Questetra BPM Suite

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  • CRIAX CO., LTD.

    CRIAX CO., LTD.

    Decision-making Cut by One third by going Paperless

    CRIAX CO., LTD.

    Established

    1994

    Number of Employees

    71 (as of April 2023)

    Business

    Karaoke room operation

    Website

    http://www.utahiro.com/

    Industry

    Professional Service

    User Departments

    Approval Flows

    Visualizing Complicated Decision-making Flows

    Q. What kind of operations do you use Questetra for?

    At CRIAX. Co. LTD we manage Karaoke Lounges, Comic cafes and restaurants. We have 67 stores mainly in Tokyo, including well-known ones in UTAHIROBA and KaraNet24.

    In this type of amusement business it is important to observe the trends of competitors and changes in the economic situation, and that decisions related to new store openings and store remodelling are made quickly.

    Until now we had been carrying out the decision-making procedures on paper, but we made it paperless using Questetra in order to achieve more rapid decision-making. Decision-making procedures are now completed in one third of the time.

    Q. What was a Decisive Factor to Introduce Questetra?

    Renovation of our information systems had been a challenge for some time. The cost of operation and management was increasing, while the areas where we wanted to improve efficiency were not being sufficiently systematized. In particular, we were facing a great challenge with decision-making procedures.

    In August 2012 we introduced the cloud service G Suite (formerly Google Apps). We have succeeded in significantly reducing the operation and management costs of systems related to emails and groupware. Then we started to investigate the systematization of our business.

    We were focusing on cloud-based products which would allow us to be free from servers or software, and accessible from various terminal devices, and we researched and evaluated cloud-based workflow products capable of connecting to G Suite. For products other than Questetra we found out they were limited to relatively simple flows, and that it was impossible to define more complicated flows like the ones we were expecting, such as a decision-making process that includes the president of the company. In contrast, we could surely believe that Questetra would help us achieve paperless work and speedy decision-making, given its capability to easily define complicated decision-making flows – such as concurrent approval requests to multiple section leaders – using the Process Modeler. I think it is really fabulous that the modification of business definitions does not depend on a single, designated individual.

    Cross Section Advice on a Daily Basis!

    Q. How was your impression about Questetra in actual operation?

    One thing we did not expect was that communication between employees has been stimulated by the introduction of Questetra.

    When we were circulating decision-making documents on paper, employees were barely aware of projects in which they were not involved. So, we gave a little wider authorization for data viewing, to let employees – particularly those in a department manager position – to actively browse projects in which they were not involved. As a result, they became able to share their know-how and experience, and to express their ideas.

    Of course, the new communication channel was good as a way of obtaining new knowledge, but I also feel that it made the power of the organization greater because employees started to be interested in what others were doing.

    criax-office

    Q. What kind of initiatives do you plan to implement in the future?

    We really found Questetra is capable of being used in many operations in the organization, unlike other typical request-approval workflow products. In fact, some departments started reviewing their own Workflows spontaneously by themselves, instead of asking the IT Section, so we are going to support spontaneous business improvement.

    In addition, as a company-wide effort, we are discussing and considering the digitization and standardization of other in-house operations as well. In particular, I am thinking of using Questetra proactively for Workflows that will be started by external actions, in order to enhance the satisfaction of business partners and customers. Specifically, it will be for inquiry handling and order acceptance processing.

  • 株式会社クリアックス

    株式会社クリアックス

    G Suite と Questetra で申請承認系ワークフローをクラウド化。部門の垣根を超えたコミュニケーションも！

    株式会社クリアックス

    従業員数：51～100名

    業種：ビジネスサービス

    設立

    1994年

    従業員数

    71名

    ※2023年4月　時点

    事業内容

    カラオケルームの運営

    Web

    http://www.utahiro.com/

    利用部門

    申請・承認

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    この記事の目次

    ペーパレス化で意思決定手続を3分の1に短縮

    株式会社クリアックスでは、カラオケルーム、漫画喫茶、飲食店の経営を行っています。有名なものとしては、カラオケルーム「歌広場」「カラNET24」があり、東京都を中心に67店舗を展開しています。

    このようなアミューズメント事業においては、経済情勢の変化や同業他社の動向を見て、新規出店・店舗改装に関係する意思決定を迅速に行うことが重要です。

    これまで、意思決定の手続（稟議）は紙を使って行っていましたが、より素早い意思決定を実現するために Questetra によるペーパレス化を行いました。今では、3倍のスピードで意思決定の手続きが完了しています。

    情報システムの刷新は以前からの課題でした。運用・管理コストが増大していく一方で、効率化したい領域について、十分にシステム化が追いつかないという事態に陥っていたのです。具体的には「意思決定手続き」に大きな課題意識を感じていました。

    このような状況にあって、まずは2012年8月にクラウドサービスの G Suite（旧Google Apps）を導入し、メールやグループウェアに関するシステムの運用・管理コストを大幅に削減しました。そして、それに続く形で「業務のシステム化」について検討を開始しました。

    ※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。

    複雑な意思決定フローを可視化

    クリアックスでは、「サーバやソフトを持たない」、「様々な端末からアクセスできる」、と言うクラウド製品であることを重視し、「G Suite と連携できるクラウド型ワークフロー製品」を評価させて頂きました。色々な製品を試させて頂いたのですが、Questetra 以外の製品は比較的シンプルな申請承認フローが想定されているのか、クリアックスが想定していた「社長決裁に至る意思決定手続き」などの複雑なフローで活用するには無理があると感じました。一方で Questetra の場合は、複数部門長への並行承認依頼というような複雑な稟議フローもプロセスモデラ―で簡単に定義することができ、ペーパレスと意思決定の迅速化を実現できると確信できました。業務定義の変更作業が属人的にならない点は、本当に素晴らしいと思います。

