アパレルや雑貨商品を扱うオンラインショップを運営している森のショッピング株式会社では、システム開発部がECサイトやモバイルアプリの構築・運用・保守を通じて、スムーズなショッピング体験の提供に努めています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：エビデンスファイルのアップロード漏れ
システム開発部では、新規システム・機能開発プロジェクトに関連する審査や契約書の確認業務を効率化するため、申請から部長・役員承認までをワークフローで一元管理しています。
申請時に提出した「見積書」や「要件定義書」などのエビデンスファイルは、承認後に申請者が手作業で監査用フォルダにアップロードする必要があります。これは、後日行われる監査に備えて、承認済みの最新ファイルを保管するためです。しかし、この手作業は手間がかかるうえ、アップロード漏れが頻繁に発生しています。
その結果、監査の際に必要なファイルが不足し、監査担当から申請者への催促などの追加業務が発生します。このため、業務効率が低下し、監査プロセス全体が遅延するリスクが高まっていました。
2. 解決策：ファイル自動アップロード機能の追加
プロセスオーナーは、申請者が提出したエビデンスファイルが、申請承認後に自動でGoogleドライブにアップロードされる仕組みを導入しました。
これにより、エビデンスファイルのアップロード漏れのリスクが無くなります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1.申請
申請者は申請内容を記載します。エビデンスファイルがある場合は添付します。
2.承認
部長が、申請の承認、または差し戻し判断を行います。
3.承認
役員が、申請の承認、または差し戻し判断を行います。
4.確認
申請者が、処理された内容を確認します。
After
ワークフロー図の詳細を見る
1.申請
申請者は申請内容を記載します。エビデンスファイルがある場合は添付します。
2.承認
部長が、申請の承認、または差し戻し判断を行います。
3.承認
役員が、申請の承認、または差し戻し判断を行います。
4.確認
申請者が、処理された内容を確認します。
ファイルアップロード
エビデンスファイルは、自動的にGoogleドライブにアップロードされます。
3. 効果
アップロード漏れの防止
ファイル自動アップロード機能により、エビデンスファイルのアップロード漏れが防止され、必要な書類が確実に揃います。これにより、監査時の遅延リスクが軽減され、監査プロセスがスムーズかつ迅速に進行します。
業務効率の向上
手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、申請者の負担が軽減されます。また、監査担当者が提出漏れを確認して申請者に催促する手間も省けるため、業務全体の効率が向上します。
ファイル紛失・改ざんリスクの低減
ファイルの管理が自動化されることで、手作業でのミスがなくなり、ファイルが適切な場所に確実に保管されるため、紛失や改ざんのリスクが低減されます。
4. その他の業務への応用
契約書管理業務
契約書の作成、承認、保管のプロセスに自動アップロード機能を導入することで、契約書のアップロード漏れや保管ミスを防ぎ、契約の進行をスムーズにします。
購買・発注管理
発注書や見積書、納品書などの関連ドキュメントを自動でアップロード・管理する仕組みを導入することで、取引先とのやり取りが効率化され、購買プロセスの透明性が向上します。
品質管理業務
品質検査レポートや不良品対応に関するエビデンスファイルのアップロードを自動化することで、品質管理プロセスの効率化と記録の信頼性向上が図れます。
法務・コンプライアンス管理
法務関連の文書やコンプライアンスに関する証拠書類を自動で管理することで、法務リスクの低減とコンプライアンスの強化が図れます。
