旧態依然とした請求プロセスは、それ自体がリスク！ 聖域なきカイゼンを！！
MokuMokuクラウド社は「銀行振込が前提の請求を続けること」がリスクであると考えました。そこで、オンライン請求書サービスStripeを導入し、請求プロセスを自動化しました。このプロセス改善により、顧客は、様々な決済手段が選択できるようになりました。加えてMokuMokuクラウド社は、グローバルな顧客対応を強化できました。
1. 課題: 決済方法が銀行振込だけ
B2B SaaS を提供する MokuMokuクラウド社 は、 請求書PDFのメール送信 で売掛金を請求しています。
お振込み手数料は利用規約に従い御社にてご負担ください。
みずほ銀行 京都中央支店 普通1234567
しかし最近、請求書PDFが 銀行振込のみ となっている点が問題視されるようになってきました。たとえば、 「クレジットカードで支払えないか？」 といった問い合わせが増加しています。あるいは、海外のお客様からは 「銀行送金は手数料が高いだけでなく手続きが面倒だ」 とクレームにも近いフィードバックが寄せられました。
このような「多様な決済手段への対応」を求める声が高まりつつある中、銀行振込一択状態を続けることは、競合他社との差別化において新たなリスクを生み出す可能性があります。（時代遅れの印象を与える、顧客の利便性を損なう、顧客離れに繋がる、など）
2. 解決策: オンライン請求書による自動化
“請求プロセス” のプロセスオーナーは、「オンライン請求書」を試験的に導入すべきであると考えました。そこで、経理部長とともにサービスを調査し、「さまざまな通貨での取引をサポートしている」や「拡張性の高いモダンなAPIを提供している」といった理由から “Stripe” を選定しました。（オンライン請求サービス・クラウド請求書発行システム）
その上でプロセスオーナーは、運用中の “請求プロセス” に、いくつかの工程を追加配置しました。（Stripe への指令を自動化する［自動工程］３つ、請求書データをチェックする［ヒューマン工程］１つ）
- 自動工程 『y1.請求書ドラフト作成』:
- 自動工程は、Stripe 上に Stripe Invoice のドラフト（下書き）を作成する
- Questetra BPM Suite ＞ Advanced edition ＞ “Stripe: 請求書ドラフト作成”
- ヒューマン工程 『2y.S請求書ドラフト確認』:
- 経理担当は、Stripe 上の Stripe Invoice のドラフト（下書き）をチェックする
- データ修正が必要な場合、経理担当は Stripe にログインして修正する
- 自動工程 『y2.請求書ドラフト確定』:
- 自動工程は、Stripe 上の Stripe Invoice のドラフト（下書き）を確定させる
- Questetra BPM Suite ＞ Advanced edition ＞ “Stripe: 請求書ドラフト確定”
- 自動工程 『y3. S請求書 メール送付』:
- 自動工程は、Stripe 上の Stripe Invoice をお客様に対してメール送信する
- Questetra BPM Suite ＞ Advanced edition ＞ “Stripe: 請求書をメール送付”
このプロセス改善により、オンライン請求書を希望するお客様に Stripe Invoice を届けられるようになりました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
請求プロセスのワークフロー図 （BEFORE AFTER）
請求プロセス BEFORE (Professional edition):
請求プロセス AFTER (Professional edition):
2つの請求プロセスのワークフロー図をスライダーで比較
上流の “契約管理プロセス” から “請求プロセス” の新規案件が起動される仕組みについて:
この『B:請求プロセス』は、『A:契約管理プロセス』から起動されます。
- 『B:請求プロセス』の起動
- 案件が『▲a』に到達すると REST リクエストが送出されます
- （▲a が △b をキックします）
- 『B:請求プロセス』が起動されると…
- 案件は、幾つかの自動工程を経て請求書が生成されます
- （請求書は自動的にお客様に送付されます）
- （更新フラグが true の場合）『A:契約管理プロセス』を呼び返します
- 案件が『▲b』に到達すると、REST リクエストが送出されます
- （▲b が △a をキックします）
3. 改善効果
Stripe Invoice フローの追加で、お客様や経理チームには以下のような効果が現れました。
- お客様 ＞ 決済手段の多様化:
- クレジットカード、デビットカード、銀行振込など、希望決済方法が選択できるようになった
- 多様な通貨で決済できるようになった（為替レートの確認や、国際送金手続から解放された）
- お客様自身の言語で請求書の内容を確認できるようになった
- 決済に関するストレスが軽減され、支払いがスムーズになった
- 経理チーム ＞ 請求業務の効率化:
- 請求書PDFデータを保管する必要がなくなった
- 顧客からの問い合わせが減少し、経理部門の負担が軽減された
- Stripe のリスト機能により、入金確認作業の効率化と、入金漏れのリスク低減に繋がった
- 経理チーム ＞ データ分析の強化:
- Stripe の自動集計機能により、支払いパターンを分析できるようになった
- Stripe のステータス機能でも、請求進捗を確認できるようになった
- 企業イメージの向上:
- グローバルな顧客対応が強化され、企業イメージが向上し、競合他社との差別化に繋がった
- 顧客満足度が向上し、口コミ評価も向上した
4. 関連項目
- ソリューション記事: 請求PDF作成が手作業だなんて…
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- ソリューション記事: クラウド会計にもデータ連携したい
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