    部門をまたぐ助言が日常的に！

    実は導入効果として、あまり想定していなかったのですが、Questetra 導入にともないコミュニケーションが活発化しました。

    以前は紙で稟議書を回付していたので、自分が関わらない案件について知る機会はほとんど無かったのですが、閲覧権限をやや広く設定したことで、特に部長職社員が自身が関わっていない案件についても積極的に閲覧するようになりました。その結果、自分の経験やノウハウを共有したり、自分の考えを伝えたりするようになりました。

    もちろん、新たな知見を得られると言う点でも良かったと思いますが、社員同士がお互い何をしているのか関心を持つきっかけになり、「組織としての力」が大きく向上したように感じています。

    criax-office

    自律的な業務改善へ

    Questetra は一般的な申請承認ワークフローと違い、組織内の多くの業務に活用することができると実感しています。実際、情報システム部門に依頼せず、自分達の業務フローを自発的に見直す部署が出てきました。まずは、「自律的な業務改善」を支援する活動を考えています。

    また、全社的取り組みとしては、他の社内業務についても電子化・標準化を議論検討しています。特に、お客様や取引先様の満足度を高めるべく、社外の方のアクションによりスタートする業務フローについて積極的に  Questetra を活用して行こうと考えています。具体的には、問い合わせ対応処理、受注処理がテーマになると思います。

    ※ 本事例は2018年4月時点の情報です

    同業種の導入事例

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  • M3 Solutions,inc.

    M3 Solutions,inc.

    Corporate Culture of Defining the Business Processes

    M3 Solutions,inc.

    Established

    November 22, 1990

    Number of Employees

    310 (as of May 2024)

    Business

    Digital transformation (DX) support for healthcare facilities (sales and support of electronic medical records, manufacturing, sales, and support of medical accounting computers, sales of advanced medical devices)

    Website

    https://m3sol.co.jp/

    Industry

    Hitech (Medical related)

    User Departments

    IT

    Rapid Response to Queries or Demonstration Requests

    Q. What kind of Business do you use Questetra for?

    M3 Solutions,inc. sells iTickets, a booking system for clinics.

    Patients of clinics which have implemented the iTicket system can check the current waiting times with their computer or Smartphone before making their booking. iTicket has a feature called the “Not Yet? Screen” in which patients of the clinic can see how many people are before them in the queue and the approximate waiting time. It will reduce the stress of waiting because patients can wait comfortably at their own house or other places. The system also reduces congestion in waiting rooms and the risk of nosocomial infections and has been installed in over 1200 clinics, mainly in the paediatric ENT sector.

    We use Questetra for office operations associated with the iTicket booking system, i.e. processing service applications, recording responses to demonstration requests, managing the progress of surveys and responses to enquiries, and so on.

    Q. Did you design the Business flow inside your company?

    We already had a well-established culture of creating business flows prior to the introduction of Questetra (2010). We were creating business flows using drawing software such as Visio. I think we were able to become proficient at creating workflows in Questetra quickly because the operation is very intuitive.

    There were no major difficulties in creating business process definitions by setting business data and conditional branching expressions.

    Also for Process Management in Video Production!

    Q. Were you able to expand the use of Questetra?

    On the iTicket, as well as showing the current waiting list on a large monitor screen in the clinic, it also displays information such as medical information and information about the office closing, which is helpful for patients in the waiting room.

    So we also use Questetra for to manage the production of video contents.

    For example, in the case of Doctor’s Contents, which is a direct interview with the doctor of the clinic, we do various operations such as interviews, editing, setting up the distribution and reporting the distribution performance on Questetra. Even though we produce videos quite often, I feel it has eliminated mistakes and leakages, and inter-departmental communication has become very smooth.

    Besides, we often plan services that connect patients and doctors. We manage the flow of the service using Questetra and it became our custom to record performance data.

    Q. Which is your favorite feature of Questetra?

    Soon after we introduced Questetra, the concept of “Roles” appeared. We really appreciate it and use it frequently.

    Especially in carrying out a new project, instead of thinking in a fixed manner such as ‘a task for A department’ or ‘a job of Mr. B’, the flexible grouping concept like ‘C Role’ is very convenient. This concept of Role is very useful because we sometimes actually transfer the work itself to another team in the M3 Solutions,inc.

  • エムスリーソリューションズ株式会社

    エムスリーソリューションズ株式会社

    業務プロセスを「定義する」と言う企業文化に！

    エムスリーソリューションズ株式会社

    従業員数：301～1000名

    業種：IT/ソフトウェア(医療関連)

    設立

    1990年11月22日

    従業員数

    310名

    ※2024年5月　時点

    事業内容

    医療現場のDX支援(電子カルテの販売／サポート・医事会計用コンピュータの製造／販売／サポート・高度管理医療機器等の販売)

