ヒューマンエラーの温床である手作業は廃止。
1. 課題: 「Box へのファイルアップロード」が人力
KotuKotu研究所では、感染症研究に必要な試薬や資材の購買業務を効率化するため、ワークフローシステムを導入しています。業務の更なる効率化とミスの防止を目指し、継続的な改善が進められており、最近では請求書の支払い完了後、自動的に会計業務に必要な CSV ファイルが生成されるようになりました。
研究所内では、日常業務でのファイル共有にクラウドストレージ「Box」が利用されています。購買業務で生成された CSV ファイルも、会計処理関連フローで利用されるため、最終的には「Box」に保存されることになっています。
経理担当者は生成された CSV ファイルを一度自分のパソコンにダウンロードし、その後「Box」にアップロードしています。この作業は各購買案件ごとに行う必要があり、担当者にとって大きな負担となっています。
さらに、手作業のため、アップロード先の誤りや作業漏れといったヒューマンエラーが発生することもあります。
2. 解決策: 「Box へのファイル保存」の自動化
プロセスオーナーは、CSV ファイルが自動生成された後、そのファイルを「Box」にアップロードする自動工程を購買ワークフローに組み込みました。
これにより、生成された CSV ファイルが人手を介さずに「Box」の所定フォルダに自動保存されるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
m.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
x1.CSVデータ生成
上流で入力された業務データにもとづいて、CSVデータが自動生成されます。
x2.CSVファイル生成
「x1.CSVデータ生成」工程で生成された CSV データを元に CSV ファイルが自動生成されます。
After
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1.申請
購買担当者は購入する品目、数量、金額、希望納期などの情報を入力します。
2.承認
上司は申請内容を確認し、予算状況を考慮した上で “承認” または “差し戻し” を行います。
1-1.差し戻し対応
購買担当者は、申請が差し戻された理由を確認し、申請内容を修正します。
3.発注
承認内容に基づき発注手続きを進め、納品予定日などの発注情報を入力します。
(分岐 AND ゲートウェイ)
「4.経理に報告」工程と「5.支払い」工程の同時並行を可能とするワークフローアイテムです。
4.経理に報告（[締め切り]設定あり）
購買担当者は、納品されたものを確認し、納品書番号などを入力します。この工程が処理されない場合、締切日（納品予定日）の翌日にアラートが購買担当者に通知されます。
5.支払い
経理部門は請求書を受け取った後、[引き受け待ち] リストから該当する購買案件を見つけて支払います。その後、支払い結果（支払日、支払い方法など）を入力します。
m.報告メール
購買担当者が「4.経理に報告」工程を処理すると、経理部門に報告メールが自動送信されます。
x1.CSVデータ生成
上流で入力された業務データにもとづいて、CSVデータが自動生成されます。
x2.CSVファイル生成
「x1.CSVデータ生成」工程で生成された CSV データを元に CSV ファイルが自動生成されます。
x3.CSVアップロード
「x2.CSVファイル生成」工程で生成された CSV ファイルが、クラウドストレージ「Box」に自動アップロードされます。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
3. 効果
作業時間の削減
手作業によるアップロードが不要となり、経理担当者の作業時間を大幅に削減できます。これにより、他の業務にリソースを割り当てられるようになります。
ヒューマンエラーの防止
手動によるアップロードミスや作業漏れがなくなるため、ミスによるトラブルや再作業のコストが減少します。
従業員満足度の向上
ファイルを繰り返しアップロードするという反復的な作業が減少することで、経理担当者はより高度な業務に集中できるようになり、仕事の満足度が向上します。
セキュリティの強化
自動アップロードにより、ファイルの移動や保存が一貫したプロセスで行われ、セキュリティ面でも強化されます。情報漏洩のリスクも減少します。
4. 他業務での応用
クラウドストレージ「Box」へのファイルアップロードの自動化は、以下のような業務にも応用できます。
見積業務
承認された見積書ファイルや見積書に添付される提案書ファイル等が自動アップロードされる仕組みを構築できます。
品質管理業務
クレーム対応などにより作成された品質レポートが、承認後に自動アップロードされる仕組みを構築できます。
契約書管理業務
契約書が締結されると関連する書類が、自動アップロードされる仕組みを構築できます。
