Key Point
- Ashi-Ashi ワークス社は、紙からデジタルに稟議申請業務を切り替えた
- しかし、決裁完了までのリードタイムは目標値に達していなかった
- そこで、業務プロセスを改編し、作業を並行に処理できるようにした
- その結果、リードタイムがさらに短縮され、目標を達成した
1．課題：逐次処理によるフロー停滞
Ashi-Ashi ワークス社は、BPO (Business Process Outsourcing) 事業を手がける企業です。
同社は従来、稟議申請業務を「紙を使った回覧」で実施していましたが、リモートワーク社員も増え、この方法が非効率になっていました。そこで、Business Process Management System (以降、BPMS) を導入し、Web ブラウザ上で動作する 稟議申請ワークフローシステムを作成しました。このシステムは2ヶ月前に運用が開始されました。
紙を使った書類回覧が不要になったことで、申請から決裁までにかかる日数は、平均10営業日から5営業日に半減しました。しかし、3営業日以内という目標には達していません。
Ashi-Ashi ワークス社の稟議フローでは、申請者および上長の承認の後、経理部長・総務部長・専務が意見を記載する「所見入力工程」があり、その後に社長が最終決裁を行います。
過去のログを調査したところ、3名（経理部長・総務部長・専務）の「所見入力工程」がそれぞれ1営業日ずつかかっていることがわかりました。
2．解決策：並列処理で同時進行させる
BPMS導入時、プロセスオーナーは、従来の「紙を一人ずつ順番に回す」プロセスをそのままWebワークフロー上で実現しました。しかし、「所見入力工程」が承認・否認のような決定行為ではないことを踏まえると、紙を使わないプロセスでは必ずしも順番に行われる必要はありません。
そこでプロセスオーナーは、3人の所見入力を「並列処理」できるようにワークフローを改編することを決定しました。
Before :
詳細を見る
- 1. 申請
- 2-1. 一次承認
- 上長は、必要項目を入力して申請します。
- 3-1. 所見（総務）
- 総務部長が所見を入力します。
- 3-2. 所見（経理）
- 経理部長が所見を入力します。
- 3-3. 所見（専務）
- 専務が所見を入力します。
- 4. 決裁
- 社長が決裁します。
After :
詳細を見る
- 1. 申請
- 2-1. 一次承認
- 上長は、必要項目を入力して申請します。
- 3-a. 所見（総務）
- 総務部長が所見を入力します。
- 3-b. 所見（経理）
- 経理部長が所見を入力します。
- 3-c. 所見（専務）
- 専務が所見を入力します。
- 4. 決裁
- 社長が決裁します。
Compare Before/After
3．効果
- 稟議申請リードタイムの短縮
- 所見入力工程が並列処理可能となったことで、全体のリードタイムが大幅に短縮され、3営業日以内での決裁完了が可能になりました。これにより、意思決定のスピードが向上し、ビジネスの迅速な展開が可能になります。
- 申請者の進捗確認負荷の軽減
- 並列処理によって複数の所見入力工程が同時に進行するため、申請者が進捗を確認する回数が減少し、負荷が大幅に軽減されました。