    Web

    https://m3sol.co.jp

    利用部門

    情報システム

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    この記事の目次

    デモ依頼や問い合わせへの迅速な対応

    Q. どの様な業務で Questetra を活用しているのですか？

    エムスリーソリューションズ株式会社は、クリニック向けの順番予約システム『iTICKET』（アイチケット）を販売しております。

    『iTICKET』 を導入したクリニック（病院）では、スマートフォンやパソコンで「現在の待ち状況」（混雑状況）を確認した上で「順番予約」を取れる様になります。具体的には『iTICKET』 には 『まだかな画面』 と言う機能があり、患者さんは「自分が呼び出されるまでの待ち人数」や「目安時間」を確認する事ができます。患者さんは自宅や外出先で待機する事も可能となり、「待つことに対するストレス」が軽減されます。他にも「待合室の混雑が緩和される」や「院内感染リスクが低減できる」と言った効果があり、小児科耳鼻科を中心にこれまで1200以上のクリニックに導入して頂いております。

    Questetra は予約システム 『iTICKET』 に関連するオフィス業務、つまり「サービス申込」に対する手続きや、「デモ依頼」への対応記録、あるいは「問い合わせ」に始まる調査や回答の進捗管理などに活用しています。

    Q. 業務の流れ図は社内で設計したのですか？

    もともと業務フローを作成すると言う文化は社内に定着しており、Questetra を導入する以前（2010年以前）も Visio などの作図ソフトを使って様々な業務フローを作図していました。業務フロー図の作成であれば Questetra の方が非常に直観的に操作できるので、スグに習熟できた様に思います。

    「業務データ」や「条件分岐式」などの設定を行って 『業務プロセス定義』（プロセスモデル）を完成させるまでも、大きく詰まる所はありませんでした。

    映像制作の工程管理にも！

    Q. 活用業務に「広がり」はあったのでしょうか？

    『iTICKET』 の「現在の待ち状況」はクリニック内の大きなモニタにも表示されているのですが、そのモニタには医療情報や休診情報など、待合室で過ごす患者さんにとって役立つ情報も映像で放映されています。

    そして Questetra はその映像コンテンツの制作管理にも活用しています。

    例えば、そのクリニックのドクターに直接インタビュー取材する「ドクターズコンテンツ」のケースで言えば、取材・編集・配信設定・配信連絡・配信実績報告など、様々な作業を Questetra の上で進めています。かなりの頻度で新しい映像を作成していますが、ミスやモレも無くなり、部門間コミュニケーションが非常に円滑になったと感じています。

    また他にも、ドクターと患者さんを結ぶサービスを企画する立てる事が多いのですが、Questetra を使ってサービスの流れを管理し、実績データを記録する習慣になっています。

    Q. 良くお使いの Questetra 機能は何ですか？

    導入後しばらくしてから『ロール』という概念が登場し、本当に有り難く多用しています。

    特に新しい企画を実行に移す際などには、「Ａ部署」の仕事や「Ｂさん」の仕事と固定的に考えるのではなく「Ｃロール」の仕事と言った柔軟なグルーピング概念が非常に便利です。実際アイチケット社では、業務そのものを別チームに移管するケースが少なくない為、このロール概念は非常に重宝しています。

    同業種の導入事例

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  • 業務改善に必要な３つの「素養」

    業務改善に必要な３つの「素養」

    業務改善を主導する 「プロセスオーナー」 に必要な３つの素養を考える

    この記事の目次

    1．誰が「業務改善」を推進するべきか？

    「どんな人が改善担当に向いているの？」

    業務改善の担当者像について聞かれるコト、少なくない。今回のブログでは、改善担当者が備えておくべき『素養』について、（真面目に!!）、考えてみたい。

    2．【業務】とは？

    そもそも【業務】という言葉は、非常に幅広い意味を持つ言葉だ。

    「業務改善」を議論する前に、ここで使われている【業務】という言葉の意味について、もう少し正確に定義しておかねばならない。

    2-1. 【業務】というコトバを検索してみる

    業務とは、、、

    • 「職業や事業などに関して、継続して行う仕事」（大辞泉の第1義）
    • 「日常継続して行われる職業上の仕事」（大辞林の第1義）
    • 「職業としてする仕事」（Wiktionary）
    • 「インプットをアウトプットに変換する活動」（某サイト）

    う～ん、、、すんなり頭に入ってこない。『業務！』、『ぎょうむ？』、『ギョーム』。。。アレコレ調べてみても「業務とは」で始まる解説文はどれもよく分からない。。。 （ダメだ、こりゃ）

    かれこれ５年あまり、、、『業務プロセス管理』と言う分野だけで仕事しているが、結論から言って「業務」を直接的に定義する事は不可能だ。ココでは「ヒトコトでは定義しづらいものだ」と理解して頂ければ幸いだ。

    2-2. 【仕事】と【業務】をコトバ比較してみる

    しかし、比較する事でジワジワ理解できる場合もある。（コレ、、、意外と楽しい）

    さっそく以下の２つを比べてみて欲しい。（目を閉じて、2・3度つぶやいてみて！）

    • a1. 「仕事を回す」
    • a2. 「業務を回す」

    なるほど。この２つの表現は、ニュアンスが違う。『業務改善』という熟語の中で使われている【業務】は、a2の方だ。どうやら “１つの仕事のススメカタ” ではなく “繰り返し行われるヤリカタ” を改善する必要があるらしい。

    今度はコレ。。。

    • b1. 「仕事を依頼する」
    • b2. 「業務を依頼する」

    なるほど、なるほど。。。【業務】は【仕事】に比べて “繰り返される” イメージが強いぞ。。。

    最後にもうイッチョ。。。

    • c1. 「仕事委託」
    • c2. 「業務委託」

    なるほど、なるほど、なるほど。この c2 って、「業務委託契約」だ。。。「アウトソーシング」とか、「マルナゲ」って言われるヤツね！ つまり「アウトプットを1つ出せば終わり」という委託ではない。

