経理部門での手作業も購買ワークフローに統合。
1. 課題: 請求書が届いているのに支払われない
KotuKotu研究所では、感染症研究に必要な試薬や資材の購買をワークフローシステムで管理しています。このシステムにより、購買業務が効率的かつスムーズに進行しています。
経理部門では、発注先から請求書が届くと、購買担当者からの納品物受領に関する「報告メール」を確認します。支払担当者は、このメールを “未払い” と “支払い済み” に分類し、それぞれ対応するフォルダに移動させることで、二重支払いや支払い遅延を防止しています。
しかし、事業拡大に伴って購買案件が増え、支払担当者の負担が増加しています。その結果、メールのフォルダ分けを忘れるケースが増え、二重支払いや支払い遅延のリスクが高まっています。
2. 解決策: 経理部門メンバのワークフロー参加
プロセスオーナーは購買担当者の「経理に報告」工程の後、経理部門メンバが「支払い」工程を担当するようにワークフロー改良しました。これにより、経理部門メンバは [引き受け待ち] リストに残っているものを「未払い」のものとして処理できるようになります。
Before:
詳細
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
m.報告メール
経理部門に報告メールが自動送信されます。
After:
詳細
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
m.報告メール
経理部門に報告メールが自動送信されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払い日、支払い方法など）を入力します。
ワークフロー図の Before After をスライダーで比較
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3. 効果
支払管理の手間軽減
[引き受け待ち] リストに表示された購買案件は “未払い” のもの、リストから消えた案件は “支払い済み” のものということになります。メールでの管理のように “未払い” “支払い済み” を手作業で分類する必要がなくなります。
二重支払い、支払い遅延のリスク低減
手作業での “未払い” “支払い済み” の分類作業が、[引き受け待ち] リストに表示された購買案件の有無に置き換わることで、”未払い” “支払い済み” の精度が向上します。これにより、二重支払い、支払い遅延のリスクが低減されます。
支払状況の可視化
経理部門の「5.支払い」工程の処理状況が購買担当者からも見えるようになります。これにより、発注先から入金に関する問い合わせを購買担当者が受けると、購買担当者自身で「5.支払い」工程が処理されているのかどうかを確認できるようになります。
4. 他業務での応用
複数部門にまたがる業務に応用できます。
受注管理業務
受注が確定した際に、販売部門、サービス提供部門、管理部門などが、連携して業務を進められるようになります。
顧客対応業務
顧客からの問い合わせやクレーム対応で、カスタマーサポート部門、営業部門、製品開発部門、品質管理部門などが、その内容に応じて連携して業務を進められるようになります。
解約リスク顧客管理
主に、カスタマーサクセス部門、営業部門が中心になり、連携して業務を進められるようになります。
