請求書受領プロセスにおいて、電子帳簿保存法（電帳法）対応によりタイムスタンプ付与が必要となりました。追加された作業の負担を軽減します。
1．課題：手作業でのタイムスタンプ付与の負担
A社では電帳法対応により、紙の請求書を受領時、以下の対応をしていました。
- 担当者が請求書をスキャンしてPDFファイルを生成する
- PDFファイルを Acrobat Reader で開いて、「ツール」メニューからタイムスタンプを付与する
- 上長・経理の確認にまわす
手動でタイムスタンプ付与を行うことで、一件ごとに数分かかり、多くの処理を抱える担当者の作業時間を圧迫していました。
2．解決策：タイムスタンプ付与の自動化
プロセスオーナーは、タイムスタンプが自動的に付与されてから、ファイルをOneDriveに保管するようフローを改編します。
Before :
担当者は、請求書を受領したら、スキャンPDFを生成してタイムスタンプを付与し、請求書受領プロセスにファイルをアップロードします。上長・経理の確認後、OneDriveにファイルがアップロードされます。
After :
担当者は、請求書ファイルを受領したら、スキャンPDFを生成して請求書受領プロセスにアップロードします。上長・経理の確認後、タイムスタンプが自動的に付与され、OneDriveにファイルがアップロードされます。
3．効果
作業時間の短縮
- 手動で実施していたタイムスタンプ付与が自動化されたことで、担当者は他の重要な業務に集中できるようになり、全体の作業時間を大幅に削減できました。
ミスの削減
- 自動化により、手作業に伴うタイムスタンプ付与のミスや漏れが減少しました。