    2-3. 「業務」を使った熟語を列挙してみる

    同じ要領で、できれば10個ほど列挙してみて欲しい。

    業務請負、業務委託、業務監査、業務改善命令、業務プロセス。。。人によっては「品質の “バラツキ”」を連想し、人によっては「作業期間の “バラツキ”」を連想するだろう。【業務】とは、ISO や QCD とも縁が深い言葉だ。

    ・・・と言う事で、（無理を承知で）、あえてヒトコトで定義するなら、業務とは「繰り返し仕事」だ！

    3．必要となる素養

    数え挙げればキリがないが、「業務改善に必要な素養」をあえて絞るなら以下の３つになると思う。

    3-1. 業務の「知識」が要る

    「事件は現場で起きているんだ！！」（青島刑事風？）

    繰り返し行われていることは、現場でなければ分からない。これは至極当然の話。業務改善のために業務システムを開発する。そして６か月、、、業務システム開発を外注し、「あのシステム会社は業務を知らん！」と陰口をたたくシーンに至る。。。そんなドラマは現実世界で日常的に発生していると思うが、、、そりゃね、、、知らないよ。

    •  完成後も仕様変更を繰り返す？　やらないでしょ！お金が掛かりすぎるでしょ！
    •  設計図をしっかり作る？　無理でしょ！書き切れないでしょ！
    •  ITを諦める？　イヤ、そう言う訳にはイカン！

    業務システム開発の内製化は、企業にとって非常に勇気のいる決断だが、業務知識を持つ人間は社内にしか居ないのは事実だ。

    3-2. 改善する「気力」が要る

    「オフィスを、もっと使い易くしよー！！」　いいね！いいね！
    「じゃキミ！レイアウト変更しといて！！」　（ムリぃ…ていうかヤダ…）

    道徳教育がナッテナイのか、人格形成過程に問題があったのか。。。いや、そうではない。圧倒的大多数の人間は、変革を主導する事に抵抗を感じる。素面（しらふ）の状態では到底できない。

    特に業務の流れを変えるには「正義感」が必要だ。「合理的な考察力」と言った方が良いか。いや、わたしに言わせれば、それらを全て含めた「ヤル気」だ。改善したいと言う「想い」だ。そうだ「気合」だーー。（もちろん「業務に関する知識」(3-1)を持ち合わせている事は大前提になる）

    3-3. 周囲の「支持」が要る

    「わー、この配置って、何かセンス無い感じぃー」
    「えー、この机、アッチの方がイイんぢゃないのーー」

    変革はヤジを産む。ただし発信者に大きな悪意がある訳ではない。ついつい「感謝」よりも先に「否定」をしてしまう。「おいおい、オレのデスクはコッチだろ！」、「おいおい、営業は経理に近くないとダメだろ！」、変革はクレームを産むのだ。個々人は、自分の利益を守ろうとするし、局所最適の崩壊をなげく。

    つまるところ、業務の流れを変えると各方面から「元に戻せ的な発言」が舞い込んでくる。事前に変更案を提示し、詳しく詳しく説明していたとしても、おそらく結果は同じだ。しかし、そんな抵抗勢力にメゲテハイケナイ。そうだ、貴方は全体最適の視点からカイゼンしたのだ。・・・イヤ、そうは言ってもメゲルって。

    結局、周囲から支持されている人でなければならないのだ。「あの人がそこまで言うならコレでやってみよ！」と言う結論に落ち着かせなければならない。違う言葉で言えば「リーダーシップ」だ。（「虎の威を借る狐」も悪くないが長続きしない）

    4．まとめ

    業務改善には、何より『1.業務の知識』と『2.気力』と『3.周囲の支持』の３つの素養が必要だと述べた。

    折角なので、キッチリと頭に残しておいてもらう方法についても提案しておきたい。（単なるゴロ合わせ）

    • 【ち】知識、【き】気力、【し】支持
    • ⇒【チ】知識、【シ】支持、【キ】気力

    第一素養としての「知識」も大切だが、、、他の２つの素養も併せた「バランスの良い “チ・シ・キ”」が必要なのだと思う。

    業務改善を成功させるには、まずは組織を見渡して 『一番のチシキ者』 に、みんなでお願いする、と言うのが良い！

  • Sansan, Inc.

    Sansan, Inc.

    Creating a Decision-Making Environment Using Enterprise Social Networking

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    Sansan, Inc.

    Established

    2007

    Number of Employees

    1,317 (as of May 2023)

    Business

    Planning, development, and sales of DX services that transform the way people work

    Website

    https://www.sansan.com/

    Industry

    Hitech

    User Departments

    Human Resource, Marketing, Approval Flows

    Build a Sophisticated Business System Intuitively

    Q. What is your purpose for using Questetra BPM Suite?

    Sansan, Inc. are developing “Sansan”, the cloud-based business card management service.

    Sansan will contribute to the strengthening of the sales force and to sales growth by enabling the effective use of business card information in sales activities. We also are providing “Eight”, a business card management application for individuals which is based on the concept of turning business cards into business connections.

    We conducted a third party allotment of new shares with a total value of 500 million yen in April 2013 to expand the market awareness of Sansan and Eight. We will continue to promote the expansion of our organization, and the improvement of both quality and efficiency to accelerate global business development. Under these circumstances, it is important not to drop the speed of decision-making related to business expansion. We decided to make use of Questetra BPM Suite on the Purchasing Application operation, which related to the execution of the various projects as the first goal.

