稟議の件名に Prefix があれば集計と分析がラクになる！
1. 課題: 稟議実績の集計手間
BunBun商事の「クイック稟議フロー」では、あらゆる稟議が数時間で決裁（あるいは否決）されています。稟議フローとしてはスムーズに処理されています。稟議フロー自体には何の課題もありません。つまり、申請者や決裁者には課題意識はありません。
しかし、稟議実績の集計に手間取っています。
プロセスオーナーやビジネスアナリストは従来、申請者・件数・所要時間だけで集計分析していたのですが、より詳細な分析を行うために、以下の5つの稟議カテゴリに分けて集計分析したいと考えています。
- 部長決裁: 従業員が（再）提出し、部長が決裁した
- 代理決裁: 従業員が（再）提出し、部長代理が代理決裁した
- 自動決裁: 従業員が（再）提出し、24時間が経過し自動的に決裁された
- 部長確認: 代理決裁or自動決裁の後、部長が確認した
- 取り下げ: 提出したが差し戻された。従業員は再提出せずに取り下げた
この課題は、プロセスオーナーやビジネスアナリストが抱える課題です。従業員や決裁者の入力手間を増やすことなく、ワークフローを改善したいと考えています。
2. 解決策: 稟議名に自動プレフィックス
プロセスオーナーは数か所に自動工程［自動更新］を配置しました。そして案件名にプレフィックス（prefix）が自動的に付加されるように設定しました。（プレフィックス付加とは、文字列の先頭に “カテゴリを表す情報” 等を書き加える処理のこと）
- ［部長決裁］ Laptop PC の調達
- ［代理決裁］ 東京HogeHogeエキスポへの出展
- ［自動決裁］ 鉄道広告出稿（2024年下期）
- ［部長確認］ 鉄道広告出稿（2024年下期）
- ［取り下げ］ Desktop PC の調達
これにより、プロセスオーナーやビジネスアナリストは、カテゴリ毎に集計分析できるようになりました。
Before:
工程とイベントの説明
- 1.起案する: 申請者は、ワークフローアプリを開始し、申請の各項目を入力したうえで［稟議を提出］ボタンをクリックします。助言が必要な場合は、助言者を選択して［助言者に助言を依頼］ボタンをクリックします。
- 2.決裁する: 申請者所属部の部長は、可否を判断します。決裁（≒承認）する際は［決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［差し戻す］ボタンをクリックします。なお、24時間以内に判断されなかった場合、決裁されたものとみなされます。
- Timeoutシグナル▲: 24時間可否判断されなかったため、部長の事後承認をリクエストするシグナルがHTTP信号が発出されます。
- 決裁通知: 決裁されたことが申請者宛にメール通知されます。
- 2b.代理で決裁する: 申請者所属部の部長代理は、可否を判断します。決裁（≒承認）する際は［代理で決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［代理で差し戻す］ボタンをクリックします。
- 代理決裁シグナル▲: 代理決裁されたため、部長の事後承認をリクエストするシグナルがHTTP信号が発出されます。
- 代理決裁通知: 代理で決裁されたことが申請者宛にメール通知されます。
- シグナル開始△: 決裁案件が新規に自動開始されます。全ての申請データは自動的にコピーされます。
- 3.事後承認する: 申請者所属部の部長は、事後承認します。（否決できません）
- 代理決裁事後承認通知: 部長により代理決裁が確認されたことが申請者宛にメール通知されます。
After:
データ更新工程の設定例
Compare:
3. 効果
- 意思決定の迅速化:
- プロセスオーナーやビジネスアナリストは各カテゴリごと件数や所要時間等を集計・分析できます。
- 詳細な分析結果に基づいて、より迅速かつ的確な意思決定を行うことができます。
- 改善サイクルの確立:
- 各カテゴリの稟議が定量的に分析できるため、稟議フローのボトルネックや改善点の特定が容易になります。
- 継続的な改善サイクルが確立され、組織全体の業務プロセスの効率化に貢献します。
4. その他の業務への応用
“件名プレフィックス” は、稟議決裁フロー以外にも、以下のような様々な業務への応用が考えられます。
- プロジェクト管理:
- プロジェクトごとに異なるプレフィックスを付与することで、各タスクやドキュメントをプロジェクト別に分類することが可能です。
- これにより、チームメンバーはタスクやドキュメントの関連性をすぐに理解し、効率的に作業を進められます。
- スケジュール管理:
- カレンダーイベントにプレフィックスを付けることで、イベントの種類や重要度を一目で把握できます。
- たとえば、［会議］［デッドライン］といったプレフィックスを付けることで、スケジュールの可視化と管理が容易になります。
- ファイル整理:
- ファイル名にプレフィックスを付けることで、種類別や用途別にファイルを整理できます。
- たとえば、レポート用ファイルには［レポート］というプレフィックスを付けることで、他のファイルと区別しやすくなります。
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