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Questetra の機能
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アプリ設計担当者(アプリ管理者)は、業務に必要な “ヒューマン工程” と “自動処理工程” をマウス操作で配置して ワークフロー・アプリ を開発します。 (国際標準記法 BPMN – ISO/IEC 19510)

作業担当者(ワーカー)は、マイタスク一覧 にて引き受けた仕事(案件情報や上流工程のアウトプット)を確認し、自身の作業アウトプットを入力します。

ques

日々の業務案件は、業務プロセス定義(ワークフロー・アプリ)に従って進められます。 ヒューマン工程の場合、BPM システムは “引受候補者” に対して引き受けを求めます。自動処理工程の場合、BPM システムはサーバサイドにて当該処理(例: PDF 生成、Google Drive 保存、など)を実行します。Questetra は、多重化されたループフローや非ブロック構造と呼ばれる高度な差し戻しフローにも対応しています。

BPMSにおけるワークフローアプリ開発とマイタスク処理
ワークフローアプリ開発とマイタスク処理
PDCA Cycle on BPMS
継続的なプロセス改善

全ユーザ

  • ワークフロー基盤にログインする
    • パスワードでログインする
    • G Suite でログインする
    • SAML でログインする
    • 忘れたパスワードをリセットする
  • カスタム・ダッシュボードを見る
    • ヒートマップ図を追加する
    • パフォーマンスグラフを追加する
  • OpenAPI ドキュメントを見る
  • 個人設定を見る
    • プロフィールや写真を変更する
    • 言語設定を変更する
    • タイムゾーンを変更する
    • 通知ルールを変更する
      • メニュー通知の設定を変更する
      • メール通知の設定を変更する
    • Basic 認証キーを見る
      • 認証キーを更新する

作業担当者(ワーカー)として

新しい案件は “新規開始” から登録します。案件は業務プロセス定義に従って下流工程に届けられます。
自身に届けられた案件は “マイタスク” にストックされます。アウトプットを入力すると、案件は次工程に進められます。
社内ソーシャル機能 “オープンチャット” では、案件IDを使ったコミュニケーションが可能です。
  • 開始権限のあるアプリを一覧する
    • アプリの業務マニュアルを見る
    • 新しい案件(プロセス)を開始する
  • 担当工程のタスクを一覧する
    • 引き受け待ちタスクを一覧する
      • タスクリストをソートする
      • アプリごとにソートする
      • 案件の詳細を見る
      • タスクに星マークを付ける
      • タスクを引き受ける
      • タスクを一括して引き受ける
    • マイタスクを一覧する
      • タスクリストをソートする
      • アプリごとにソートする
      • 案件の詳細を見る
      • タスクに星マークを付ける
      • タスクを処理する
      • タスクを連続して処理する
      • 引受タスクを返上する
      • 案件の進行を止める ()
      • 案件自体を削除する ()
    • エラータスクを一覧する ()
      • タスクリストをソートする
      • アプリごとにソートする
      • 案件の詳細を見る
      • 当座の担当者を割り当てる
      • 案件の進行を止める
      • 案件自体を削除する
  • 滞留状況をヒートマップで確認する
  • 処理案件を検索する ※含特権範囲
    • 案件名でアプリ横断検索する
    • アプリを絞ってデータ検索する
    • 検索フィルタを保存する
    • 検索結果をエクスポートする
      • , CSV エクスポートする
      • Excel エクスポートする
      • SpreadSheet エクスポートする
    • 案件の詳細を見る
    • データを再利用して新しい案件を開始する
  • 自身の処理パフォーマンスを見る
    • 一年間の件数推移を見る
    • 月次の業務割合を見る
    • 個別の案件詳細を見る
    • データを再利用して新しい案件を開始する
  • 組織の処理パフォーマンスを見る ()
    • 一年間の件数推移をみる
    • 平均所要時間を見る
    • 各工程の平均処理時間を見る
    • 個別の案件詳細を見る
    • データを再利用して新しい案件を開始する
  • OpenChat メッセージを読む
    • ユーザをフォローする
    • #トピックワード をフォローする
    • メッセージにコメントする
    • メッセージやコメントにいいねする
  • OpenChat メッセージを書く
    • フォロワーに対して投稿する
    • 所属組織に対して投稿する
    • スタンプを付けて投稿する
    • 添付ファイルを付けて投稿する
    • @Userメンションを付けて投稿する
    • %Org メンションを付けて投稿する
    • #トピックワード を付けて投稿する
    • #p案件ID を付けて投稿する
    • #mアプリID を付けて投稿する
  • メッセージやコメントを検索する

