モバイル端末活用のみでの日常業務・クラウドを活用した在宅勤務者環境の充実を実現
株式会社河野コンサル
設立
2000年
従業員数
15名（※2023年11月時点）
事業内容
事業承継、資本政策、会社防衛のコンサルティング
業種
ビジネスサービス
利用部門
人事・総務、経理・会計、申請・承認
スマホ・タブレットだけで日常業務ができる環境へ
河野コンサルは『事業承継』に特化したコンサルティングを行う会社です。オーナー企業の自社株の対策として「株式譲渡手続き」や「種類株式導入」などの助言サービスを提供しています。
Questetra BPM Suite を利用し始めて約2年半(2013年10月現在)が経過し、今では「経費精算」や「各種申請承認業務」だけでなく、本業である「コンサルティング業務」の進捗管理や、さらには帳票自動生成を伴う「契約書/請求書の送付」など、多くの社内業務で活用するに至りました。
中でも「経費精算」や「支払い手続き」は、非常にスムーズな業務処理になってきたと感じています。現場の日常会話に Questetra の案件ID（プロセスID）が使われる事も珍しくなくなりました。
近年PCを使って処理すべき日常業務が少しずつ増え、戸惑いを感じるベテラン社員は少なくありませんでした。PCの操作や設定でフォローしなければならない機会が非常に多くあったかと思います。
河野コンサルでは、社内システムのクラウド化を推進するにあたり、「スマホやタブレットだけでも日常業務を処理できる環境」が重要だと考えています。具体的には、クラウド型グループウェア『G Suite』（旧Google Apps）とクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』の上に、スマホ/タブレットでも操作できる業務システムを構築し、PC操作に不安のある人にも優しい業務環境を目指しています。
※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。
今日では「iPhone で申請」や「iPad で承認」などが日常的に行われ、情報共有の質とスピードが大幅に改善されたと感じています。例えばアシスタント業務などは、専ら iPad だけでスピーディに処理される様になり、また、システム管理者の支援機会は半減したように思います。
テレワーカーやコンサルタントの業務基盤
河野コンサルでは別途、「在宅勤務環境を充実させる」と言う大きな目標を掲げて、社内システムのクラウド化を推進しています。
当たり前の話ではありますが、通勤が困難な方でもスキルの高い方は沢山おられます。また、時期によって在宅勤務に切り替えたいと考えるケースもあると思います。メールやカレンダーは G Suite を使い、業務データの受け渡しを Questetra で行う様にする事で、「会社に来なければできない仕事」を減らす事ができました。
今では、在宅スタッフ（テレワーカー）のみで対応している業務もあり、在宅勤務者の割合は約25%程度になっています。『在宅入社』も少しずつ増えてきた段階です。ちなみに社内では、在宅勤務者のことを「クラウド社員」と呼んでいます。
さらなる活用へ向けて
現在「電話」で業務処理をスタートさせる仕組みを試運転しています。
スマホそのものも、まだまだ操作が難しかったり、あるいは操作が面倒であったりすると思います。そこで、架電（かでん）によって業務フローを開始させる仕組みを構築しています。
具体的には、プロジェクト経費が発生した際に『プロジェクト番号』を自動応答電話に登録すると、経費申請処理が自動開始される仕組みです。コンサルタントは自動応答音声で聞こえた『案件ID』を領収書や請求書にメモし、帰社後に手渡すだけで、以降の工程は全てアシスタント業務になります。まだまだ「アイデア」があり、つまり「工夫の余地」があるのですが、経費申請のヌケモレが減り、下流工程の業務効率もあがるはずだと目論んでいます。
ちなみに仕組み自体に、特別な投資を行っている訳ではありません。既存の業務プロセス定義に開始ポイントを追加し、Questetra の接続 API とクラウド電話APIサービス『Twilio』を連携させるだけと言う、とてもシンプルな拡張で実現しています。いわゆる「業務改善サイクル」を実感しているところです。
※ 本事例は2011年11月時点の情報です
