AI技術により、稟議書の起案内容のレビュー・改善指摘を行い、申請者の起案を支援します。
1．課題：稟議書の差し戻しが多い
稟議書の作成は、申請者にとって大きな時間と労力を必要とします。作成経験が少ないメンバーにとっては特に大変です。
A社では、起案前に自己レビューを行わせるものの、誤記や記載項目の漏れなどによる差し戻しが少なくない状況でした。また、差し戻しが多くなることは、確認回数が増えてしまい、承認者にとっても負担となっていました。部署内で先輩にレビューしてもらうことを検討しましたが、多忙のため時間を取らせにくい状況でした。
2．解決策：AIによる起案内容レビュー工程の追加
プロセスオーナーは、AIによって稟議書の内容（誤字脱字チェックや記載項目の漏れ）がレビューされる自動工程を追加します。
Before :
申請者は、過去の稟議書を参考に作成し、自己レビュー後に起案していました。
After :
申請者が稟議書を作成した後、AIによるレビューを通し、レビュー指摘を参考に改善した後、承認にまわします。
3．効果
3.1 文書品質の向上
- AIによるフィードバックは、一貫性と精度をもたらし、チェック漏れや誤りを減少させます。
これにより、提出される文書の全体的な品質が向上します。 - 申請者は、AIによるレビュー指摘により、稟議書をブラッシュアップしやすくなります。レビューアが人ではなくAIであるため、レビュー回数が多くなっても気兼ねなく依頼できます。
- 作成経験が少ないメンバーでも稟議書を作成しやすくなります。
3.2 稟議承認のスピードアップ
- AIによるレビューはスピーディで、自己レビューの場合より、稟議書の作成時間の短縮が期待できます。
- 文書品質が向上することで、承認時の差し戻しが減少し、稟議完了までの期間の短縮が期待できます。
3.3 承認負担の削減
- 文書品質が向上することで、承認者は形式的なミスを追う必要がなくなり、承認処理の負荷が軽減されます。
3.4 コスト削減
- 稟議書の作成・承認にかかる時間が短縮されることに伴い、人件費も削減されます。
4．事例展開
以下の業務でAIによるレビューができるようにします。
- 定期的な報告書の作成レビュー
- 顧客向け提案書の作成レビュー
- 社内向け業務規定書の作成レビュー
