ISMS事務局の確認を廃止し、インシデント報告をチャットへ即時投稿。これにより対応を迅速化し、事務局の負担を軽減。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：情報共有の遅れによる対応遅延
ITサービス企業 Gachatシステムズ社（従業員数：約120名）は、クラウドインフラや業務システムの開発・運用を手がける企業です。
同社では、セキュリティインシデントが発生すると、発見者が状況を報告し、ISMS事務局が内容を確認し、対応を指示する仕組みを取っていました。
しかし、初動報告や暫定対応報告が関係者に届くまでに事務局での確認を要するため、情報共有が遅れ、初動対応のスピードが損なわれるケースが多発していました。
2. 解決策：社内チャットに自動で即時報告
プロセスオーナーは、報告内容が社内チャット※へ自動投稿される仕組みを構築しました。
具体的には、初動報告や暫定対応報告を、ISMS事務局での事前確認を経ずに社内チャットへ自動投稿するように変更しました。これにより、報告完了後、即座に関係者へ共有され、事務局の確認待ちによる遅延を解消できる体制を整えました。
※Questetra BPM Suite では Collab chat（コラボチャット）と呼称しています
Before
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1. 初動報告
発生したインシデントについての初動対応を報告します
2. 初動報告確認
報告されたインシデントについて確認を実施、情報共有が行われます
3. 暫定対応の報告→担当者変更
報告されたインシデントについての暫定対応を実施し報告します。担当者が対応できない場合には現場の判断での変更が可能
3’. （再）暫定対応の報告
暫定対応報告の差し戻しに対応し、再度報告します
4. 暫定対応の確認
暫定対応の報告について確認し、不備があれば差し戻しを行います
5. CEO確認
発生したインシデントについてCEOが確認します
6. 恒久対応の報告→担当者変更
発生したインシデントに対して、恒久対応を実施し報告を行います
6′. （再）恒久対応の報告
恒久対応報告の不備について対応し、再提出を実施します
7. 恒久対応の確認
恒久対応の報告について詳細を確認、不備があれば差し戻しを行います
After
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1. 初動報告
発生したインシデントについての初動対応を報告します
x1. CollabChat(全社宛)
社内チャット（コラボチャット）で全社宛に投稿が行われます
2. 暫定対応の報告→担当者変更
報告されたインシデントについての暫定対応を実施し報告します。担当者が対応できない場合には現場の判断での変更が可能
x2. CollabChat(全社宛)
社内チャット（コラボチャット）で全社宛に投稿が行われます
3. 恒久対応の報告→担当者変更
発生したインシデントに対して、恒久対応を実施し報告を行います。担当者が対応できない場合には現場の判断での変更が可能
x3. CollabChat(CEO宛)
発生したインシデントについてCEO宛にコラボチャットに投稿されます。
3’. （再）恒久対応の報告
恒久対応報告の差し戻しに対応し、再度報告します
4. 恒久対応の確認
恒久対応の報告について確認し、不備があれば差し戻しを行います
x4. CollabChat(全社宛)
社内チャット（コラボチャット）で恒久対応の報告が全社宛に投稿されます
3. 効果
情報共有の即時化
インシデント情報がリアルタイムで共有され、初動対応までの時間が短縮されました。
対応品質の向上
必要な部署がすぐに動けるようになり、リスク低減に直結しました。
業務プロセスの簡素化
確認工程を省くことで、担当者の負担が減り、対応プロセスがシンプルになりました。
4. その他の業務への応用
顧客対応
クレームや問い合わせを即時共有し、チーム全体で迅速に対応可能に。
開発プロジェクトの進捗共有
開発状況や課題をリアルタイム共有することで、問題解決をスピードアップします。
社内イベントの運営効率化
準備や運営に必要な情報をチャットに集約し、部門間の連携を円滑化します。