    Q. What advantages did you find?

    At first, we tried to improve the efficiency of the Purchasing Application operations by using a simple workflow system from another company, which could also cooperate with G Suite (formerly Google Apps). But we were dissatisfied with the system’s inability to allow approvers and decision makers belong to multiple departments concurrently, we could not flexibly determine the personnel in charge of approval tasks, or even configure the deadline of tasks.

    Besides cooperating with G Suite, Questetra BPM Suite is also equipped with features that solve the frustrations we had with the other system. Moreover, it is also better for modeling, since we can build a system by drawing a picture of a business flow diagram.

    Even without any programming knowledge we could intuitively build a highly functional business system, with functions such as sending email alerts for tasks which have a deadline approaching. After becoming able to operate Purchasing Applications efficiently in Questetra BPM Suite, we have systematized 15 business flows in HR, Affairs, Legal, and 10 more in other sections.

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    Decision-making with the Enterprise Social Networking feature

    Q. Do you think Questetra helps in raising the speed of decision-making?

    I would say the most helpful feature for Sansan is Open Chat. Open Chat is a so-called Enterprise Social Networking function where users can not only send out information, but also associate this information with each business process or application.

    Through the active use of Open Chat we can exchange detailed information related to each project without using the telephone, and it leaves records of these information exchanges associated with the projects. This means that important decisions, especially in the approval and decision-making process, can now be made without delays.

    Q. Do you have any expectations for Questetra in the future?

    Because both the sales and the number of employees have been increasing rapidly in the last few years in Sansan, it has become a big issue to strengthen the internal management system to cope with this. From now on, we would like to establish an environment where business can be conducted efficiently and securely by systematizing it in Questetra, allowing us to implement our internal company regulations.

    We had made a strong request to Questetra about the improvement of Open Chat, and you responded to us superbly. One of our current request is that we want to be able to set conditional splits in accordance with the organization which the applicant belongs to, and I’m sure that this request will also be met.

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  • Sansan株式会社

    Sansan株式会社

    G Suite 連携の購買申請ワークフロー化で意思決定スピードUP。人事・総務・法務に展開。社内SNS機能『オープンチャット』もフル活用。

    Sansan株式会社

    従業員数：1001名以上

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    2007年

    従業員数

    1,317 名

    ※2023年5月末　時点

    事業内容

    働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売

    Web

    https://jp.sansan.com/

    利用部門

    人事・総務、マーケティング、申請・承認

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    購買申請業務のスピード化を目的に活用開始

    Sansan 社では、法人向けクラウド型名刺管理サービス 『Sansan』 を展開しています。

    『Sansan』は、組織に存在する名刺情報を効果的に営業活動に使えるようにし、導入企業の営業力強化、売上拡大に貢献するサービスです。また、Sansan社では、個人向けに“名刺をビジネスのつながりに変える”をコンセプトにした『Eight』という名刺管理アプリも提供しています。

    Sansan 社では、2013年4月に総額5億円の第三者割当増資を実施し、『Sansan』および『Eight』の認知度拡大とグローバル展開に向け、組織の拡大、業務品質・効率の向上を推進しています。

    特に、事業拡大に関する意思決定スピードが非常に重要であると考え、企画の実行に関連する「購買申請業務」を最初の業務改善テーマに設定し、Questetra BPM Suite を活用し始めました。

    プログラミングの知識がなくても直感的にワークフローを構築

    実は当初、G Suite（旧Google Apps）と連携できる簡易なワークフローシステムで購買申請業務の効率化を目指していました。しかし、承認者・決裁者などが複数の部門を兼任できない、承認などのタスクについて、処理する担当者を柔軟に決定できない、締め切りを設定できないなどの不満がありました。

    ※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。

    Questetra BPM Suite は、G Suite と連携して利用できるだけでなく、これらの不満を解消できるだけの機能が揃っていました。特に優れているのは、業務フロー図を絵に描くことでシステム構築していくという仕組みが備えられているという点です。

    プログラミングの知識がなくても、「締め切りが近づいたタスクのアラートをメールで送信する」というような高機能な業務システムを、直感的に構築することができました。購買申請業務を Questetra BPM Suite で効率よく運用できるようになってから、人事・総務・法務で15個、その他各部門の10個の業務フローが Questetra BPM Suite でシステム化されています。

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    「タスクフィード」でコミュニケーションし、意思決定の停滞が無くなる

    Sansan 社で最も重宝していると言っても良い機能が『タスクフィード』です。『タスクフィード』はいわゆる社内SNS機能ですが、単にユーザが情報発信（つぶやき）を行えるだけでなく、それらの情報発信（つぶやき）を申請などの案件ひとつひとつに紐付けられる所が気に入っています。

    『タスクフィード』を積極的に活用することで、案件ひとつひとつに発生する細かな情報のやりとり（確認や議論など）をわざわざ電話などを使わずに行えますし、案件に紐づいた状態で記録に残すことができます。特に承認決裁系の業務フローにおける重要な意思決定が、停滞することなく進められるようになったと言えます。

    確実に効率よく業務を遂行できる環境を目指す

    Sansan 社はここ数年で売上も社員数も急激に増え、それに応じて社内管理体制を強化することが大きなテーマになっています。今後、制定した社内規程の運用を行いますので、これらをQuestetra BPM Suite でシステム化し、確実に、効率よく業務を遂行できる環境を整えていきたいと考えています。

    ※ 本事例は2013年8月時点の情報です

    同業種の導入事例

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  • Capital Alliance with APPRESSO in Business Improvement Software

    Capital Alliance with APPRESSO in Business Improvement Software

    Original Japanese version

    Driving Development of Joint Product for Business Process Management

    PR-en-eai-bpm-partnership-20130807Download



     Kyoto, Japan — August 7, 2013 — Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced an agreement on a business and capital alliance with enterprise application integration software vender APPRESSO K.K., a subsidiary of SAISON INFORMATION SYSTEMS CO., LTD.. We will continue to contribute to operational efficiency improvement needs of the enterprise by strengthening the Joint development system for “DataSpider BPM suite”, a BPM software with EAI function. 

