権限移譲はチームの活性化にも！
1. 課題: 決裁工程における滞留
BunBun商事において「スピード命」は、単なるスローガンではなく、全社員が共有する価値観です。「迅速かつ効率的な業務遂行こそが、競争優位性を獲得するための鍵である」と信じられています。
「クイック決裁」は、その象徴です。BunBun商事の稟議プロセスは、部長の判断だけで決裁完了となります。「根回しフロー」（多段階承認）や「合議フロー」（多数決承認）といった回りくどい手続きはありません。
しかし近年、「決裁の滞留」が目立つようになってきました。
- 決裁者の不在： 出張や休暇による滞留
- 決裁者業務量の増加： 業績拡大に伴う決裁者負担
- 意思決定の困難化： ビジネス環境の複雑化や高度化
そして、滞留にともなう悪影響も表面化しつつあります。
- 停滞感： 決裁待ちが積み重なり、全体の業務効率が低下
- 顧客満足度： 迅速対応ができないことに起因する顧客満足度低下
- モチベーション： 社員のやる気や意欲が低下している可能性
- 機会損失： ビジネスチャンスを逃している可能性
「決裁の滞留」は、今すぐ何とかしなければなりません。（スピード命）
2. 解決策: 代理決裁フローの追加（部長代理への権限移譲）
“滞留” の根本原因は、決裁者たる部長の稼働が低下していることです。
そこでプロセスオーナーは、“部長代理” の肩書を持つ人達に “部長” と同等レベルの決裁権を与えることとしました。
この改善により、たとえば “部長” が不在であっても “部長代理” が、素早く決裁できるようになりました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
- 1.起案する: 申請者は、ワークフローアプリを開始して（1.起案する）［稟議を提出］ボタンをクリックします。草稿に助言が必要な場合、助言者を選択して［助言者に助言を依頼］ボタンをクリックします。
- 2.決裁する: 申請者が所属する部の部長は、決裁工程〔2.決裁する〕にて可否を判断します。決裁（承認）する際は［決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［差し戻す］ボタンをクリックします。
- 決裁通知: 決裁されたことがメール通知されます。（宛先: 申請者）
After
ワークフロー図の詳細を見る
- 1.起案する: 申請者は、ワークフローアプリを開始して（1.起案する）［稟議を提出］ボタンをクリックします。草稿に助言が必要な場合、助言者を選択して［助言者に助言を依頼］ボタンをクリックします。
- 2.決裁する: 申請者が所属する部の部長は、決裁工程〔2.決裁する〕にて可否を判断します。決裁（承認）する際は［決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［差し戻す］ボタンをクリックします。
- 決裁通知: 決裁されたことがメール通知されます。（宛先: 申請者）
- 2b.代理で決裁する: 申請者が所属する部の部長代理は、決裁工程〔2b.代理で決裁する〕にて可否を判断します。決裁（承認）する際は［代理で決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［代理で差し戻す］ボタンをクリックします。
- 代理決裁通知: 代理で決裁されたことがメール通知されます。（宛先: 申請者）
Compare:
After2 （もう一つの方向性）
ちなみに、「部長による決裁」と「部長代理による代理決裁」では、何が違うのでしょうか？
一般に、代理権を付与した際には監督義務が発生するものと認識されます。つまり、”部長代理” が代理権の範囲内で行動した結果について、“部長” は責任を負うことになります。言い換えれば、部長は『部長代理が「代理決裁」した内容』を後日確認する必要があります。
もし、代理人自身が全責任を負うのであれば、部長も、部長代理も、〔2.決裁する〕工程の処理候補者になれば良いと言えます。つまり、スイムレーンを分ける意味はありません。
その場合、スイムレーン名を「部長もしくは部長代理」などに改めるとともに［処理担当者］の設定に部長代理を追加します。そうすれば、部長代理も〔2.決裁する〕のタスクを引き受けられるようになります。（部長は原則として、部長代理の判断に対して責任を負いません。また決裁内容の確認も不要となります。）
3. 効果
- 決裁スピードの向上: 部長の不在時でも迅速に決裁されます。
- 部長の負担軽減: 部長の負担が軽減され、本来の業務に集中できるようになります。
- 社員のエンパワーメント: 部長代理に任命された社員は責任感と裁量権が増し、モチベーション向上につながります。
4. その他の業務への応用
部長代理による業務代行は、”稟議決裁” 以外にも様々な業務への応用が可能です。
- 営業活動
- 顧客への提案資料作成や見積書作成を、部長代理に任せることで、営業担当者は顧客との商談に集中することができます。
- 顧客からの問い合わせ対応を、部長代理に任せることで、営業担当者は新規顧客開拓に時間を割くことができます。
- 経理業務
- 請求書や領収書の処理を、部長代理に任せることで、経理担当者は決算業務や税務申告に集中することができます。
- 経費精算の承認を、部長代理に任せることで、経理担当者はより重要な業務に時間を割くことができます。
- 人事労務
- 採用活動の事務処理を、部長代理に任せることで、人事担当者は面接や研修に集中することができます。
- 給与計算や年末調整などの事務処理を、部長代理に任せることで、人事担当者は労務管理やコンプライアンス対応に時間を割くことができます。
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