Sample Manual
M101: 自分が処理しなければならない案件(マイタスク)を一覧する(ログイン)
M105: 引き受け待ち状態の案件を引き受ける(マイタスクに入れる)
M110: 自分が処理した案件の現在進捗を確認する
M115: 全工程を終了した案件の実績データから各工程の問題点を発見する

アプリ設計担当者(アプリ管理者)として

業務プロセスは複数の “工程” で構成されます。人間工程を配置するとアウトプットを入力するためのWebフォームが自動的に準備されます。
処理の順序は矢印経路を接続して表現します。また、処理の担当者は “スイムレーン” 単位で設定します。
同時処理に変更したい場合は “ANDゲートウェイ” を配置します。案件が到達すれば全ての経路に分流されるようになります。
  • 新しいワークフローアプリを作る ()
    • スクラッチから作る
    • QAR ファイルをアップロードする
    • QAR URL をアップロードする
    • 既存アプリを複製する
  • アプリ管理者の特権を与える ()
    • ユーザに与える
    • 組織に与える
    • ロールに与える
  • アプリのバージョンを管理する ()
    • 新しいアプリを稼働させる
    • 開発バージョンをテストする
    • 新バージョンをリリースする
    • 開発バージョンを破棄する
    • アプリの稼働を停止する
    • QAR ファイルをダウンロードする
    • 業務マニュアルを Markdown セットする
  • アドオンをアップロードする ()
    • サービス工程を追加する
    • 選択肢XMLを追加する
    • 台紙PDFを追加する
  • 共有アドオンをアップロードする ()
    • サービス工程を追加する
    • 選択肢データXMLを追加する
    • 台紙PDFを追加する
  • ワークフローアプリを編集する ()
  • BPMN 図をデザインする
    • ヒューマン工程を配置する
      • 締切ルールをセットする
      • アラームルールをセットする
    • チーム協調作業用ヒューマン工程を配置する
      • 締切ルールをセットする
      • アラームルールをセットする
      • チーム全員処理のモードに切り換える 11.5
    • 自動処理工程を配置する
      • サービス工程
        • 数値演算・文字列操作 11.8
        • PDF生成
        • G-Driveフォルダ作成 11.9
        • G-Driveファイルアップロード
        • G-Driveファイルフォルダ削除 11.9
        • Boxフォルダ作成 11.11
        • Boxファイルアップロード 11.11
        • Boxフォルダ削除 11.12
        • Slackメッセージ投稿 11.9
        • Slackファイル投稿 11.10
        • クラウドファイル取得 11.10
        • 選択肢データXML更新 ()
      • アドオン サービス工程
      • スクリプト工程
    • 分岐を配置する
      • XOR ゲートウェイ
      • AND ゲートウェイ
      • OR ゲートウェイ
    • 開始イベントを配置する
      • ヒューマン開始
      • タイマー開始
        • 引受候補者全員のマイタスク開始とする
      • メール受信開始
      • Webフォーム開始
      • Multipart-HTTP 開始
      • JSON-Webhook 開始 11.6
      • XML-Webhook 開始 11.6
    • 送信中間イベントを配置する
      • メール送信
      • Multipart-HTTP 送信
    • 中間イベントを配置する
      • 指定時刻待ちタイマー
    • 受信中間イベント/工程を配置する
      • Webフォーム待ち受け 11.7
      • Multipart-HTTP 待受 11.8
      • JSON-Webhook 待受 11.6
      • XML-Webhook 待受 11.6
    • 境界イベントを設定する
      • 時間切れの際のルート
      • 不在エラー時のルート
    • 終了イベントを配置する
      • 終了イベント
      • 全終了イベント
    • 注記を配置する
  • 割り当てルールをデザインする
    • スイムレーン引受候補者を編集する
      • ユーザを候補追加
      • $User を動的に候補追加
      • $User の上司等を候補追加
      • 組織を候補追加
      • $Org を動的に候補追加
      • $User の所属組織等を候補追加
      • 候補者をロールでフィルタ
    • 複数スイムレーンの引受を禁じる
    • 後工程連続引受の原則を解除する
  • タスクフォームをデザインする
    • データ項目を編集する
      • 単一行文字列型を追加する
      • 複数行文字列型を追加する
      • 数値型を追加する
      • 単一選択リスト型を追加する
      • 複数選択リスト型を追加する
      • 日付型を追加する
      • 日付時刻型を追加する
      • ファイル群型を追加する
      • ユーザ型を追加する
      • 組織型を追加する
      • 掲示板型を追加する
      • テーブル型を追加する
        • 文字列型カラムを追加
        • 数値型カラムを追加
        • リスト型カラムを追加
        • 日付型カラムを追加
      • ガイドパネル型を追加する
    • 初期値データ代入式をセットする
    • バリデーションルールをセットする
    • Placeholder をセットする
    • JavaScript でデコレーションする
    • API アクセス名をセットする
  • 各工程のパーミッションをセットする
  • フォーム順を変更する
  • カラムビューを変更する
  • タスクフォームをプレビューする
  • アドバンストフォームに置き換える

