承認者を手動で指定する方式から、自動設定される方式に変更し、迅速・正確な稟議申請が可能になります。
1．課題：起案時の承認者指定ミス
A社では、プロジェクトに関する稟議は、組織構成に関係なく、プロジェクトリーダによる承認を得るルールとなっていました。
起案者が、承認者＝プロジェクトリーダを指定する方式で運用していましたが、指定ミスにより起案からやり直さないといけない・承認者が指定ミスに気付くのが遅れる、と承認が遅延するケースがありました。 さらに、承認者の変動が頻繁に発生するプロジェクトでは、起案者が承認者の指定に困ることがありました。
2．解決策：承認者を設定するための対応表を利用
プロセスオーナーは、あらかじめ作成された「プロジェクトと承認者の対応表」を参照して承認者が自動設定されるフローに変更しました。
※「プロジェクトと承認者の対応表」の例
プロジェクトコードと承認者のメールアドレスを保持するマスタデータです
P2024012,sato@example.com
P2024025,kita@example.com
P2024038,sato@example.com
P2024041,nakamura@example.comBefore :
申請者は、承認者を都度指定して起案を行っていました。
After :
申請者がプロジェクトを選択して起案すると、対応表（「選択肢マスタ」の仕組みで保持）を参照して、適切な承認者が自動的に設定されます。
3．効果
3.1 ミスのない承認者設定
- 申請時に自動的に承認者が設定されるため、正しい承認者に承認依頼が回ります。
- 頻繁に承認者変更が発生する場合でも、対応表を変更するだけで即時変更対応が可能です。
3.2 起案作業の効率向上
- 起案者が承認者を指定する手間を省き、起案作業の時間を短縮します。
4．事例展開
以下の業務で次工程の処理者を対応表で自動設定されるようにします。
- クレームの横展開対応の管理プロセス（商品ごとに担当者が設定される）
- 障害対応管理プロセス（システムごとに担当者が設定される）
- 問合管理プロセス（問合の種別ごとに担当者が設定される）
