カレンダ（「Outlook予定表」）へ申込者を自動追加することで、研修参加を忘れるケースを減少させます。
1．課題：研修参加を忘れるケースの増加
社員のリスキリングのため、F社では希望者が自由に参加できる社内研修を月50件以上開催しています。
毎回多くの参加申し込みがありますが、出席率は申込者数の6割程度となっており、研修機会が十分に活用されていない状況です。申込者には、申込完了メールを送っています。しかし、メールを送るだけでは失念されるケースが多いことがわかりました。
2．解決策：申込者を自動的にカレンダに追加
研修運営チームは、メールを送信するだけでなく、申込者のカレンダ（「Outlook予定表」）に研修予定を登録することにしました。プロセスオーナーは、申込者が「Outlook予定表」の該当予定に自動追加されるよう改編します。
Before :
研修受付担当者が受付処理した後、申込者に受付完了メールが送付されていました。
After :
研修受付担当者が受付処理した後、申込者は「Outlook予定表」の該当予定に自動追加されます。その後、申込者に受付完了メールが送付されます。
3．効果
3.1 欠席者の減少
- 申込者のカレンダに予定が入れられることで、予定日時の誤解や失念を防止し、欠席者の減少が期待できます。
- 研修予定があることが申込者の周辺のメンバも認識できるようになり、参加を忘れていた時に周囲が声かけできます。
3.2 申込者の共有
- 申込者は、同じ研修に誰が参加予定かを知ることができます。
4．事例展開
以下の業務でカレンダに参加者を自動登録できるようにします。
- Webinar等のイベント参加申込によるカレンダへの追加
- 自由参加の勉強会の参加申込によるカレンダへの追加
