紙（書面）で契約締結する場合だけでなく、電子契約サービスを利用する場合を含め、まとめて進捗管理できるようにします。
1．課題：紙での契約締結にしか対応できていない
A社では契約を締結する際、契約書内容の法務チェック・顧客との合意後、紙で契約を締結していました。 契約書確認から締結までをワークフローで管理していましたが、最近では自社・相手側の電子契約サービスを利用して契約締結する場合が増えていました。電子契約サービスを利用する場合、契約締結の流れは紙の契約とは大きく異なります。現在はワークフローで対応できず、チャットツールを使う等、運用でカバーしていました。そのため、進捗管理が非常に煩雑になっていました。
2．解決策：紙も電子契約サービス利用も一元管理
プロセスオーナーは、法務チェック・顧客との合意後、希望する契約締結方法によって分岐されるようフローを改良します。自社側の電子契約サービスを利用する場合には、契約書ファイルが自動連携されるようにします。
Before :
顧客と契約内容について合意した後、総務担当者が紙で契約書を準備・郵送して契約締結をしていました。
After :
顧客と契約内容について合意した後、契約締結方法を選択可能としました。 紙で締結の場合、従来通り、総務担当者が処理を行います。自社の電子契約サービスを利用する場合、指定された担当者が電子契約に必要な入力を行い、チェック済の契約書ファイルが電子契約サービスに自動的に連携されます。また、相手側の電子契約サービスを利用する場合、相手側サービスから届いた依頼メールに沿って対応を行います。
自動連携が可能な電子契約サービス一覧
3．効果
様々なケースをまとめて管理
- 紙での契約締結／自社側の電子契約サービスでの契約締結／相手側の電子契約サービスでの契約締結、契約締結方法に関係なく、まとめて進捗を一元管理できます。
手間の削減
- 自社側の電子契約サービスを利用する場合、契約書ファイルが電子契約サービスに自動連携されることで、電子契約サービスのオペレーションの手間が削減できます。
ミスの防止
- 自社側の電子契約サービスを利用する場合、チェック済の契約書ファイルが電子契約サービスに自動連携されることで、誤って古いバージョンのファイルを添付する、といったミスが防止できます。
