公開Webフォームを通じて社外からの申請を受け付け、処理の効率化と精度の向上を実現します。
1．課題：非効率なFAXによる申請プロセス
ガスインフラを支えるA社では、工事業者からの申請に基づいて配管図面を発行しています。申請はFAXで受け付けており、FAX受領後に担当者が手動で承認システムに転記する必要があります。手動での転記は入力に時間がかかり、申請処理の開始が遅れる要因になります。また、転記ミスのリスクがあります。
2．解決策：公開Webフォームによる申請受付、業務を自動開始
プロセスオーナーは、申請をFAXではなくWeb受付に変更しました。公開Webフォームで申請されると、業務が自動的に開始されるよう改編します。
Before
FAXで受け付けた申請を担当者が内容を手動で転記し、処理を進めていました。
After
公開Webフォームで申請が受け付けられると、申請内容はプロセスに自動的に取り込まれます。申請者には受付完了メールが送付されます。担当者は内容確認を行い、処理を進めます。
3．効果
3.1 申請～発行処理の迅速化
- 担当者によるデータの手動転記（＋転記の待ち時間）がなくなることで、申請から発行処理完了までの時間が大幅に短縮されます。
- 申請者は、資料の入手が早くできるようになります。
3.2 ミス・漏れを減らすことで業務品質向上
- 担当者によるデータの手動転記の必要がなくなることで、入力ミス・漏れが削減されます。
- FAXを使用しなくなることで、紙切れ・受信した紙の紛失等のトラブルを回避できます。
- 申請作業の管理者は、進捗状況をリアルタイムで確認できます。
3.3 コストの削減
- 担当者による手動転記の作業時間を削減することで、人件費を削減できます。
- FAX受信による紙の取り扱いをやめることで、紙のコストを削減できます。
4．事例展開
アカウント取得の申請、クラウドサービスのトライアル申込、ウェビナー・イベントの参加申込
