受注・購買・人事に関する意思決定業務において、決裁前の複数の協議処理を並列化。その結果、意思決定のスピードが5倍に改善。
Q.どのような業務で Questetra をご利用ですか？
株式会社ＪＴＢグローバルアシスタンスは、金融業界・損保業界・旅行業界をメインに、多くのクライアント企業様と契約し、その契約企業様の大切なお客様をサポートする事業を展開しています。クライアント企業のお客様に対して、国内・海外の旅行に関するコンサルティング、旅行に関する様々な情報提供、旅行中のトラブル解決、旅行先での観光案内などのサービスを提供しています。
24時間365日のコールセンターと、国内外56都市のネットワークという大きな強みを活かし、これらのサービスを提供する体制を構築しています。
Questetra は、受注・購買・人事に関する意思決定（稟議）業務を中心に活用しています。
Q.意思決定の業務ではどのような課題がありましたか？
Questetra の利用を検討することになったきっかけは、ビジネス環境の変化に素早く対応できるように、意思決定のスピードを最大限に高めたいという要求が大きくなったことです。これまでの紙による運用を改善することについて、グループ内の企業に相談したところ Questetra が推薦されました。
意思決定のフローでは、協議書（稟議書）が作成され「決裁」されるまでに、いくつかの「承認」と「協議」が行われます。「協議」は関係部署の部長が、協議書の内容を確認し、自部署の立場から意見を添える工程です。
「承認」「協議」には複数の人物が関与し、「決裁」されるまでに多くの人が関わっていました。紙の協議書が関係者間を行き来するため、「決裁」されるまでに1週間から10日ほどの期間が必要とされていました。
Questetra を活用することで、協議書の内容が電子的に関係者間で受け渡しされるようになりました。これだけでも、検索性の向上、過去の協議データの再利用など、かなり大きな効果が出せますが、意思決定のフローを抜本的に見直すことで、意思決定までの期間を大幅に短縮することができました。複数人が処理する「協議」工程を「並列化」したのです。
従来は、総務部長が協議者（複数）を決定し、協議者から協議者に順番に協議書が渡されていました。Questetra では、協議書の情報が複数人の協議者に同時に届き、それぞれの協議者はいつでも「協議」工程を処理できるようにした（並列化した）のです。
この結果、複数の協議者による「協議」工程がすべて処理されるまでの時間が大幅に短縮されました。現在では「決裁」が当日中または翌日には完了するようになりました。
Q.意思決定のスピード向上の他に効果はありましたか？
Questetra の活用により意思決定スピードが大幅に向上（5倍以上）しましたが、他にも大きな効果を挙げています。
ひとつは、業務監査・会計監査にかかる時間が短縮されたことです。受注業務や購買業務については、意思決定の記録が細かにチェックされます。従来の記録はすべて紙でしたので、監査の際には、何冊もの協議書ファイルを並べ、その中から監査対象の情報を探していました。Questetra を使っている今では、PC 上で検索すればすぐに情報が見つかります。
もうひとつは「安心感」の向上です。特に人事に関する意思決定においては、機微な情報が扱われるため、情報公開前の漏洩などに注意しなければなりません。紙の運用では、機微な情報が記載された「協議書」の保管場所を確保することに気を遣います。また、承認者・協議者が別のオフィスにいる場合には、「協議書」を社内便でやり取りしていました。運搬の間に情報が漏れたり、紛失したりするのではないか、という不安もありました。Questetra で人事関連の意思決定がされるようになってからは、人事の協議に関する情報が社内便で運搬されることはなくなり、このような不安はゼロになりました。
Q.今後はどのような計画をお考えですか？
Questetra は他にも「評価のための目標シート」「従業員代表の選任投票」などを受け付ける業務で活用しています。弊社には、メールアドレスを持たない社員が多く在籍しています。Questetra に ID を作るためにはメールアドレスが必要なのですが、ID がなくても情報入力を受け付ける機能（フォーム開始）があります。この機能を利用して、メールアドレスを持たない社員からも機微な情報（個人の目標や選任の意思）を受け付けられるようになりました。
このように様々な業務で Questetra を活用していますが、要望がひとつあります。Questetra には、例えば PDF ファイルを自動生成する機能、Microsoft OneDrive へファイルを自動アップロードする機能など、便利な機能がたくさんあります。これらの機能を自分で学習するのは大変なので、例えば 30 分程度の勉強会を定期的に開催していただきたいです。学習コストが下がれば、より積極的に Questetra を活用した業務改善に取り組めます。
今後は、電子契約サービスと組み合わせて、契約書を締結するフローの改善に取り組みたいです。Questetra のおかげで多くの業務が電子化されましたが、契約締結フローにはまだ紙が使われています。これも要望になりますが、今後、電子契約サービスと簡単に連携できるようになることを期待しています。
