大量の社内申請も、件名自動生成機能で申請種別がひと目で判別できるようになります。これにより、優先対応が必要な申請を迅速に処理し、申請管理の負担を軽減できます。
1. 課題: 業務効率を低下させる、不明瞭な件名
総務部には、日々社内から多くの申請が届きます。申請の案件名が不明瞭な場合、申請種別の理解に時間・手間を要し、優先度の高い処理の遅延や見逃し・誤処理が起こっていました。
2. 解決策: ［件名］が自動セットされるように設定する
プロセスオーナーは、ワークフロー途中に自動工程［件名セット］を配置します。そして、到達プロセスの［件名］フィールドが自動セットされるよう設定します。
例：『休職届』が申請された場合、『[回答中] 休職届 | 鈴木一郎』という［件名］が自動セットされるようになります。
[回答中] #{#q_application} | #{#q_employee?.name}
Before
申請者は、フォーム上で「名刺発注」「休職届」等の種別を選択し、具体的な内容を記入して申請します。この時、件名は任意に入力します。総務部担当者は、申請内容を確認後、処理します。
After
申請者は、フォーム上で「名刺発注」「休職届」等の種別を選択し、具体的な内容を記入して申請します。申請処理後、［件名］が自動セットされます。総務部の担当者は、「件名」で申請種別や申請者を即座に確認できます。
▼ ワークフロー図上のスライダを左右に操作することでビフォーアフター比較画像をご確認いただけます。
3. 効果
処理担当者は、件名を確認するだけで、申請種別を迅速に把握し、必要な情報や処理手順をすぐに判断することができます。申請者への対応も迅速化することができ、申請者満足度の向上につながります。
