が出せると考えています。

Questetra に期待することは、業務処理データを分析できる機能の幅が広がることです。現在は、処理時間や処理件数などをダッシュボードとしてグラフ表示できる機能がありますが、前期/今期、前月/当月の比較ができるようになれば業務改善に活かせるデータになると思います。このような機能があると、改善の議論が盛り上がったり、改善の効果が判断しやすくなると考えています。

※ 本事例は2020年12月時点の情報です

毎月1000件を超える様々な承認依頼を効率よく処理

Rakuten Direct株式会社は、健康食品・医薬品などの通販サイト「ケンコーコム」、「爽快ドラッグ」を運営しています。2つの運営会社が2017年7月に合併し、現在の社名に変更しました。今後、健康食品・医薬品の通販サイトを統括運営する企業としてさらなる拡大を目指しています。

Questetra は通販サイト「ケンコーコム」のバックオフィス業務である、商品情報や取引先情報の登録・変更等の承認業務で活用しています。

通販サイトを運営していくためには、商品の登録商品・価格の変更・取引先情報の変更・仕入条件や発注単位の変更など、日々様々な情報の登録・変更が発生し、関係者の承認が必要となります。

これらの登録・変更は毎月1000件以上発生します。内容に応じて様々な関連部署（マーケティング部門、リテール部門、ロジスティック部門、海外事業部門など）の承認を得る必要があります。

以前の仕組みでは、商品部門が窓口となり、各部門の承認を確認していました。Questetra に変えてからは、自動的に承認が必要なメンバーに処理が渡り、素早くモレなく処理が進むようになりました。

また Questetra での承認処理が完了すると、自動的に社内の基幹システムへ連携されます。これによりミス・モレなく承認されたデータを活用できるようになりました。

ドラッグ＆ドロップでフロー作成、短期間でリプレース

以前の仕組みからリプレースする際、プロジェクトのスケジュールの都合から、半年足らずで要件定義からリリースまでを終える必要がありました。期間が非常に短かったため、自社開発ではなくパッケージ利用で検討を進めました。

Questetra は、部品（開始／終了イベントやタスク）をつなげて目で見える形で業務フローを構築できること、入力画面が自動で生成されることから、短期間での実現ができると判断し、採用しました。

機能強化に期待

バーゲンなどが実施された際の変動を確認するため、処理件数の推移を他の様々なデータと組み合わせてグラフ作成することがあります。

その際に「みんなの成果」で表示されている月次集計値を参照するのですが、グラフィカルな推移グラフが表示される機能はありがたい一方、さらにCSVデータとしてダウンロードできる機能も欲しいところです。今後の機能強化を期待しています。

※ 本事例は2018年4月時点の情報です