1．課題：不十分なフィードバック
QueQueシステムズ社のマーケティング部では、部員が毎日日報を提出することで、業務の進捗や課題を共有しています。部員は日報提出プロセスを開始し、報告内容を入力・送信します。
マネージャは、部下の業務進捗をタイムリーに把握し、進捗の遅れや問題の兆候を早期に発見することで、迅速な対応策を講じています。
しかし、多忙なマネージャは、自身が的確なフィードバックができていないことを問題視していました。時間的な制約から、日報を深く読み込むことが難しく、特に表現がぼやけている部分については、潜在的な問題を見落としてしまうリスクがあると懸念していました。
2．解決策：AI に問題点を分析させる
この課題に対して、プロセスオーナーであるマネージャーは、日報をAIに要約・分析させる工程をワークフローに組み込む改善を実施しました。
要約・分析の内容は以下の通りです。
- 業務: 部員が取り組んでいる業務
- 内容: その業務の進捗や現状の報告
- 注視ポイント: AI による分析
- 明示的ネガティブサイン: 明確に表現された課題や停滞
- 暗示的ネガティブサイン: 間接的な課題や懸念
- ネクストアクションが曖昧: 次の行動が不明瞭な点
- アドバイス案: メンバへのアドバイス文章イメージ
これにより、部下の日報から読み取れる課題が整理してマネージャに表示されるようになりました。
Before :
詳細を見る
- AM 7:00に自動でプロセスを開始
- 1x. 営業日判定
- 休業日と判定された場合、分岐を経て終了する
- 1. 日報入力
- 2. 確認
- 内容を確認し、フィードバックを入力
- 3. 再提出（差し戻しの場合）
- 4. feedback 確認
After :
詳細を見る
- AM 7:00に自動でプロセスを開始
- 1x. 営業日判定
- 休業日と判定された場合、分岐を経て終了する
- 1. 日報入力
- 2x. AI がサマリ & 分析
- 2. 確認
- 内容を確認し、フィードバックを入力
- 3. 再提出（差し戻しの場合）
- 4. feedback 確認
Compare Before/After
プロンプト例
#{#q_daily_report}
--
上記の入力日報に対して、箇条書きでサマリしてください。
1:業務、2:内容、3:注視ポイント、4:アドバイス案 の順で。
--
3:注視ポイントについては、以下の分析A~Cに該当する場合に、記載してください。
項目名は、明示的ネガティブサイン：、暗示的ネガティブサイン：、ネクストアクションが曖昧： にしてください。
複数でもOKです。ない場合は、「なし」と記載してください。
分析方法について
--
A:明示的ネガティブサイン：日報の内容に、課題が明確に書かれている場合、その点をピックアップしてください。
例: 「進んでいない」や「手をつけられてない」などの表現
B:暗示的ネガティブサイン：日報の内容に、直接の課題ではないが、ネガティブな表現がある場合、その点をピックアップしてください。
例: 「少し手間取っています」「やや時間がかかっています」などの表現。
C:ネクストアクションが曖昧：「次の予定」や「相手」が明確でないものをピックアップアップしてください。
例: 「明日も引き続き対応します」など、具体的な内容が不足している表現。
--
4.アドバイス案は、3:注視ポイントに対する改善アドバイス案を書いてください。
3:注視ポイントが「なし」の場合は、「なし」と記載してください。
–
Markdown形式で出力してください。
Markdownフォーマットは以下の通り。
#### 業務名
- 内容
- 内容
##### 【マネージャ向け】注視ポイント
-
##### 【マネージャ向け】アドバイス案
-
***3．効果
- フィードバックの精度向上
- 課題を抽出することで、マネージャーが見落としがちなポイントを的確に把握可能になりました。
- 部員に対してより効果的で具体的なフィードバックを提供できるようになりました。
- 迅速な対応による問題解決のスピードアップ
- ネガティブなサインや曖昧な次のアクションをAIが早期に指摘することで、マネージャーが速やかに適切な対応策を講じることが可能になりました。
- チーム全体の課題解決スピードが向上しました。
- 部員のモチベーション向上と業務効率化
- 日報に対するフィードバックが質・量ともに充実することで、部員が自分の報告が評価されていると感じ、業務へのモチベーションが向上しました。
- 的確なフィードバックにより、次のアクションが明確化され、業務の効率化にもつながった。
4．横展開可能な業務
- 会議議事録の要点抽出
- 顧客対応記録の分析
- プロジェクト進捗報告の要約
- タスク管理の優先順位付け
- 従業員アンケートの分析
