チーム内で担当者を平準化する輪番指名システム
1. 課題：善意に依存した出荷業務
「はんなり旅館おいし荘」は、美味しい料理と観光地に近い立地が魅力の旅館です。最近、宿泊客に人気の名物鍋スープを真空冷凍パックで販売開始し、注文が電話・FAX・インターネットで急増しています。
しかし、発送業務には専任担当者がおらず、受注確認後にスタッフが自主的に対応しています。このため、特定スタッフの業務負担が増加しており、他の業務が滞る、ミスが発生する、発送が遅れるといったリスクが高まっています。
2. 解決策：チーム内から輪番指名して均等割当するシステムに
プロセスオーナーは、発送担当者を指名する自動工程を追加します。この自動工程によって、発送担当者グループに登録されたメンバーの中から、注文ごとに発送担当者がローテーション指名され、誰か一人に業務が集中することを防ぎます。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 受注情報入力（手入力）
担当者は、受注情報を手動で入力します。
x1. 件名設定
ワークフロー基盤は、注文IDと注文日を件名にセットします。
2. 発送作業（主担当）
発送の主担当が、発送作業を行います。完了後に発送メールが送信されます。
After
ワークフロー図の詳細を見る
1. 受注情報入力（手入力）
担当者は、受注情報を手動で入力します。
x1. 件名設定
ワークフロー基盤は、注文IDと注文日を件名にセットします。
2. 発送作業（主担当）
発送の主担当が、発送作業を行います。完了後に発送メールが送信されます。
x2. 主担当を指名
ワークフロー基盤は、発送の主担当を発送担当者グループ内からローテーションで指名します。
※図中では指定される発送担当者を「主担当」として表記しています。
3. 効果
業務負担の公平化
- 特定のスタッフに業務が平準化され、全体の業務負担の均等化・公平化に成功しました。
安定した発送対応が実現
- チーム全体の連携が向上し、繁忙期でも安定した発送対応が可能になりました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
4. その他の業務への応用
電話対応業務
自動ローテーションシステムを電話対応業務にも導入することで、担当者を均等に割り振り、特定のスタッフへの負担を軽減します。これにより、他の業務にも余裕を持って取り組むことができ、顧客対応品質の向上も期待できます。
客室清掃担当者の割り振り
客室清掃の担当割り振りに応用することで、作業負荷を均等化し、全スタッフが効率よく業務を進められます。結果として、清掃品質の安定化や、スタッフ間の協力体制の強化が実現します。
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