型番の有無により対応難度が異なる見積依頼を、営業部長がすべて確認していた。案件名にプレフィックスを自動付与することで分類を容易にし、承認スピードを向上。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：型番有無の確認作業が招く見積承認の停滞
FukaFuka建材株式会社の営業部門では、≪新人社員≫ が製品型番が提示されている見積依頼を、≪ベテラン社員≫ が製品型番が提示されていない見積依頼を担当する体制を取っています。
見積依頼の承認プロセスにおいて、型番が提示されている見積依頼は特別な技術的スキルを必要とせず、比較的容易に承認できます。一方で、型番が提示されていない見積依頼は、最適な製品を提案するために高度な技術スキルが求められるため、慎重な判断が必要になります。
しかし、現状では型番の有無を即座に判別できる仕組みがないため、営業部長が全ての見積依頼を詳細に確認する必要があります。これにより承認までに時間を要し、結果として全体の対応スピードが低下しています。
2. 解決策：見積依頼案件のプレフィックス自動付与
この課題を解決するために、プロセスオーナーは見積依頼案件名に特定のプレフィックス※が自動的に付与される仕組みを導入しました。
具体的には、製品型番がある見積依頼には特定のプレフィックスを自動付与し、営業部長が案件を一覧した際に、瞬時に識別できるようにしました。
※プレフィックスとは…見積依頼案件の件名の先頭に「カテゴリを表す情報」を付与することで、案件の種類を一目で判別しやすくする方法です。
Before
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0. 対面依頼／WEB依頼
対面もしくはWEBにて見積依頼が渡されます。
１a. 見積価格入力（「製品型番」あり）
営業メンバー（新人）が見積価格を入力します。
１b. 見積価格入力（「製品型番」なし）
営業メンバー（ベテラン）が見積価格を入力します。
２. 見積承認
営業部長が見積価格を確認し、承認もしくは差し戻しを行います。
２X. 差戻対応
２.にて差し戻しがあった場合、１.で見積価格を入力した者が修正対応を行います。
３. 見積提出完了報告
見積承認を受け、見積書を提出したら完了報告をあげます。
After
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0. 対面依頼／WEB依頼
対面もしくはWEBにて見積依頼が渡されます。
１a. 見積価格入力（「製品型番」あり）
営業メンバー（新人）が見積価格を入力します。
件名Prefix[品番見積]
製品型番ありの見積依頼の場合は、1aの処理後、件名に[品番見積]というプレフィックスが自動的に付与されます。
１b. 見積価格入力（「製品型番」なし）
営業メンバー（ベテラン）が見積価格を入力します。
２. 見積承認
営業部長が見積価格を確認し、承認もしくは差し戻しを行います。
２X. 差戻対応
２.にて差し戻しがあった場合、１.で見積価格を入力した者が修正対応を行います。
３. 見積提出完了報告
見積承認を受け、見積書を提出したら完了報告をあげます。
3. 効果
見積依頼承認の迅速化
プレフィックスの導入により、営業部長が製品型番の提示された見積依頼を即座に識別できるようになりました。その結果、単純な見積依頼は迅速に処理され、営業全体のスピードが向上しました。
判断の質の向上
営業部長が単純な見積依頼に時間をかける必要がなくなったことで、高度な技術スキルを要する見積依頼に集中できるようになりました。これにより、より適切な判断や提案が可能となり、見積依頼の精度向上につながりました。
4. その他の業務への応用
- 受発注処理の効率化
- 受注案件の種類（定型品・カスタム品など）に応じてプレフィックスを付与し、処理の優先度を明確化。
- 問い合わせ対応の分類・優先処理
- 顧客からの問い合わせを「FAQ対応可能」「専門対応が必要」などに分類し、適切な担当者に即時振り分け。