Sample Manual
チュートリアル: Chapter 1: アプリの利用者として、既成のアプリを触ってみる
チュートリアル: Chapter 4: 条件により「分岐」させる
M202: 処理フローを定義し、各工程の締切時刻を設定する
M205: 業務に必要なデータ項目(データセット)を定義する

システム管理者として

ワークフロー基盤は特権が付与されたユーザによって管理されます。システム特権には3種類あります。
各ユーザは “組織” に所属します。(スキルや職位などのグルーピングには “ロール” を使います)
それぞれのワークフローアプリも特権ユーザによって管理されます。アプリ特権には3種類あります。
  • ユーザを追加する ()
    • 管理画面でユーザ追加
    • , CSV でユーザ追加
    • G Suite ユーザと同期
    • ユーザパスワードのリセット
  • 組織を追加する ()
    • 管理画面で組織追加
    • , CSV で組織追加
    • G Suite Groups と同期
  • 割当ルールを強制変更する ()
    • 全アプリの組織情報を置き換える
    • 全アプリの開発版の組織情報を置き換える
  • ロールを追加する ()
    • 管理画面でロール追加
    • , CSV でロール追加
    • G Suite Groups と同期
  • システム管理者の特権を与える ()
    • ユーザに与える
    • 組織に与える
    • ロールに与える
  • アプリ管理者の特権を与える ()
    • ユーザに与える
    • 組織に与える
    • ロールに与える
  • ライセンス情報を見る ()
  • 会社ロゴを更新する ()
  • 特定期間のシステムログを一覧する ()
    • アクセス元IPとアクセス時刻を見る
    • CSV でエクスポートする
  • 特定期間のアプリログを一覧する ()
    • 案件の進行ログを見る
    • 案件IDで絞り込んで見る
    • アプリで絞り込んで見る
    • CSV でエクスポートする
  • セキュリティ設定を編集する ()
    • パスワードポリシーを選択する
    • 自動ログインを禁じる
    • G Suite 連携を許可する
    • SAML SSO を許可する
    • パスワードログインを禁じる
    • アクセス制限を有効にする
      • ユーザアクセス IP を追加する
      • API アクセス IP を追加する
    • CORS アクセスを許可する
      • Origin を追加する
    • メール開始を許可する
    • ユーザ認可 API を制御する
      • Basic 認証を許可する
      • OAuth2 Client を追加する
  • メッセージを受け取るアプリを一覧 ()
    • メール開始イベント
    • Webフォーム開始イベント
    • Webフォーム受信工程 11.7
    • Multipart-HTTP開始イベント
    • Multipart-HTTP受信工程
    • Webhook開始イベント 11.6
    • Webhook受信工程 11.6
  • メッセージを投げるアプリを一覧 ()
    • Multipart-HTTP 送信イベント

