ウチの請求プロセスは、お客様の支払プロセスに繋がっている！
MokuMokuクラウド社では、請求プロセスの自動化が進んでいましたが、顧客から「支払い手続きが面倒」という声が上がりました。これを受け、希望する顧客が「自動カード課金」を選択できるように “ワークフローアプリ” を改善しました。結果、顧客の業務負担が軽減され、満足度も向上しました。なお同時に、MokuMokuクラウド社側の経理業務においても、入金確認作業と督促作業の削減が実現されました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題: “お支払い” の手間
MokuMokuクラウド社の経理チーム。プロセス改善の合言葉は『手作業ゼロ』です。
請求プロセスの改善サイクルでも、「請求データの送信」、「会計システムへの記帳」、「督促案件の可視化」などなど、さまざまな無人化・省力化が実現され、社内の従業員が手動で介入する必要がない仕組みが整えられています。
しかしそんなある日、お客様から「毎月届く請求書は見やすくて良いが、支払い手続き自体が面倒だ」とのご意見をいただきました。そのお客様は、請求内容を確認したあと支払担当部署に対して支払いを依頼することが非常に面倒である、その依頼自体を忘れてしまいそうで精神的な負担になっている、と感じておられるようでした。
2. 解決策: 自動課金方式を選択できるように
プロセスオーナーは、顧客視点（お客様側の業務負担という視点）が欠落していたと反省し、『手作業ゼロ』の合言葉（ビジョン）を『顧客の手作業もゼロ』に変更しました。そして、現在運用中の “ワークフローアプリ” に自動課金フローを追加し、希望するお客様は 「自動カード課金での決済方式」を選択できる ようにしました。（アドオン自動工程 Stripe PaymentIntents の実装）
このプロセス改善の結果、このお客様の “毎月の作業” は「課金金額をチェックするだけ」となりました。すなわち、支払担当部署に対して支払いを依頼するといった、いわゆる「お振込みなどの特段のご対応」が一切不要になりました。
※よくある請求書注釈：「支払残高は自動的にカード課金されます。お振込みなどの特段のご対応は不要です。」（The balance will be automatically charged so you don’t need to take any action.）
ワークフロー図 （BEFORE AFTER）
BEFORE (Professional edition):
AFTER (Professional edition):
3. 改善効果
この自動課金フローの導入により、MokuMokuクラウド社およびMokuMokuクラウド社のお客様には以下のような改善が見られました。
- お客様サイド：業務負担の削減
- お客様の「支払い手続きの手間」が解消され、毎月の請求書処理にかかる時間と労力が削減されました。
- 支払手続きは自動的に完了するため、業務のシンプル化と効率化が図られました。
- お客様サイド：支払ミスの防止
- 自動課金により、支払いの遅延やミスが減少しました。
- 支払期限を忘れることがなくなり、支払業務に関するお客様の不安やストレスが軽減されました。
- お客様サイド：顧客満足度の向上
- お客様からは「手続きの煩わしさが解消された」といったポジティブなフィードバックが相次ぎました。
- 毎月の負担が軽減されたことにより、顧客満足度が向上しました。
- MokuMokuクラウド社：社内リソースの最適化
- 経理チームは、自動カード課金分について、入金確認や督促業務の手作業が完全に排除されました。
- 経理チームの工数が大幅に削減されたことで、より付加価値の高い業務にリソースを集中できるようになりました。
4. 関連記事
- ソリューション記事: 銀行振込が前提？ 時代遅れかも…
- ソリューション記事: 請求PDF作成が手作業だなんて…
- ソリューション記事: 契約プランが変わったなら共有して
- ソリューション記事: クラウド会計にもデータ連携したい
- ソリューション記事: 入金遅延の発生を検知したい
- ソリューション記事: 繁忙期でも「1日1分」で会計入力？
- ソリューション記事: 請求プロセス 完全無人化への道！
