株式会社アラタナ

株式会社アラタナ
業務プロセスの改善サイクル、3年間で128回
Miyazaki, Japan http://www.aratana.jp/

 

「受注から納品まで」の全工程を可視化

Q. どのような業務でQuestetraをご利用なのですか?

株式会社アラタナは、「EC サイト」(ネットショップ)をサポートする宮崎発ベンチャーです。

サイトのデザイン、管理システムのカスタマイズを始め、システム運営の代行、集客コンサルティングと言った様々なサービスを一貫してご提供しています。(『カゴラボ』サービス

Questetra は「ネットショップ様へのサービス提供フローの整備」を目的に、2010年7月に導入しました。受注案件の登録後、納入に至るまでの様々な作業工程が設定されています。例えば 『新サイトの構築案件』 であれば、「デザインのヒアリング」、「成果物のチェック」、「オプションの設定」など、約2か月間に及ぶチェック工程が設定されています。

 

Q. どのようなメリットを感じておられますか?

「案件の進捗状況」をリアルタイムで確認できる所に、大きなメリットを感じています。

例えば EC サイトの構築案件では「納期」が最も重要です。言うまでもありませんが、万が一「納期遅れ」が発生するとネットショップ様のビジネスに多大なご迷惑をおかけしてしまいます。アラタナ社内では、全ての案件進捗が頻繁にモニタリングされ、定例会議の資料としても利用されています。複数作業が同時並行で進行している状況も簡単に捕捉できるので、非常に重宝しています。

また「定義や設定の変更しやすさ」と言う視点でも大きなメリットを感じています。

EC サイト運営では、「連携システムの仕様変化」、「新しいデザイントレンド」、「技術の進化」など、外部変化への柔軟な対応が必要になる場合があります。場合によっては、アラタナ社内の作業手順や業務ルールを変更する必要も出てきます。 Questetra の業務フロー設定は、ブラウザだけで簡単に変更できるところが良いと思います。すぐに動かしてテストできるので、「ゲームをしているような感覚」と言う感想もありました。

ちなみに、特に導入当初の話ですが、「何を入力したら良いか分からない!」「そもそも仕事の到達に気付かない!」と言った声がありました。そんな時に、「入力画面に注記を書く」や「案件到着時にメール通知する」と言った小さな改善変更を、すぐに実現できる所が良いです。

 

気が付けばあらゆる業務で

Q. その後、ワークフロー(BPM)を適用する業務は広がったのでしょうか?

導入して3年以上経ち、今では、何をするにしても Questetra を使用しています。

当初はサービス提供部門が所管する業務だけで利用されていたのですが、しばらくして「全社員が利用する申請承認フロー」等に利用される様になりました。

申請系フローは管理部門がメンテナンスする事になったのですが、こちらから管理部門のメンバーへは「操作の概要」を簡単に説明しただけですぐに使うことができ、非常に分かりやすい操作画面で非常に助かりました。

最近でも次々と更新されており、また Questetra で定義されている業務も増えました。中途入社の社員さんから「想像以上にキッチリと管理しているなぁ」と感心されたこともありますが、Questetra で定義しておけば、新人スタッフの方にスムーズに会社に溶け込んでもらえる様な気がしています。調べてみると、Questetra 導入当初から稼働している業務定義(プロセスモデル)は、128回も更新されています。

ちなみに「現実の業務の進め方」と「新たに作成した業務定義」でズレが大きくなってしまうケースもあるのですが、その時は、メンバーからの指摘をコツコツ反映するスタイルで少しずつ変更しています。

 

Q. 何か工夫されている点などあれば教えてください

開発チームでは、クラウド型プロジェクト管理システム 『Backlog』 (ヌーラボ社) と API 連携させ、業務データがシームレスに受け渡しできるようになりました。非常に効率よくなったと思います。

アラタナの経営理念は、「宮崎に1000人の雇用を作る。」です。

グループ会社も増え、事業に関わる人数も増えていますが、それでも業務フローや業務ルールに則ったサービス提供が実現できなければならないと考えています。API 連携の様な「自動化」の仕組みは、積極的に取り入れて行きたいと考えています。

 

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