※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。
Q. どのような業務で Questetra をご利用なのですか？
河野コンサルは『事業承継』に特化したコンサルティングを行う会社です。オーナー企業の自社株の対策として「株式譲渡手続き」や「種類株式導入」などの助言サービスを提供しています。
Questetra BPM Suite を利用し始めて約2年半(2013年10月現在)が経過し、今では「経費精算」や「各種申請承認業務」だけでなく、本業である「コンサルティング業務」の進捗管理や、さらには帳票自動生成を伴う「契約書/請求書の送付」など、多くの社内業務で活用するに至りました。
中でも「経費精算」や「支払い手続き」は、非常にスムーズな業務処理になってきたと感じています。現場の日常会話に Questetra の案件ID（プロセスID）が使われる事も珍しくなくなりました。
Q. 以前は、どのような課題があったのでしょうか？
近年パソコンを使って処理しなければならない日常業務が少しずつ増え、戸惑いを感じるベテラン社員は少なくありませんでした。パソコンの操作や設定でフォローしなければならない機会が非常に多くあったかと思います。
河野コンサルでは、社内システムのクラウド化を推進するにあたり、「スマホやタブレットだけでも日常業務を処理できる環境」が重要だと考えています。具体的には、クラウド型グループウェア『G Suite』（旧Google Apps）とクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』の上に、スマホ/タブレットでも操作できる業務システムを構築し、パソコン操作に不安のある人にも優しい業務環境を目指しています。
今日では「iPhone で申請」や「iPad で承認」などが日常的に行われ、情報共有の質とスピードが大幅に改善されたと感じています。例えばアシスタント業務などは、専ら iPad だけでスピーディに処理される様になり、また、システム管理者の支援機会は半減したように思います。
Q. 「クラウド型」のメリットは大きかったのでしょうか？
河野コンサルでは別途、「在宅勤務環境を充実させる」と言う大きな目標を掲げて、社内システムのクラウド化を推進しています。
当たり前の話ではありますが、通勤が困難な方でもスキルの高い方は沢山おられます。また、時期によって在宅勤務に切り替えたいと考えるケースもあると思います。メールやカレンダーは G Suite を使い、業務データの受け渡しを Questetra で行う様にする事で、「会社に来なければできない仕事」を減らす事ができました。
今では、在宅スタッフ（テレワーカ）のみで対応している業務もあり、在宅勤務者の割合は約25%程度になっています。『在宅入社』も少しずつ増えてきた段階です。ちなみに社内では、在宅勤務者のことを「クラウド社員」と呼んでいます。
Q. 今後の展望について教えてください。
現在「電話」で業務処理をスタートさせる仕組みを試運転しています。
スマホそのものも、まだまだ操作が難しかったり、あるいは操作が面倒であったりすると思います。そこで、架電（かでん）によって業務フローを開始させる仕組みを構築しています。
具体的には、プロジェクト経費が発生した際に『プロジェクト番号』を自動応答電話に登録すると、経費申請処理が自動開始される仕組みです。コンサルタントは自動応答音声で聞こえた『案件ID』を領収書や請求書にメモし、帰社後に手渡すだけで、以降の工程は全てアシスタント業務になります。まだまだ「アイデア」があり、つまり「工夫の余地」があるのですが、経費申請のヌケモレが減り、下流工程の業務効率もあがるはずだと目論んでいます。
ちなみに仕組み自体に、特別な投資を行っている訳ではありません。既存の業務プロセス定義に開始ポイントを追加し、Questetra の接続 API とクラウド電話APIサービス『Twilio』を連携させるだけと言う、とてもシンプルな拡張で実現しています。いわゆる「業務改善サイクル」を実感しているところです。
ピンバック: G Suite とクラウド型ワークフローでどんな連携が実現できるのか - Questetra