他システムにインポートできるファイルを生成！
1. 課題: CSV 作成が手作業
KotuKotu 研究所では、感染症研究に必要な試薬や資材の購買業務を、ワークフローシステムを使って運用しています。段階的に改善が進められており、最近では、経理部門と購買担当者とのコミュニケーションがスムーズになるよう工夫が加えられました。
経理部門では、請求書の支払いが完了した後、その購買案件に関するデータをもとに会計業務などに利用される CSV ファイルを作成しています。しかし、現在のところ CSV ファイル作成は手作業で行われており、作成者に負担がかかるだけでなく、誤ったデータが含まれることがあります。そのため、他の業務で CSV ファイルを利用する際に修正が必要になることがあります。
2. 解決策: テキストファイル生成工程の配置
プロセスオーナーは、経理部門が「5.支払い」工程を処理すると、業務データを元にテキストファイル（CSV ファイル）を生成する自動工程を購買ワークフローに組み込みました。
これにより、経理部門は銀行振込などの支払いを終えたら、「5.支払い」工程で支払い日や支払い方法などを入力するだけでよくなります。また生成される CSV ファイルには、経理部門の「5.支払い」工程で入力されたデータだけでなく、購買担当者による「1.申請」工程、「3.発注」工程で入力されたデータも含まれるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
m.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
また、会計業務などに利用される CSV ファイルを作成し、添付します。
After
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1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
m.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
また、会計業務などに利用される CSV ファイルを作成し、添付します。
x1.CSVデータ生成
上流で入力された業務データにもとづいて、CSVデータが自動生成されます。
x2.CSVファイル生成
「x1.CSVデータ生成」工程で生成された CSV データを元に CSV ファイルが自動生成されます。
ワークフロー図の Before After をスライダーで比較
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3. 効果
CSVファイル作成の手間解消
CSV ファイルが自動的に生成されるようになり、経理部門は手作業で CSV ファイルを作成する必要がなくなります。その結果、経理部門の作業負担が軽減されます。
データ精度の向上
CSV ファイルが自動生成されるようになり、誤ったデータが混入するリスクが大幅に減少します。データの正確性が向上し、後続の業務プロセスにおいて修正の必要がなくなります。
引き継ぎや新入社員への教育コスト削減
どの担当者が「5.支払い」工程を処理しても一貫性のある CSV ファイルが生成されるようになり、引き継ぎや新入社員への教育が容易になります。
4. 他業務での応用
業務データを元にテキストファイルを自動生成する工程を利用した業務改善は、次のような業務にも応用できます。
受注管理業務
受注が承認されると、受注データに基づく売上伝票 CSV ファイル（会計システムにインポート可能）が自動生成される仕組みを構築できます。
EC商品企画業務
電子商取引（EC）での取り扱いが決まった（承認された）商品について、商品に関する情報（商品名、価格、在庫状況、商品説明など）を元に JSON ファイル（ECシステムにインポート可能）が生成される仕組みを構築できます。
取引先審査業務
新規取引先の反社会的勢力、与信などのチェックが終了すると、取引先情報（氏名、住所、連絡先、購入履歴など）を元に CSV ファイル（CRMシステム、販売管理システムなどにインポート可能）が自動生成される仕組みを構築できます。
