※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：新旧規程の差分みえず、レビュー負担増
RuleRule製薬は、新薬の研究開発に特化した製薬会社です。新しい科学的知見や技術の進歩、安全性の確保の観点から、社内規程を最新の規制や基準に適合させる必要があり、頻繁に見直しを行っています。
規程変更時、起案者は「新規程」と「旧規程」の両方を登録しますが、差分が明示されていないため、レビュアやCEOは変更点を迅速に把握できません。その結果、確認作業に時間がかかり、効率的な判断が難しくなっています。
2. 解決策：AIによる新旧対照表の自動生成
この問題を解決するために、プロセスオーナーは生成AI(ChatGPT)を導入し、ワークフローアプリに組み込みました。
具体的には、生成AIに適切な指示を与えることで、「新規程」と「旧規程」を基に自動で「新旧規程対照表」が作成されます。これにより、規程改廃が起案されるたびに差分が可視化されるようになりました。
Before
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
1X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
After
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1. 規程案入力 レビュア指名
起案者が規定案を入力し、レビュアを指名します。
AIチェック：差分／誤植
旧規程が入力されている場合は、AIにより新旧規程対照表が作成されます。
2. 規程案をレビュー
規程案が提出（※最提出含む）されると、指名レビュアは通知メールを受け取り、規定案をレビューします。
１X. 差戻対応
2.で差し戻しがあった場合は差し戻しに対応します。
3. CEO承認/取締役会決議
2.を受け、CEOが承認・不承認を判断します。
件名に[成案]
3.で承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
件名に[廃案]
3.で不承認となった場合は、案件の件名に[成案]というプレフィックスが付与されます。
3. 効果
対応速度の向上
生成AIが自動で対照表を作成することで、レビュアやCEOは変更点を即座に把握できるようになり、確認作業の遅延が解消されました。
ミスの削減
変更点の可視化により、見落としや誤認が減少。規程の誤りを早期に検出できるようになり、内容の精度も向上しました。
4. その他の業務への応用
- 契約書の修正・管理
- 契約書の変更点を自動で比較・通知することで、承認プロセスがスムーズに進み、契約締結の遅延を防ぎます。
- 社内マニュアルの改訂管理
- 手順書や社内マニュアルの変更点を可視化し、関係者へ自動通知することで、最新情報を確実に共有できます。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