    DataSpider BPM suite (EAI-BPM Software)

    “DataSpider BPM suite”, a BPM software with Data integration function, is a product which is combined “Questetra BPM Suite” a SaaS BPM of Questetra, and “DataSpider Servista”, a EAI software of APPRESSO. It will allow processing the operations such as Decision making, Claim and Request, Drafting, Complaint handling, following the default procedure. Also you will be able to connect project data which has been entered, into the core system automatically, after processing and aggregating. In addition, you can configure the Business Process and Data Connection totally without programming, so that you can continue to change the Business system freely to match the changes in your business environment. DataSpider BPM suite is co developed by Questetra and APPRESSO, and is sold by APPRESSO and their distributors.

    • May 21, 2010: DataSpider BPM suite version 1.0
    • Nov 30, 2010: DataSpider BPM suite version 1.1
    • Jun 6, 2011: DataSpider BPM suite version 1.2
    • May 29, 2012: DataSpider BPM suite version 2.0
    • Apr 4, 2013: DataSpider BPM suite version 2.1

    Questetra BPM Suite (BPM Tool)

    “Questetra BPM Suite” is a Cloud-based Workflow. You can build and adjust your Business Processing system by drag and drop placement of processing steps. It is standardly equipped Monitoring feature for business progress, Aggregating feature for performance, and Enterprise Social Networking feature for smooth communication, and it allows visualizing the full range of internal operations. You can start the Free Trial Edition in the same day.

    DataSpider Servista (EAI Software)

    DataSpider Servista is software that automates Data Connection Processing without programing. It allows to collect, to combine, and to convert ‘Business data’ which is scattered in various formats such as Excel files or DB system, by configuring the processing of data with Drag and Drop. It totally automatizes complicated operations such as for example, Synchronization of customer master data, or Aggregation of order information and stock information.


    EAI Adapters 

    The Agreements of Capital Alliance 

    We, Questetra, Inc. have issued New Shares through a Third-Party Allotment to APPRESSO K.K., to strengthen the Joint development system for “DataSpider BPM suite”. In addition in conjunction at the same period, we have issued New Shares through a Third-Party Allotment to Kyoto University Venture Fund I, L.P. which is existing shareholders of Questetra. By the issues above, we Questetra issued outstanding stock became 25000 shares, capital became 182.5 million JPY. And APPRESSO K.K. became the shareholder of Questetra, Inc. by 4.00%. 

    About Questetra 

    Questetra, Inc. is the enterprise cloud computing company in Kyoto Japan, founded in 2008. We optimize the world’s Business Processes.

  • アプレッソ社と業務改善ソフト事業で資本提携

    アプレッソ社と業務改善ソフト事業で資本提携

    業務プロセス管理ツールの共同開発を加速

    PR-ja-eai-bpm-partnership-20130807

    業務プロセス管理ツール（BPM）ベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役 CEO：今村元一）とデータ連携ソフト（EAI）ベンダーの株式会社アプレッソ（東京都、代表取締役社長：小野和俊）は 8 月 6 日、BPM 事業において資本提携いたしました。今後両社は、EAI 機能付き BPM ソフト『DataSpider BPM suite』の共同開発体制を強化し、企業における業務効率の向上に貢献して参ります。

    DataSpider BPM suite （EAI-BPM ソフト）について

    データ連携機能付き業務プロセス管理ソフト『DataSpider BPM suite』は、クエステトラ社のクラウド型業務プロセス管理サービス（SaaS BPM）『Questetra BPM Suite』とアプレッソ社のデータ連携ソフト（EAI ソフト）『DataSpider Servista』を融合させたソフトウェア製品です。
    稟議・申請・原稿作成・クレーム対応などの業務を既定の手順に従って処理できるようになり、また入力された案件データを加工集計して基幹システムに自動連携させる事ができるようになります。しかも、業務プロセスやデータ連携は、すべてノンプログラミングで設定できるため、経営環境の変化に合わせて業務システムを自由自在に変化させ続けることが可能です。クエステトラ社とアプレッソ社にて共同開発され、アプレッソ社およびアプレッソ社の販売代理店を通じて販売されています。

    • 2013 年 04 月 01 日 DataSpider BPM suite バージョン 2.1
    • 2010 年 05 月 21 日 DataSpider BPM suite バージョン 1.0
    • 2010 年 11 月 30 日 DataSpider BPM suite バージョン 1.1
    • 2011 年 06 月 06 日 DataSpider BPM suite バージョン 1.2
    • 2012 年 05 月 29 日 DataSpider BPM suite バージョン 2.0

    Questetra BPM Suite （BPM ツール）について

    業務の流れをインターネット上に構築できるクラウド型ワークフローです。Drag＆Drop で配置するだけで「業務処理システム」を構築改変することができます。滞留状況の監視機能や、実績の集計機能、コミュニケーションのための社内 SNS 機能なども標準装備され、社内業務を全面的に可視化できるようになります。無料版は即日利用開始可能です。

