経験豊富なエンジニアがリーダをサポート！
1. 課題: リーダ承認の負荷が大きい
KonKon 鉄工所は、金属加工技術を駆使して幅広い製品を製造しており、特に水関連事業部では、水関連施設向けのポンプ、バルブ、パイプなど、用途に応じた多種多様な製品を提供しています。
営業担当者は、これらの製品を提案する際、技術部が作成する積算書を基に提案書を作成します。以前は積算書の作成に時間がかかっていましたが、フローの見直しにより、迅速に作成できるようになりました。
しかし、この数ヶ月間で引き合いが増え、多くのお客様からの提案依頼が寄せられるようになった結果、技術部における積算書作成案件も増加しています。技術部のエンジニアたちは迅速に積算書を作成していますが、技術部リーダの承認に時間がかかり、営業担当者への提出が遅れるケースが見られるようになりました。
リーダーの承認プロセスを効率化する策が求められる状況になっています。
2. 解決策: 上級エンジニア用の承認工程を追加
プロセスオーナーは、技術部リーダーの積算書承認方法を確認するため、過去の案件を調査しました。その結果、一般エンジニアが担当する難易度の低い積算書については、上級エンジニアが十分に確認・承認できることが分かりました。このタイプの積算書は、計算条件を入力すれば自動生成されるため、承認時の確認は計算条件や提出先名称などの基本的なチェックにとどまります。
そこで、プロセスオーナーは技術部と営業部のリーダに、「一般エンジニアが作成した積算書を、（技術部リーダではなく）上級エンジニアが承認する」フローに変更することを提案し、承諾を得ました。この承認を受けて、積算フローにおいて、一般エンジニアの「積算書作成」工程の後に、上級エンジニアが「積算書承認」を行う工程を追加しました。
これにより、技術部リーダーは上級エンジニアが担当する難易度の高い積算書のみを承認する体制が整いました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1.積算依頼
営業担当者は、お客様から提供された水関連施設の建設計画に関する情報を、技術部に積算を依頼します。
ゲートウェイ 難易度
依頼内容から自動的に難易度が判定（※）されます。難易度が高くない場合、「2a.積算書作成」工程へ。難易度が高い場合、「2b.積算書作成」工程へ。
※製品の据付工法の種類や、建設地の土壌の状態などが判定に使われます。
2a.積算書作成
一般エンジニアは、依頼内容をもとに強度計算や製品配置図面の作成を行い積算書にまとめます。
2b.積算書作成
上級エンジニアは、依頼内容をもとに強度計算や製品配置図面の作成を行い積算書にまとめます。
3.積算書承認
技術部リーダは、積算書を承認します。内容に問題があれば差し戻します。
4.提案書作成
営業担当者は、積算書をもとに価格が含まれた提案書を作成します。
5.提案書承認
営業担当者の上司は、提案書を承認します。内容に問題があれば差し戻します。
m.承認通知
提案書が承認されたことがメールで営業担当者に送信されます。
After
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1.積算依頼
営業担当者は、お客様から提供された水関連施設の建設計画に関する情報を、技術部に積算を依頼します。
ゲートウェイ 難易度
依頼内容から自動的に難易度が判定（※）されます。難易度が高くない場合、「2a.積算書作成」工程へ。難易度が高い場合、「2b.積算書作成」工程へ。
※製品の据付工法の種類や、建設地の土壌の状態などが判定に使われます。
2a.積算書作成
一般エンジニアは、依頼内容をもとに強度計算や製品配置図面の作成を行い積算書にまとめます。
2b.積算書作成
上級エンジニアは、依頼内容をもとに強度計算や製品配置図面の作成を行い積算書にまとめます。
3a.積算書承認
上級エンジニアは、一般エンジニアが作成した積算書（難易度低）を承認します。内容に問題があれば差し戻します。
3b.積算書承認
技術部リーダは、上級エンジニアが作成した積算書（難易度高）を承認します。内容に問題があれば差し戻します。
4.提案書作成
営業担当者は、積算書をもとに価格が含まれた提案書を作成します。
5.提案書承認
営業担当者の上司は、提案書を承認します。内容に問題があれば差し戻します。
m.承認通知
提案書が承認されたことがメールで営業担当者に送信されます。
Compare Before/After (スライドで動かせます)
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3. 効果
承認スピードの向上と提案書の迅速な提出
積算書の承認スピードが向上し、営業担当者が迅速に提案書を顧客に提出できるようになります。提案のタイムリーな提出は顧客満足度の向上や受注確率の向上にも寄与し、競争力を高めます。
リーダーの負担軽減とリソースの最適化
リーダーの承認業務を上級エンジニアが分担することで、リーダーが特に重要な案件に集中できるようになり、チーム全体の生産性が向上します。企業全体として、承認作業を担当者のスキルレベルに応じて分散することにより、リソースを有効活用できます。
承認の柔軟化による業務プロセスの効率化
上級エンジニアによる承認フローの追加は、プロセスの柔軟性を高め、案件の難易度に応じた効率的な対応が可能になります。企業内の他のプロセスにも適用できる柔軟な承認ルールを構築することで、部門ごとの生産性向上や全社的なプロセス効率化が期待できます。
従業員のスキル活用とモチベーション向上
上級エンジニアに承認業務を任せることで、彼らのスキルが積極的に活用され、責任感やモチベーションが向上します。スキルに応じた役割を与えることは、従業員満足度やチームの士気向上にもつながります。
顧客満足度の向上
提案書の提出スピードが改善されることで、顧客への対応が迅速化し、信頼性が向上します。結果として顧客満足度が向上し、リピートオーダーや紹介案件の増加につながる可能性があります。
4. 他業務での応用
製造業における検査・品質管理プロセス
製品の品質検査で承認を必要とする場合、検査内容に応じて難易度や重要性を判断し、上級検査員が承認を担当する仕組みを導入できます。これにより、検査部門のリーダーは特に重要な案件や高リスクのケースに集中できるようになり、検査・承認のスピードが向上します。
法務部門の契約書レビュー
契約内容や金額などの基準に基づいてレビューの難易度を自動的に判定し、上級スタッフが低リスク案件を担当することで、法務部リーダーは重要な契約に集中できます。これにより、契約の確認・承認プロセスの効率が向上し、ビジネスのタイムリーな進行がサポートされます。
会計部門における請求書の承認
低金額の請求書や一般的な経費については上級担当者が承認を行い、高額または特殊な請求書のみをリーダーが確認する仕組みにより、承認スピードを上げ、会計業務の効率化が実現できます。これにより、支払サイクルの迅速化やキャッシュフロー管理の精度向上が期待できます。
