配信停止フォームに理由入力欄とAI解析工程を追加し、コメントから返信草稿を自動生成。停止理由を把握できず内容改善が困難だったメルマガ運用を、根拠ある改善と顧客維持が可能な仕組みに転換。
1. 課題：根拠あるメルマガ改善ができない
NyokiNyoki農産物社の通販チームでは、リピーター向けに季節の野菜やお得情報をメールで配信しています。メルマガはおおむね好評な一方で、一定数の顧客が配信停止を選択していました。
しかし、チームは「どのメールをきっかけに配信停止が起きたか」までは把握できても、その背景や理由までは分かりませんでした。理由が不明のままでは、内容や送信タイミングを的確に見直すことができず、顧客に合わせた改善が難しい状況でした。
2. 解決策：フィードバック収集の仕組みを整備
プロセスオーナーは、配信停止フォームにコメント入力欄を追加し、ワークフローにAIエージェント工程を組み込みました。
これにより、顧客は配信停止を依頼する際に、任意で「配信停止理由」を入力できます。入力されたコメントはAIにより解析され、返信の草案が自動生成されます。
Before
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配信停止確認フォーム
顧客は、Submitボタンを押して配信停止を依頼します。
受付完了メールが不要な場合は、「受付完了メールを受信する」のチェックを外します。
受付完了メールを受信
「受信する」とした場合、顧客に「受付完了メール」が送信されます。
1.配信リストから削除
チームメンバが配信停止対象のメールアドレスを、配信リストから削除します。
After
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配信停止確認フォーム
- 顧客は、Submitボタンを押して配信停止を依頼します。
- 受付完了メールが不要な場合は、「受付完了メールを受信する」のチェックを外します。
- 配信停止理由を記入します。（任意）
受付完了メールを受信
「受信する」とした場合、顧客に「受付完了メール」が送信されます。
AIによる草稿生成
配信停止理由に記入された内容がAIによって解析され、お礼メールの草稿が生成されます。
1.配信リストから削除
- チームメンバが配信停止対象のメールアドレスを、配信リストから削除します。
- 配信停止理由の記入がある場合、お礼メール草稿を元に、チームメンバがメールを作成します。
メール自動送信
お礼メールが顧客に自動送信されます。
3. 効果
停止理由を把握できる
顧客が記入したコメントから、具体的な配信停止理由を把握できるようになりました。
改善点が明確になる
集まった声を分析することで、メルマガの内容・送信頻度・タイミングなど、改善の方向性を明確にできるようになりました。
顧客関係を良好に維持
お礼メールを送ることで、配信停止後も顧客との関係を丁寧に保てるようになった。
4. その他の業務への応用
商品レビュー収集
購入完了後のフォームに自由記述欄を設け、AIがレビュー確認やお礼メールを補助。
問い合わせ対応の改善
問い合わせフォームに「対応満足度コメント」を追加し、AIが改善提案や定型返信を生成。
キャンペーン後アンケート
キャンペーン終了時に簡易アンケートを自動配信し、AIが回答を集計・要点整理。
