勤怠管理から顧客管理まで幅広く活用

株式会社セブンゼンコーポレーションは、お客様（事業会社様）の業務改革や新規事業開発、情報システム改革などのプロジェクトを高品質フリーランスコンサルタントと共に支援しています。

また、フリーランスのネットワークである WEB サイト「Patio」 の運営も行っています。約500名の登録フリーランスコンサルタントの中からお客様の案件にフィットしたコンサルタントを選出し、プロジェクトへの参画を進めています。

お客様の幅は広く、製造、アパレル、製薬、小売、金融、物流、商社など、数多くの実績があります。

Questetra は、勤怠管理、見積承認など様々な業務で活用していますが、中でも顧客情報の管理業務で積極的に活用しています。

名刺情報をアップデートして常に正確に

当社は名刺管理サービスを利用して顧客情報を管理しています。名刺をスキャニングすると顧客情報が名刺管理サービスに登録されます。年賀状の送付、一斉メール配信などの際には、このサービスに登録されている顧客情報を活用します。

顧客情報の管理業務には次のような課題がありました。

• 登録されない、アップデートされない情報がある
• 登録された情報が不正確である

顧客情報の登録（アップデート）業務は、名刺を入手した人が担当します。しかし、この業務はその人にとって優先度が高くないため、登録されないままになっているものが散見されました。また、名刺をスキャニングした際に、社名や氏名が不正確な状態で読み込まれることがあります。その状態のデータが十分にチェックされることなく登録されるということがありました。

このように、名刺管理サービスに登録されている情報が最新でない、不正確である、という可能性があると、顧客情報を利用する度に、その情報の正確性を確認しなくてはなりません。この手間が大変大きなものになっていました。

このような手間が削減されること、より効率よく顧客情報が活用されることを目指して、Questetra で顧客情報の登録（アップデート）業務を改善しました。改善のポイントは、作業の「分担」です。

名刺を入手した人は、その名刺を所定の場所に置くだけで良いこととしました。そして、名刺管理サービスに登録する業務は、2週間に一度、総務担当がまとめて行う流れに変えました。

この結果、入手した名刺の情報は確実に登録（アップデート）されるようになりました。更に、スキャニングして一旦登録されたデータを、別の総務担当が名刺と突き合わせて確認する事にしました。

現在は、顧客情報は常に最新かつ正確な内容になっています。年賀状の送付や一斉メール配信は、改めてデータを確認する必要もなく安心して行えています。

Box との自動連携を計画

弊社が開催するセミナーの受付業務でも Questetra を活用しています。この業務で「自動化」を推進したいと考えています。

例えば、次のようなことを実現したいです。

• セミナー終了後に、出席者にアンケート依頼メールを自動送信
• アンケート回答者に、Box (注1)に登録されたファイルの URL を自動送信

注1: 全世界で97,000社が利用しているクラウドストレージサービスです。フォーチュン500企業の68%が Box を利用しています。（2021年1月現在）

Box と連携する自動工程が標準で組み込まれているので、このような仕組みは簡単に構築できるのではないかと予想しています。これが実現されると、今後、開催するセミナーの数が増えてもスムーズな運用が可能になります。

一方で、Questetra に期待することは、公開フォームのデザインを調整できるようにしてほしいということです。セミナーなどを開催するたびに、前述の Patio に公開フォームを設置しますが、Patio のデザインとの統一感がありません。色だけでも調整できるとうれしいです。

※ 本事例は2021年1月時点の情報です