受託案件のランク付けを自動化する

プロセスの過程において、経理部門は案件の利益率・クライアント企業の財務状況などの条件から「A〜Cの案件ランク」を付与します。社長は、案件ランクも確認して決裁します。社長の決裁が完了すると、営業担当者は注文請書を発行します。

S社は、全社的なDX推進の取り組みの中で、この受注決裁申請業務も紙の回覧からWebワークフローシステムに移行しました。場所・時間を問わずに申請や承認が可能になり、書類の物理的な移動や待機時間が大幅に削減されたことで、プロセス全体のリードタイムは約70％に短縮されました。

しかし、受注承認プロセスのリードタイム短縮化目標には届いていない状況でした。ボトルネックとなっていたのは、「案件ランク」の付与工程です。経理担当者は、自身の経験・過去の案件履歴等から任意で判定しているため、過去の案件調査や判断に時間を多く使っていました。

経理担当者が部門内で確認したところ、　部門内のメンバが案件ランク判断に使う情報は似通っており、ルール化できることがわかりました。

◾️案件ランク算出に利用されている項目

1. 案件の利益率（利益ランク）
2. 信用調査会社から購入している顧客企業の与信（与信ランク）
3. 過去の取引回数（関係性ランク）

受注承認プロセスのオーナーは、案件ランクが自動計算される自動処理工程を組み込みます。

具体的には、各項目が自動でA〜Cランク付けされます。利益ランクの場合：利益率が30％以上ならA、20％から30％ならB、20％以下はC とします。その上で、利益ランク・与信ランク・関係性ランクを元に「案件ランク」が算出されます。

利益ランクがB・Cの場合、社長は案件詳細を確認した上で承認するか、却下して営業担当者に差し戻します。

案件ランク算出時間がゼロに

• 自動処理工程により案件ランクが自動計算されるため、経理担当者が個別に案件を評価する時間が不要になります。これにより、案件の承認プロセスが迅速化され、全体の業務効率が向上します。

属人化の解消

• 案件ランク付与が自動化されることで、経理担当者の個々の判断によるばらつきがなくなります。これにより、評価基準が統一され、公平で一貫性のあるランク付与が可能になります。また、特定の担当者に依存しないプロセスになるため、担当者の異動や退職による業務の混乱を防ぐことができます。

リスクの見逃し確率低下

• 自動化された評価プロセスにより、決められた評価基準を正確に反映した案件ランク付与が可能になります。これにより、人的ミスや主観的な判断によるリスクの見逃しが減少し、より精度の高いリスク評価が実現します。結果として、会社全体のリスク管理能力が向上します。