契約条件でメール送信を自動分岐

DejiDejiコンサルティング社は、現在、約30社の顧客企業とDX推進支援に関する業務委託契約を締結しています。契約期間は1か月から1年程度で、そのうち約8割の顧客が契約を更新しています。営業部の契約管理担当者は、システムに登録された顧客情報をもとに、契約終了の60日前および30日前に更新意思確認のメールを顧客へ送付しています。

これらの送信タイミングは、契約終了日を基準にあらかじめ自動で設定されており、担当者は毎日配信リストに誤りがないかを確認したうえで、対象顧客へメールを送付しています。しかし契約期間が短い案件では、契約開始直後に更新確認メールが送付される可能性があり、適切ではありません。

そのため担当者は、契約終了までの日数に加えて契約期間も確認し、送信対象かどうかを都度判断する必要がありました。この確認作業は日常的に発生するため作業負担が大きく、判断ミスや確認漏れのリスクも生じていました。

プロセスオーナーは、更新確認メール送信工程の前に、契約期間を条件とした判定が行われる分岐イベントを組み込みました。

具体的には、契約期間が2か月未満の場合は60日前メールの送信工程を通らないルートへ分岐させ、契約期間が1か月未満の場合は30日前メールの送信工程も通らないように設定しました。

契約管理業務の効率向上

契約期間の確認と送信可否の判断を自動化したことで、担当者の確認作業が削減され、日々の契約管理業務を効率的に進められるようになりました。

判断ミスの防止による運用安定化

メール送信の可否をシステムが判定することで、担当者の経験や判断に依存しない安定した契約管理が実現しました。

適切なタイミングでの顧客連絡の実現

契約期間が短い案件への不要な更新確認メールを防ぎ、顧客とのコミュニケーションの適切性が向上しました。