この記事のまとめ
- 社長が全ての申請を確認するのは無駄が多い。
- 案件評価によって、承認経路が変更されるようにワークフローを改編。
- 改編により、承認プロセスの迅速化と社長の業務負担軽減が見込める。
1．課題：社長が全て確認するのは無駄
Oike-System社は、Web システム受託開発やシステムコンサルティングを手がける企業です。
受託案件の受注に際しては、営業担当者が顧客から注文書を受領した後に、社内で受注承認プロセスが開始されます。
プロセスの中で、案件のリスク評価をするため、案件の利益率・クライアント企業の財務状況などを元に「A〜Cの案件ランク」が自動算出されます（Aが最も評価が高い）。案件ランクについては、経理部長が承認します。
社長は、案件ランクを鑑み、全ての受注承認申請について受注決裁を行います。社長の決裁が完了すると、営業担当者は注文請書を発行します。
この、案件ランク自動算出の取り組みは、算出の迅速化・評価の客観性担保を目的として2年前に開始されました。ランクAの案件については、開始以降で受託案件の遅延等のトラブルは起こっていません。一方で、受託案件は増加傾向にあり、多忙な社長の決裁が滞りがちになっていました。
2．解決策：低リスク案件は社長決裁をスキップ
受注承認プロセスは、「リスクが高い案件について社長が判断する」という目的の一環として実施されています。これまでの実績に基づけば、ランクAの案件は比較的リスクが低いと考えられます。
社長と経理部長は、ランクAの案件については経理部長の承認を最終決裁とし、社長の判断を不要にすることを決定しました。
受注承認プロセスオーナーは、経理部長の承認後に、案件ランクがB・Cの申請のみ社長に承認工程が流されるように、ワークフローを修正します。
Before :
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- 1. 受注申請
- 2. 営業上長承認
- 上長は、必要項目を入力して申請します。
- 案件ランク自動計算 1
- 入力された情報を基に、自動で利益ランク・与信ランク・関係性ランクが算出されます。
- 案件ランク自動計算 2
- 算出された利益ランク・与信ランク・関係性ランクを基に、自動で案件ランクが算出されます。
- 3. 案件ランク確認
- 経理担当者は、算出された案件ランク確認します。
- 4. 案件ランク承認
- 経理部門上長は、案件ランクを承認します。
- 5. 社長決裁
- 社長は、案件ランクを確認し、受注を決裁します。
- 6. 受注処理
- 営業担当者は、注文請書を発行します。
After :
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- 1. 受注申請
- 2. 営業上長承認
- 上長は、必要項目を入力して申請します。
- 案件ランク自動計算 1
- 入力された情報を基に、自動で利益ランク・与信ランク・関係性ランクが算出されます。
- 案件ランク自動計算 2
- 算出された利益ランク・与信ランク・関係性ランクを基に、自動で案件ランクが算出されます。
- 3. 案件ランク確認
- 経理担当者は、算出された案件ランク確認します。
- 4. 案件ランク承認
- 経理部門上長は、案件ランクを承認します。
- 案件ランクがAの場合
- 6. 受注処理に流れます。
- 社長に共有メールが送信されます。
- 案件ランクがB・Cの場合
- 5. 社長決裁に流れます。
- 5. 社長決裁
- 社長は、案件ランクを確認し、受注を決裁します。
- 6. 受注処理
- 営業担当者は、注文請書を発行します。
Compare Before/After
3．効果
承認プロセスの迅速化
- 経理部長がランクA案件を迅速に承認することで、営業担当者が迅速に注文請書を発行できるようになります。
社長の業務負担軽減
- 低リスク案件の決裁を経理部長に任せることで、社長の負担が大幅に軽減されます。
業務効率の向上
- 社長が高リスク案件に集中できるようになり、全体的な業務効率と経営判断の質が向上します。
