給与処理の受託チームで利用

株式会社ワークスビジネスサービスは、給与計算や労務管理に関する業務を、お客様に変わって処理する BPO 受託事業者です（BPO = Business Process Outsourcing）。大手1100企業グループに利用される人事・給与システム「COMPANY（カンパニー）」を開発する Works Human Intelligence グループに所属しています。

弊社は主に COMPANY を利用する企業からの委託を請け負っています。

Questetra を活用しているのは、お客様から委託された給与業務を処理するチームです。

対象業務は人事給与・労務管理業務ですが、具体的に申し上げると、組織改編、異動発令、入退社・休職復職手続きなど、また、給与計算、賞与計算といった本丸の業務から、社会保険・労働保険手続き、年末調整、住民税などの法定業務があります。周辺業務には、福利厚生対応、経費管理、ヘルプデスク対応などがあります。

Q.具体的な利用方法についてご紹介いただけますか？

弊社で受託している業務の中でも中心的な業務である、月例給与計算業務を紹介いたします。給与計算業務は、大まかに言うと次のような工程で構成されます。

1. 給与計算対象者の確認（入退社など）
2. 勤怠データの確認
3. 各種手当・協定控除など金額データの確認
4. 固定給の計算
5. 残業代や法定控除などの計算
6. 給与計算結果の確認
7. 計算結果データの納品（振込データ、給与明細、経理仕訳）

簡単に表現するとこのような流れですが、関連法律、各社様の規程、書類・データの流れのような業務の詳細内容など、高度な専門知識が必要とされます。また、各社様の従業員という “人” にまつわる業務ですので、日々想定していないような課題が発生します。

そのため、Questetra 導入前には、次のような課題が存在していました。

• 業務維持のための管理工数が大きい（プロセスやマニュアルの維持、コミュニケーションの時間等）
• 業務引き継ぎ期間が長期
• 作業の抜け漏れが発生

このような課題を解決するために、給与計算の業務プロセスを整理し、工程の処理方法を標準化しました。

業務の引き継ぎ期間を半分に短縮

前述の課題を具体的に説明すると、処理担当者により、作業手順に違いがあったり、アウトプットレベルに差がありました。さらに、処理進捗をリアルタイムで確認できなかったために、確認に時間がかかることがありました。

Questetra で、給与計算業務のプロセスを見直した上でワークフロー図を作成、各工程でどのような処理を行うのかを設定し、どのような方法でデータを入手するのか？編集するのか？などの説明が、工程の処理画面に分かりやすく表示されるようにしました。

ここまでの設定を行うと、 処理担当者が処理を進めていくためのプラットフォームができあがります。処理担当者は、Questetra 上で自分で処理すべき案件を認識し、ワークフロー図に従って漏れなく処理を進められるようにしました。また、どの人でも同じ品質を保つことができます。

実際には、次の図のように膨大な数の工程が処理されています。

このような給与計算業務の標準化と可視化を通じて、当初抱えていた課題を解決できました。

業務プロセスと処理担当者が明確になり、納期、品質が高い水準で安定したサービスを提供できています。さらに、ワークフロー図でリアルタイムで処理状況を確認できるようになり、必要以上のコミュニーケーションが減ると同時に、マネジメント工数も削減されました。

また、その中で驚くほどの効果を挙げられたのは業務の「引き継ぎ」でした。もともと2ヶ月の期間を要していましたが、属人的な業務が極小化されたことにより1ヶ月に短縮されました。引き継ぎ期間が半分になることは、全体としての業務効率向上に大きく寄与していると考えています。

年末調整業務に拡大予定

現在は、毎月の給与計算業務を中心に Questetra を活用していますが、今後は年末調整、住民税年度更新業務にも適用していきたいと考えています。特に、年末調整は、有期的な人材を大量に採用するため、教育コストの削減に対しても大きな効果が出せると考えています。

Questetra に期待することは、業務処理データを分析できる機能の幅が広がることです。現在は、処理時間や処理件数などをダッシュボードとしてグラフ表示できる機能がありますが、前期/今期、前月/当月の比較ができるようになれば業務改善に活かせるデータになると思います。このような機能があると、改善の議論が盛り上がったり、改善の効果が判断しやすくなると考えています。

※ 本事例は2020年12月時点の情報です