    DataSpider Servista （EAI ソフト）について

    ノンプログラミングでデータ連携処理を自動化できるソフトウェアです。データの加工内容を Drag＆Drop 操作で設定するだけで、Excel ファイルや DB システムなど様々な形式で散在する「業務データ」を収集・結合・変換することが可能です。例えば、取引先マスターの同期処理、受注情報・在庫情報の集計などの煩雑な作業も完全に自動化できます。

    資本提携の内容

    上述の『DataSpider BPM suite』の共同開発体制を強化すべく、株式会社クエステトラは株式会社アプレッソを割当先とする第三者割当による新株発行を行いました。また併せて同時期において、既存株主である京大ベンチャーファンド（京大ベンチャーNVCC１号投資事業有限責任組合）を割当先とする第三者割当による新株発行を行いました。以上により株式会社クエステトラの発行済み株式総数は 25000 株、資本金は 1 億 8250 万円となり、株式会社アプレッソは株式会社クエステトラの 4.00%株主となりました。

    アプレッソ社について

    商号： 株式会社アプレッソ (APPRESSO K.K.)
    URL：http://www.appresso.com/

    クエステトラ社について

    株式会社クエステトラは京都を拠点とする SaaS BPM ベンダーです。世界中のビジネスプロセスを最適化します。

    商号

    株式会社クエステトラ (Questetra, Inc.)

    設立

    2008年4月

    資本金

    1 億 8250 万円

  • SMARTVALUE Co., Ltd.

    SMARTVALUE Co., Ltd.

    Visualization of Approvals and Ordering

    smart-value-OPG

    SMARTVALUE Co., Ltd.

    Established

    1947

    Number of Employees

    278 (including group employees)
    *As of June 2023

    Business

    Cloud Solution Business

    Website

    https://www.smartvalue.ad.jp/

    Industry

    Hitech

    User Departments

    Manufacturing dept, Accounting

    Paper-based data transferred online

    Q. What type of operations do you use Questetra for?

    At SMART VALUE we are proposing a wide range of cloud services for the solution of social issues.

    More specifically, we offer a range of cloud services for the public sector, sales of vehicle information systems and equipment, operation of data centers and servers, and sales of mobile terminals.

    We have introduced Questetra to visualize purchasing operations. Many of our purchasing operations require approval in advance, and we are using Questetra for the workflow from approval to ordering. In the approval flow, the approval route will be decided automatically depending on the scale of the purchase.

    Q. How had you been handling the operations before Questetra?

    We had been handling purchasing information on paper documents before.

    However, the procurement process can be complex, with some staff placing orders themselves and others being managed by the administration department, and with multiple locations for the delivery of goods. Also, in some cases internal stock checks are required or internal approval is needed in advance. I guess there were only a few employees who understand the flow of the business perfectly at that time.

    If you ask me whether the Workflow system of Questetra has accelerated business operations, I would say not that much.

    However, the business rules and flow of the business has been clarified, so it is effective for internal control to eliminate rework and unify the different ways people handled things. In addition, I think it was quite a big improvement that I can grasp the number of purchases and how much we paid for them.

    smartvalue-diagram

    Easy to Design Flows. Now Expanding beyond Administration Work

    Q. Please tell me about the difficulties you have been through.

    We have conducted a drastic overhaul of internal rules along with the introduction of Questetra.

    I think we designed the business very smoothly because we designed the work procedures from scratch. Even though we were anxious about how to draw a workflow diagram in the beginning, we could get used to it very quickly. It was very helpful for me as the person in charge of the introduction, because I didn’t need any programming skills, so the time from making a flow to testing it was short.

    One thing I struggled with was the configuration of the allocation rules for each operation. We have so many sections and roles, so we have to set a lot of Swimlanes. It would be very useful if Questetra had a function that made it easier to set them up all at once.

    Q. Are you considering expanding the use of Questetra to other operations?

    The system is already being used for handling travel requests and business trip expense settlements. About 270 employees make requests for interim payments and reimbursements online, and their supervisors or the management department handles them online as well. Now, about 30 different operations are handled online.

    More recently, we expanded its use to include the operational flow of SSL server certificate updates, besides the request handling. Even though we are still in the trial phase, it provides us with a detailed work record which was not previously available. We would like to encourage other departments to use the system in the future.

  • 株式会社スマートバリュー

    株式会社スマートバリュー

    紙で行っていた調達業務における稟議作業や発注作業をペーパーレス化。あわせて社内規程も全面改訂。

    smart-value-OPG

    株式会社スマートバリュー

    従業員数：101～300名

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    1947年

    従業員数

    278名

    ※2023年6月末　時点

    事業内容

    クラウドソリューション事業

    Web

    https://www.smartvalue.ad.jp/

    利用部門

    製造・開発、会計・経理

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    この記事の目次

    仕入調達業務の可視化を目的として導入

    株式会社スマートバリューでは、社会課題の解決の為に幅広いクラウドサービスをご提案しています。

    具体的には「公共向け各種クラウドサービス」「車載情報システム・機器の販売」「データセンター運営、センター内サーバ等運用」「モバイル端末の販売」などの取り扱いをしています。

    Questetra BPM Suite は、仕入調達業務の可視化のために導入しました。スマートバリューの商品仕入業務は、「事前に稟議が必要なもの」が少なくありません。Questetra を使って事前の稟議承認から発注までの業務フローに活用しています。承認フローは、調達規模に応じて自動的に承認経路が変わります。

