研修予定の追加登録に関する一連の設定作業を自動化することで、研修の管理運営の負担を軽減します。
1．課題：手動作業による負担と設定ミス
社内メンバのリスキリングを進めるため、F社では社内研修を月50件以上開催しています。
研修は随時追加・見直し等がされており、研修の新規開催が決まった場合、研修管理チームのアシスタントは以下の対応を手作業で行っていました。
- カレンダ（「Outlook予定表」）への予定登録（その予定に参加申込者を追加していくため、研修管理者アカウントで準備）
- 研修マスタデータの更新（研修参加申込プロセスの選択肢として利用）
※研修参加申込時の流れについては 研修申込者の参加忘れを防ぐ を参照
煩雑な作業を手作業で対応していたため、作業負担が大きく、設定ミスがしばしば発生していました。
2．解決策：カレンダ登録・マスタデータ更新作業の自動化
プロセスオーナーは、「Outlook予定表」への登録とマスタデータの更新が自動で行われるようにフローを変更します。
Before :
研修管理者が研修予定を入力します。アシスタントは「Outlook予定表」に予定登録して予定IDを取得し、登録した予定に関連資料ファイルを添付します。その後、取得したカレンダの予定IDを使って研修マスタデータを更新します。
After :
研修管理者が研修予定を入力します。「Outlook予定表」への予定登録・予定ID取得・関連資料ファイル添付が自動実行されます。その後、取得された予定IDで研修マスタデータ更新が自動実行されます。
自動登録が可能なカレンダの一覧
- Outlook予定表 （Microsoft 365）
- Googleカレンダ （Google Workspace）
3．効果
3.1 管理運営負担の軽減
- カレンダ設定・マスタデータ更新を自動化することで、アシスタントの作業時間を大幅に節約し、他の準備作業に注力することができます。
- 限られたリソースで管理できる研修の数を増やせることが期待できます。
3.2 データの正確性の向上
- カレンダ設定・マスタデータ更新を自動化することで、設定ミスが削減されます。
3.3 コスト削減
- アシスタントの手作業が削減されることで、その作業分の人件費が削減できます。
