アイチケット株式会社
業務プロセスを「定義する」と言う企業文化に!
Tokyo, Japan http://www.paa.jp/

 

デモ依頼や問い合わせへの迅速な対応

Q. どの様な業務で Questetra を活用しているのですか?

アイチケット株式会社は、クリニック向けの順番予約システム『iTICKET』(アイチケット)を販売しております。

『iTICKET』 を導入したクリニック(病院)では、スマートフォンやパソコンで「現在の待ち状況」(混雑状況)を確認した上で「順番予約」を取れる様になります。具体的には『iTICKET』 には 『まだかな画面』 と言う機能があり、患者さんは「自分が呼び出されるまでの待ち人数」や「目安時間」を確認する事ができます。患者さんは自宅や外出先で待機する事も可能となり、「待つことに対するストレス」が軽減されます。他にも「待合室の混雑が緩和される」や「院内感染リスクが低減できる」と言った効果があり、小児科耳鼻科を中心にこれまで1200以上のクリニックに導入して頂いております。

Questetra は予約システム 『iTICKET』 に関連するオフィス業務、つまり「サービス申込」に対する手続きや、「デモ依頼」への対応記録、あるいは「問い合わせ」に始まる調査や回答の進捗管理などに活用しています。

 

Q. 業務の流れ図は社内で設計したのですか?

もともと業務フローを作成すると言う文化は社内に定着しており、Questetra を導入する以前(2010年以前)も Visio などの作図ソフトを使って様々な業務フローを作図していました。業務フロー図の作成であれば Questetra の方が非常に直観的に操作できるので、スグに習熟できた様に思います。

「業務データ」や「条件分岐式」などの設定を行って 『業務プロセス定義』(プロセスモデル)を完成させるまでも、大きく詰まる所はありませんでした。

 

映像制作の工程管理にも!

Q. 活用業務に「広がり」はあったのでしょうか?

『iTICKET』 の「現在の待ち状況」はクリニック内の大きなモニタにも表示されているのですが、そのモニタには医療情報や休診情報など、待合室で過ごす患者さんにとって役立つ情報も映像で放映されています。

そして Questetra はその映像コンテンツの制作管理にも活用しています。

例えば、そのクリニックのドクターに直接インタビュー取材する「ドクターズコンテンツ」のケースで言えば、取材・編集・配信設定・配信連絡・配信実績報告など、様々な作業を Questetra の上で進めています。かなりの頻度で新しい映像を作成していますが、ミスやモレも無くなり、部門間コミュニケーションが非常に円滑になったと感じています。

また他にも、ドクターと患者さんを結ぶサービスを企画する立てる事が多いのですが、Questetra を使ってサービスの流れを管理し、実績データを記録する習慣になっています。

 

Q. 良くお使いの Questetra 機能は何ですか?

導入後しばらくしてから『ロール』という概念が登場し、本当に有り難く多用しています。

特に新しい企画を実行に移す際などには、「A部署」の仕事や「Bさん」の仕事と固定的に考えるのではなく「Cロール」の仕事と言った柔軟なグルーピング概念が非常に便利です。実際アイチケット社では、業務そのものを別チームに移管するケースが少なくない為、このロール概念は非常に重宝しています。

 

 

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