    難易度の高い業務の属人化を解消

    従来は「紙」で仕入に関する情報を受け渡ししていました。

    しかし仕入調達業務は色々と複雑で、例えば「担当者」が自らが発注するケースと「管理部門」がまとめて発注するケースがあったり、商品を届けてもらう拠点が複数に分かれていたりと、実際には非常に難易度が高い業務です。また、場合によっては、事前の社内在庫確認が必要だったり、社内承認が必要だったりするケースもあります。業務の流れを完璧に理解できている社員は少なかったかも知れません。

    Questetra でワークフローシステムを稼働させてから、実際の業務処理が速くなったか、と聞かれれば、完了までの所要時間はあまり変わっていない様な気がします。

    しかし、ルール（業務の流れ）が明確になり、手戻りが無くなったり、人によってバラバラなやり方（属人的な処理）が統一されたりと、内部統制観点で効果がありました。また、調達件数や調達額がいつでも把握できるようになった点は、非常に大きな改善になったと思います。

    smartvalue-diagram

    業務の処理手順をゼロベースで書く事ができたので、業務設計自体は非常にスムーズに進めることができたと感じています。また当初は、業務フロー図の書き方（BPMN 書式）が不安でしたが、フロー図の描画作成については、すぐに慣れる事ができました。プログラミングが全く不要でフロー作成からテストまでの時間が非常に短く、担当としては本当に助かりました。

    利用業務部門は拡大中

    既に、出張申請や出張精算申請の処理などに活用しています。約270名の社員が、仮払申請や精算申請をオンラインで行い、上司や管理部門がその申請をオンライン処理しています。その他にも現在約30業務がオンライン（ワークフロー）で処理される様になりました。

    更に最近では、これらの申請系処理以外にも、「SSLサーバ証明書更新」と言った業務部門のフローにも拡大しています。まだまだ試運転段階と言うべきかも知れませんが、従来は残っていなかった詳細な作業履歴が記録されるようになりました。これからは、各部門での活用も推奨して行きたいと思っています。

    ※ 本事例は2013年7月時点の情報です

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  • Cloud Workflow v9.6 Throws Files to Google Drive

    Cloud Workflow v9.6 Throws Files to Google Drive

    Enhancing Google Workspace Connection, Automated File Backup is Now Available

    PR-en-v96-google-drive-workflow-20130617Download

    Kyoto, Japan, June 17, 2013, Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 9.6 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite”. With the new version, With the new version, storing files to Google Drive, the Online Storage, is automated. 

    e.g. Only the approved quote is transferred after automatically generated 

    “Questetra BPM Suite” (Cloud-based Workflow) that digitizes business data, has been equipped with “Service Task” which ‘automates processing’. You can automate PDF file Generating, Arithmetic operations or Date calculation, only by placing Service Tasks in between human processing such as ‘Input’ and ‘Approve’. 

    With this new version 9.6, it automates File-Storing to Google Drive, the Cloud-storage as well. With this feature for example, you can totally automate the processing that ‘Storing a backup of only approved Quotation to “Google Drive”. 

    Questetra BPM Suite

    “Questetra BPM Suite” is a Cloud-based Workflow which you can build and adjust your Business system by drag and drop placement of processing steps. No programming is needed. BPM: Business Process Management

    Because it is standardly equipped with Real Time monitoring feature for business bottleneck and with Aggregation feature for performance, it helps you to improving the flow of business (Business Process) aggressively and continuously. The Free Trial Edition, it is limited by the number of users up to five. 

    Google Apps Connectivity

    Even though they are independent Cloud-Services, you can use “Questetra BPM Suite” the Cloud-based Workflow, and “Google Apps” the Cloud-based Office Suite, in collaboration by 5 minutes setting. 

    • Single Sign-on: Log-in with Google Apps ID/Password (OpenID) 
    • Synchronizing of Users, Groups, Roles: Synchronizing with Google Apps Accounts (OAuth Consumer) 
    • Google Gadget on Gmail: MyTask List, Colleague Workload (OAuth Service Provider) 
    • Google Calendar Export: Exporting deadline date to Google Calendar (OAuth Consumer) 
    • Google Drive Export: Exporting the list of business data or files to Google Drive (OAuth Consumer) 
    • [New Feature] Google Drive Auto-Storing: Background file throwing to Google Drive (OAuth 2.0 Client) 

    Google Drive:

    “Google Drive” is a Cloud-based storage (online storage) service, which is widely used to centralized management and to share of files. It is also included in “Google Apps”, the Cloud-based office Suite. In the year 2012, it has added features such as directly attach stored files to “Gmail” or “Google+”, and feature to synchronize with folders in Personal Computer. Now it is becoming a main service of Google Apps.


    [New Feature] Auto-File-Throwing to Google Drive 

    Other Upgrading

    In the New version 9.6, the following features are added other than ‘Auto-File-throwing to Google Drive’. 

    More Stiackers for Enterprise Social networking:

    New series of Stickers which help to show feelings are added. 

    Messages of Enterprise Social Networking in Workflow screen:

    Message-box will remain open on the screen to operate an allocated Task if there are messages related to the process. 

    APIs for Developer:

    New APIs which operate allocation and termination are added to “Monitoring API” in Workflow APIs. Also, added new search criteria ‘Starred’ in “Worklist API”, sorted JSON response is available. 

    About Questetra

    Questetra, Inc. is the enterprise cloud computing company in Kyoto Japan, founded in 2008. We optimize the world’s Business Processes.