Sample Manual
M402: 並行処理中に “全体停止” できるように設定する
M407: 挿し込みメールが繰り返し送信されるように設定する
M411: “納品プロセス” から “請求プロセス” が自動開始されるように設定する
M415: 業務プロセス定義で利用可能な自動工程を追加する

業務プロセスをモデリングしてみたい方(ワークフロー・アプリを開発してみたい方)は、あらかじめシステム管理権限を持つユーザからアプリ作成権限を付与してもらってください。なお、初期のシステム管理者は、SaaS アカウントを開設した人(無料登録をした人)、一人のみです。不測の事態に備え、システム管理権限についても複数人体制にしておくことが望ましいと言えます。

(凡例:アプリ管理特権)
  • データ閲覧権限: データを検索閲覧できるアプリ特権
  • コントロール権限: 引受担当者の強制変更等を行うアプリ特権
  • アプリ管理権限: ワークフローアプリを管理するアプリ特権
(凡例:システム管理特権)
  • アプリ作成権限: 新規ワークフローアプリを追加できるシステム特権
  • ユーザ管理権限: ユーザの追加等を行うシステム特権
  • システム管理権限: BPMS全体を管理するシステム特権

軽く触ってみたいという方は Quick Demo Platform もご活用ください。


よくある質問

ファイル添付に対応していますか? データ項目の一つとして「ファイル型データ」が想定されているワークフローであれば、作業担当者(ワーカー)は任意の業務ファイル(Excel/PDF/JPEG)を受け渡しできます。なお、ワークフローアプリの設計担当者は、ファイルサイズやファイル数について制限することも可能です。 マニュアル(M205): 業務に必要なデータ項目(データセット)を定義する

過去データを再利用して開始できますか? ワークフローが「ヒューマン工程で開始できるデザイン」になっていれば可能です。たとえば「前回の受注内容と酷似している受注データを楽して入力したい」(受注報告プロセス)や「稟議申請を最初の工程からやり直したい」(稟議プロセス)といった場合に便利です。 マニュアル(M103): 過去のデータを再利用して新規開始する

メールの自動送信は可能ですか? ワークフロー途中にメール送信用の「中間イベント」を配置します。案件が到達する度にメールが送信されるようになります。たとえば「受注対応プロセス」において「お客様へのサンクスメール」を自動化したり「社内への与信審査不合格アラート」を自動化したりすることができます。 マニュアル(M224): 業務データを挿し込んだメール文が、自動的にメール送信されるように設定する

メール受信をトリガーにできますか? ワークフロー先頭にメール受信用の「開始イベント」を配置します。新着メールを受信する度にワークフローが自動開始されるようになります。「問合対応プロセス」などを開発できる他、他システムと連携させたい場合などにも活用できます。 マニュアル(M218): 特定メールアドレスにメールが届いた時に自動的に開始されるように設定する

FAX受信をトリガーにできますか? インターネットFAXと契約することで「FAX回覧ワークフロー」などを開発できます。具体的にはメール受信用の「開始イベント」にて「FAX受信通知」のメールを受信するように設定します。 マニュアル(M219): FAXが届いた時に自動的に開始されるように設定する(クラウドFAX連携)

Webhookをトリガーにできますか? Webhook受信用の「開始イベント」やREST受信用の「開始イベント」を配置することで、HTTPリクエスト受信時にワークフローが自動開始される仕組みを構築することができます。既存のEDIシステムと連携する「受注対応プロセス」を開発できる他、PayPal や kintone からの Webhook 通知を受信した際に自動開始されるような業務プロセスを開発できます。 マニュアル(M221): 特定URIにHTTPリクエストがあった時に自動的に開始されるように設定する

データ加工を自動化できますか? 簡単な加工処理の場合、自動工程「サービスタスク」を配置しデータ代入式を設定します。JavaScript 知識があれば、業務データがスクリプト処理される工程(スクリプト工程)を配置します。案件が到達する度に必要なデータが読み込まれ、更新されるべきデータが更新されるようになります。なお、自動処理スクリプトがパッケージ化されたもの(アドオン)を取得し活用することも可能です。 マニュアル(M227): 業務データの結合や四則演算が自動実行されるように設定する マニュアル(M230): 業務データの複雑なデータ加工が自動実行されるように設定する(ECMAスクリプト) マニュアル(M415): 業務プロセス定義で利用可能な自動工程を追加する

