請求書受領時、発注者特定の手間を削減する方法とは！？
1. 課題: 一部しか見えない未払い案件
感染症研究を行う KotuKotu 研究所では、研究に必要な試薬や資材の購買業務がワークフローシステムで管理されており、継続的に改善が図られています。
最近、経理部門メンバは、購買担当者が受領済みで未払いの購買案件を [引き受け待ち] リストで確認できるようになり、支払い管理の効率が向上しました。
しかし、購買担当者が納品物の受領を「経理に報告」する前に、経理部門に請求書が届くこともあります。この場合、経理部門は請求書に対応する購買案件を [引き受け待ち] リストで確認できず、支払いの判断ができません。
支払い担当者は、該当する購買担当者に支払いについて確認するために、複数の担当者に問い合わせを行う必要が生じ、結果として業務に手間がかかる状況になっています。
2. 解決策: 並行処理化
プロセスオーナーは、購買担当者の「発注」工程が処理されるとすぐに、
- 購買担当者の「経理部に報告」
- 経理部門の「支払い」
が同時に処理可能な状態になるよう、購買ワークフローを改良しました。
これにより、購買担当者の「発注」工程が処理された直後に、経理部門の [引き受け待ち] リストに購買案件が表示されるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
m.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
After
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1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
m.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
ワークフロー図の Before After をスライダーで比較
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3. 効果
購買担当者特定の手間削減
購買担当者による受領に関する「経理への報告」が行われる前に届いた請求書であっても、経理部門の [引き受け待ち] リストに該当する購買案件を見つけられるようになります。これにより、すぐに該当する購買担当者に支払いについて確認できるようになります。
支払業務負荷が予測可能に
購買担当者による「発注」工程が処理されるとすぐに、すぐに経理部門の [引き受け待ち] リストに購買案件が表示されるようになります。これにより、今後どのくらいの支払いを行わなければならないのかを、件数、金額の合計を把握しやすくなります。
これらの件数や金額を確認の上、支払業務に支障がないように体制を整えたり、支払い用口座に資金を移動させるなどの対策を打てるようになります。
4. 他業務での応用
並行処理化によるワークフローの改善は、以下のような業務にも応用できます。
契約管理
複数の部門が関与する契約書の作成や承認プロセスで、契約の内容確認と予算承認が並行して行われるようにすることで、契約締結までの時間を短縮できます。また、契約金額に基づく支払い予定の予測も可能になります。
顧客対応
顧客からの問い合わせ対応やクレーム処理において、複数の部門（例：サポート、営業、サービス）が同時に対応可能となるプロセスを設けることで、スピード感のある対応が可能になります。
在庫管理
受発注プロセスと在庫管理プロセスを並行処理することで、在庫の過不足を防ぎ、適切な在庫水準を維持することが容易になります。これにより、在庫切れや過剰在庫のリスクを低減できます。
