もし「PDF作成」がヒューマン工程なら、まず第一に自動化すべき！
MokuMokuクラウド社では、毎月約500件の請求書PDFを手作業で作成していました。この非効率な作業工程は、事業拡大に支障があると言わざるを得ません。そこでワークフロー図に自動工程「請求書PDF生成」を配置し、請求書作成工程を自動化することにしました。プロセス改善の結果、請求書送付業務に要する時間は10分の1になりました。
1. 課題: 「請求書PDFの作成」が人手作業
B2B SaaS を提供する MokuMokuクラウド社 は、毎月、全ての有償契約企業に対して 利用料金 を請求しています。現状、5名の経理スタッフが、毎月約500件程度の請求書PDFを作成し、メールで送信しています。
ワークフロー基盤の［引き受け待ち］に列挙されている “請求書PDF作成タスク” には、請求書作成に必要なデータが記載されています。しかし、経理スタッフは1件ずつ引き受けたうえで、『経理部に代々伝わる秘伝のExcel請求書テンプレート』に手作業でデータ入力し、「請求書PDF」を手作業で作成（エクスポート）しなければなりません。
連休明けの月曜日などは、［引き受け待ち］のタスクが100件程度溜まっていることもあります。そんな日は、みんな残業を覚悟します。（号泣）
このような「利用料金を請求する業務が “スケール” しない状態」は、今後の事業拡大における大きな阻害要因となり得ます。このままのやり方では、スタッフの負担が増え続ける一方であり、大胆な業務プロセス改善が必要です。
2. 解決策: PDF作成工程の自動化
プロセスオーナーは、自動工程「請求書PDF生成」を追加（モデラ上でDrag＆Dropして配置）しました。
このプロセス改善により、経理スタッフは「請求書PDF」を手作業で作成する必要がなくなりました。すでに自動生成されている「請求書PDF」の内容について、”請求金額” や “宛名表記” に不自然な点がないかを確認するだけでよくなりました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
ワークフロー図 (BEFORE AFTER):
請求プロセス BEFORE (Professional edition):
請求プロセス AFTER (Professional edition):
2つのワークフロー図をスライダーで比較 (click to open)
“請求タスク” が追加される仕組み (上流の業務プロセス) について:
“請求書PDF作成タスク” の発生日は、各契約ごとに異なります。もし契約開始日が「1月10日」の場合、『毎月10日』をむかえるたびに “請求書PDF作成タスク” が発生します。具体的には、サポートチームによって運用されている『契約管理プロセス』が、『請求プロセス』の開始イベント（△b）を呼び出します。（詳細はコチラ）
- 請求日: 契約開始日が「1月10日」の場合は『毎月10日』
- 請求金額: 登録ユーザ数の平均値が「123.4」の場合は『単価×123.4人分』
3. 改善効果
自動工程「請求書PDF生成」による自動化で、MokuMokuクラウド社の経理チームには以下のような効果が現れました。
- 生産性 の大幅向上
- 1件の請求書作成に要していた時間が、10分の1程度に削減されました。
- 経理スタッフはより付加価値の高い業務に集中できるようになり、業務全体の効率化が実現しました。
- スケーラビリティ の向上
- 連休明けなど、タスクが大量に溜まる状況でも、残業の発生が大幅に減少しました。
- 事業拡大にともなう人材追加負担が小さくなりました。
- 品質 の向上
- 人手によるデータ入力や計算ミスがなくなることで、請求金額の誤りなどの人為的なミスが大幅に減少しました。
- 請求書の発行が迅速化されたことで、顧客への支払い請求が即日化されました。
- 従業員満足度 の向上
- 繰り返しの単純作業から解放されることで、経理スタッフの業務満足度が向上し、定着率の向上に繋がりました。
- より高度な業務や新たなシステムの導入などに活用できるようになり、従業員のモチベーション向上に繋がります。
4. 他業務での応用
“PDF生成の自動化” は、他の業務プロセスにも応用可能です。
- 契約書の自動生成
- 手作業でテンプレートにデータを入力し、契約書を作成していました。
- 工程の自動化で、契約書の生成を迅速かつ正確に行えるようになります。
- 販売実績レポートの自動生成
- 販売管理システムからデータを抽出し、販売代理店向けの報告書を作成していました。
- 工程の自動化により、営業担当者はより多くの時間を顧客対応や営業活動に充てることができます。
5. 関連項目
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