双方向コミュニケーションで認識のズレを解消！
◯◯デザイン社は、印刷物やWebサイト制作のデザインを請け負う制作会社です。
ディレクターが依頼者となり、プロジェクト進行において必要な制作や修正をデザイナに依頼しています。
1. 課題：コミュニケーション不足による作業の遅延・非効率化
◯◯デザイン社は、依頼者が必要と判断した制作や修正をデザイナに依頼しています。
しかし、依頼者とデザイナ間のコミュニケーション不足が原因で、依頼者の意図と異なるデザインや、本来不要だった作業などが発生していました。
その結果、納期遅延やチーム全体の非効率化といった問題が深刻化していました。
2. 解決策：双方向コミュニケーションの仕組みを導入する
プロセスオーナーは、ワークフローを改編し、新たなヒューマン工程「0x.再依頼」を追加します。
これにより、デザイナは、依頼内容を差し戻せるようになります。依頼者は、依頼内容を再依頼または取り下げられるようになります。
Before :
0.依頼者 から制作開始
- 依頼者が依頼内容を入力すると、デザイナに依頼が届くと同時にチームメンバに依頼内容が共有される。
- デザイナが成果物を提出後、依頼者がレビューを行い、問題がなければ作業完了。
1.デザイナ が自主的に制作開始
- デザイナは、依頼を待たずに主体的に制作を開始。
- 作業完了後、成果物はチームメンバと共有される。
2.レビュア がレビュー対応
- デザイナが成果物を提出すると、チームメンバに共有され、対応可能な人がレビューを担当。
- 修正が必要な場合はデザイナに差し戻し、問題がなければ作業終了。
After :
0.依頼者 から制作開始
- 依頼者が依頼内容を入力すると、デザイナに依頼が届くと同時にチームメンバに依頼内容が共有される。
- デザイナから依頼が差し戻された場合、依頼者は再依頼または依頼キャンセルを選択できる。
- 依頼がキャンセルされた場合は、依頼内容は自動的に「＜依頼キャンセル＞◯◯（依頼内容）」という件名に変更され、作業は終了する。
1.デザイナ が自主的に制作開始
- デザイナは、依頼を待たずに主体的に制作を開始できる。
- 作業完了後、成果物はチームメンバと共有される。
2.レビュア がレビュー対応
- デザイナが成果物を提出すると、チームメンバに共有され、対応可能な人がレビューを担当。
- 修正が必要な場合はデザイナに差し戻し、問題がなければ作業終了。
Before / After 比較（スライダが動きます）
3. 効果
3.1 納期厳守
デザイナが依頼内容を理解した上で作業を進めるため、納期厳守が可能になります。
3.2 認識齟齬の減少
デザイナが依頼内容を確認・承認することで、認識齟齬による不要な作業を大幅に削減できます。
3.3 チーム全体の効率化
デザイナの負担軽減と不要な作業の削減により、チーム全体の効率化を図れます。
4. 他業務での応用
ソフトウェア開発
開発者が開発前に仕様書を確認します。これにより、開発期間の短縮や開発コストの削減が期待できます。
建設における活用
施工会社が施工前に指示書を確認し、疑問点があれば発注者に確認します。これにより、施工ミスや手戻りの減少が期待できます。
製造における活用
設計者が図面を完成させた後、製造担当者と問題点がないか確認します。これにより、不良品率の低下や納期厳守が期待できます。
