手作業でのメール送信をやめると、業務品質が上がる！？
1. 課題: 報告メール忘れ
KotuKotu 研究所は感染症研究に取り組んでいます。本研究所における購買業務（研究に必要な試薬や資材）は、各部署において以下の手順で実施されています。
- 各部署の購買担当者は、購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報をまとめて 申請 します。
- 上司は申請内容を確認し、自部門の予算状況を考慮した上で 承認 を行います。
- 購買担当者は、承認された内容に基づき発注手続きを進め、予定納期などを含む 発注内容を記録 します。
- 購買担当者は、発注したものが届くと、それらを正しく受領したことを経理部門にメールで報告します。（納品書に記載されている番号などを記載して）
- 経理部門は、請求書を受け取ると、対応する「報告メール」の内容と照合し、発注先への支払い を行います。
このように、購買ワークフローが標準化されており、発注の判断に関する記録も確実に残されています。しかし、標準化されているにもかかわらず、経理部門への「報告メール」の送信がしばしば忘れられるという問題が発生しています。
請求書が経理部門に届いても、該当する「報告メール」がない場合、経理部門では支払いの判断ができません。そのため、支払い担当者は該当する購買担当者を特定するために、複数の候補者に問い合わせを行う必要があり、手間がかかる状況が生じています。
2. 解決策: 締め切り設定された「報告」工程の配置
プロセスオーナーは、購買ワークフローに「経理に報告」工程を配置しました。そして、「納品予定日」の翌日が「経理に報告」工程の [締め切り] になるように設定しました。
これにより、「経理に報告」工程が処理されていない場合、「納品予定日」の翌日にアラートが購買担当者に通知されるようになります。
更に、「納品報告」工程の直後に「納品報告メール」送信イベントを配置しました。これにより、「納品報告」工程が処理されると、「納品報告メール」が経理に自動送信されるようになります。
Before:
詳細
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、予定納期などの発注情報を入力します。
After:
詳細
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
m.納品報告メール
経理部門に納品報告メールが自動送信されます。
ワークフロー図の Before After をスライダーで比較
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3. 効果
経理への報告忘れの減少
「経理に報告」工程で締め切り日の翌日になると、購買担当者はアラート通知を受け取れるようになりました。これにより、購買担当者が経理部門への報告を忘れるリスクが低減します。
経理部のコスト削減
納品報告の遅れによる経理部門の追跡作業が減少するため、これに伴う人件費や関連コストが削減されます。
支払い遅れリスクの低減
納品の未報告による支払い遅延や関連するトラブルが減少します。これにより、取引先との信頼関係を維持し、ビジネスリスクを軽減できます。
4. 他業務での応用
処理が忘れられることを防止するために工程に締め切り設定を行い、締め切りが近づいたり過ぎたりするとアラートメールが送信される仕組みは、様々な業務に応用できます。
契約更新管理
契約更新プロセスにおいて、更新期限を設定し、期限が近づいた際にアラートを送信する仕組みを導入することで、更新忘れを防ぎ、契約が適切に継続されることを確保できます。
顧客対応管理
顧客対応の各ステップに締め切りとアラートを導入し、適時にフォローアップが行われるようにすることで、顧客満足度を向上させます。
保守点検報告
保守点検プロセスにおいて、点検完了後に報告書作成の締め切りを設定し、報告書が適時に提出されるようにします。
