クリエイティブホープは、マーケティング活動から営業活動を一気通貫で管理できるツール「HubSpot」の導入支援を得意とするコンサルティング会社です。
テクノロジーとナレッジで、企業様のビジネスを成功させるためのコンサルティングからUI／UX開発まで、一気通貫でご支援します。
多品種を扱うBtoB大手メーカー様の受注決裁フローを改善。HubSpotとQuestetraで唯一無二のシステムを構築。
Q. どのような業務でQuestetraを利用されていますか？
受注決裁の業務で利用しています。当社のお客様である大手メーカー様（以下、お客様）でご活用いただいてます。
具体的には、営業担当様が希望する受注金額を申請すると、上司や経理／管理部門などに回覧される「受注決裁フロー」です。当社では、お客様向けにHubSpotを中心としたプラットフォーム構築を支援しておりました。Questetraは、HubSpotと連携した受注決裁システム／ワークフロー基盤としてご活用いただいてます。
Q. 受注決裁業務にはどのような課題がありましたか？
主な課題は、アナログ作業が多発していた点や、受注決裁フローの運用に必要な情報／機能が不足していた点でした。
以前は他社の受注決裁システムとHubSpot（SalesHub）を利用していました。しかし、両システムは連携していませんでした。そのため、情報やタスク受け渡しのため、書類のPDF化や印刷が発生していました。
また以前の受注決裁システムでは、決裁／承認された際の背景や条件などの情報が記録されていませんでした。そのため、収支改善のための過去検証の際、参照情報がなく検証できない状態でした。
ワークフローについては、HubSpotにも簡単な機能はあります。しかし、部署をまたぐ複雑なフローは実装できませんでした。
Q. 課題をどのように解決できましたか？
HubSpotとQuestetraの連携により、情報やタスク受け渡しの多くが自動化され、PDF化や印刷の必要がなくなりました。
Questetraではプロセス情報が記録されています。そのため、受注決裁フローの各プロセスにおいて、担当者のコメントや承認条件などの判断履歴が参照できます。これらを定期的にエクスポートすることで、受注決裁を検証し、収支改善に取り組むことが可能になりました。
また、Questetraでは、作成したワークフロー図通りに業務が遂行されます。そのため、予め規定されたルール／順番通りに関係者に回覧される受注決裁フローが実現しました。
具体的には、申請価格や商品カテゴリー毎に対応した受注決裁フローを組めました。また、営業部のみならず、経理部門や管理部門など関係部署全員が処理できる受注決裁フローができました。
これら以外にも当社では、Questetraで様々な工夫に取り組むことで業務効率化が実現しました。
例えば、タスク処理画面上に、商品原価や実績、申請価格に対する営業利益などが表示されるようにしました。これにより決裁者の判断ミスが軽減されました。また、管理部門はこれらの情報を自ら調査する必要がなくなったため、業務効率が上がりました。
また、「締め切り」機能で回覧の滞留を軽減しました。承認フローによっては、承認は不要だが一定の役職以上に回覧させたいケースがあります。しかし、単に回覧すると承認されるまで業務が滞留してしまいます。そこで、「締め切り」機能を利用し、設定時間が経過した後、次のステップに自動的に遷移するフローとすることで、このようなケースに対応できました。
Q. 今後どのようなことに取り組みたいですか？
本事例以外にも、「見積作成承認フローを作りたい」「イベント受付以降の事務手続きをフロー化したい」など、HubSpotユーザー様からのご相談が増えています。今後は、このような複雑なワークフローへのニーズに、Questetraを利用してお応えしていきたいと考えています。
Questetraは、入力数値の計算結果をリアルタイムに画面上に表示させることが可能です。本事例では、決裁価格に対する想定利益などが自動計算され、画面上に表示されるようにしています。ただし、複雑な計算については、原価／実績データを前処理した上でQuestetraに取り込んでいます。今後、Questetra内でSQLのようなより複雑な処理ができるようになれば、適用できる業務範囲が更に広がると期待しています。