毎日処理や毎週処理に対応していますか? 全社員が「日報フロー」で日報を提出しなければならないといった場合には、タイマー開始イベントを配置し「月火水木金の毎朝7時」に設定します。さらに「24時間以内に提出されない場合に自然消滅する」ような設定を追加しておけば、「マイタスクが大量に溜まってしまう」といった事態を未然に防ぐことも可能です。 マニュアル(M217): 決められた日時に先頭処理が自動的に開始されるように設定する

差し戻しに対応していますか? 全ての案件はフロー(矢印経路)に従って流れていきます。したがって、上流工程への「戻しフロー」を追加しておけば、案件が到達した際に「上流工程へ戻す」という選択が可能となります。ただし、たとえば受注対応プロセスの「注文請書を郵送する」という工程について、差し戻せる工程として定義するか、差し戻せない工程として定義するかは、プロセスオーナー(アプリ設計担当者)の考え方次第と言えます。 マニュアル(M204): 処理フロー途中に、ループ構造を設定する

条件分岐に対応していますか? ゲートウェイ(ひし形アイコン)をワークフロー途中に配置します。案件のデータに応じて「進むべき経路」が自動選択されるようになります。複数の条件式を組み合わせることも可能です。 マニュアル(M203): 処理フロー途中に、同時並行処理、単一選択分岐、複数選択分岐を設定する

兼務に対応していますか? ユーザアカウントは「組織」(ツリー構造あり)もしくは「ロール」(ツリー構造なし)でグルーピングされます。ユーザアカウントは、複数のグループに所属させることが可能です。 リファレンス(R3031): 組織ツリーのサンプル

代理承認に対応していますか? 基本的には、当該工程について「部長」と「部長代理」の両者(全員)が引き受けられるように定義します。あるいは、24時間滞留した場合に限って「部長代理」が引き受けられるといった業務プロセス定義もモデリング可能です。 マニュアル(M209): 引受候補者を営業部などの組織情報や資格者などのロール情報で設定する

RPAと連携できますか? ロボットユーザを作業担当者(ワーカー)として登録し、特定の「ヒューマン工程」を担当させるといった事例(もしくは支援させる事例)も珍しくなくなりました(RPA と BPMS の連携)。その場合、人間向けのユーザインターフェースを通じて処理させるパターンと、API通信を通じて処理させるパターンが考えられます。なお、もし「ヒューマン工程」から「自動処理工程」への置き換えが可能なのであれば、 RPA (Robotic Process Automation) に依存せずに自動化(無人化)することが可能です。 Post-Tag: RPA

認定タイムスタンプに対応していますか? 日本の法律下において「相手方から受け取った紙の領収書や請求書」(国税関係書類/7年保存文書)をデジタル保存したい場合、画像ファイル化(紙に自署しスマホ撮影)だけでなく、タイムスタンプ付与が必須となります(電子帳簿保存法/法人税法/会社法)。2019年4月現在、「日本データ通信協会タイムスタンプ」を自動取得できるような仕組みにつき、標準機能だけで構築することはできません。

Flash モデラ、HTML5 モデラ? Google Chrome、Mozilla Firefox、Microsoft Edge …。Webシステムにおける「マルチブラウザ」のニーズは非常に高く、業務システムであれば更に「数世代前のブラウザに対するサポート」のニーズも多く聞かれます。Questetra BPM Suite では当初、業務プロセス図の描画には全てアドビシステムズ社の “Adobe Flash 技術” が採用されました。しかしながら、その後、標準化団体W3Cの “HTML5 技術” が多くのブラウザで実装されるに至り、Questetra BPM Suite における業務プロセス図も徐々に “HTML5 技術” で置き換えられています。2020年4月には、モデリング機能(アプリ管理者)を含め、全ての機能において “Adobe Flash 技術” への依存が無くなる予定です。

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  1. ピンバック: ワークフローシステムのイケてる評価方法は?(1) - Questetra

  2. ピンバック: ワークフローシステムのイケてる評価方法は?(1) - Questetra

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