一定期間内に承認を締め切ることで、一部の承認者が不在でも結果が決定されるようにします。
1．課題：承認における遅延
C社では、稟議において多数決承認のルールを導入しています。しかし、出張等により一部の承認者が不在であるために、承認が保留され、結果的に承認結果の決定が遅延していました。この遅延が、プロジェクトや業務の進行を妨げる要因となっていました。
2．解決策：承認タスクに時間制限
プロセスオーナーは、各承認タスクに締切を設定し、締切を迎えた時には不承認扱いとして次工程に自動遷移するよう改編します。
Before :
稟議が起案されると、承認者全員にタスクが割り当てられます。承認されると、承認者数が自動でカウントされます。結果が揃って、過半数の承認が得られたかどうかで結果が決定されます。そのため、一部のタスクが遅延すると、承認結果の決定が遅延していました。
After :
稟議が起案されると、承認者全員にタスクが割り当てられます。タスクの締切を迎えた時には、不承認として次工程に進められ、承認者数が過半数かどうかで結果が決定されます。
ワークフロー図の Before After をスライダーで比較
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3．効果
意思決定の迅速化
- 締切時に自動遷移させることで、承認者の不在による稟議の遅延が防止されます。稟議の遅延が防止されることで、迅速に意思決定できます。
担当者の負担軽減
- 稟議申請のプロセス全体の管理にかかる時間と負担を軽減し、総務担当者はより多くの案件に対応できるようになります。
4．事例展開
- 成果物の承認プロセス
- 新商品の開発承認プロセス
- 定期的な業務報告承認プロセス
