請求データが送信される前に「全ての請求を目視確認」（！）は、ソロソロやめてもイイかなと…
MokuMokuクラウド社では、請求書の全件検査による高コストが問題でしたが、エラー発生率が非常に低いため、サンプリング検査へ移行を決定。これにより、人的コストが大幅削減され、経理チームは他の業務にリソースを割けるようになり、従業員のモチベーションも向上。全体的な業務効率が改善され、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整いました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題: 全件検査のコスト
MokuMokuクラウド社では、顧客への請求書発行業務が高いレベルで自動化されています。
具体的には、「請求書PDFのメール送信」や「Stripe経由でのデジタル請求書の発行」が自動化され、請求書発行の工程に人的ミスが発生する可能性は限りなくゼロに抑えられています。ただ、「生成された全ての請求書を人が目視でチェック（検査）する」というヒューマン工程が残っており、大きなコストがかかっていました。
たしかに、システムトラブルや上流プロセス（例：受注対応フロー）でのデータ入力ミスなど、「請求書の誤り」が発生する可能性はゼロではありません。請求書発行の正確性を確保するために、「全件検査が必要だ」という意見も根強くあります。
しかし、過去3ヶ月のデータを分析した結果、発行された1500枚の請求書のうち、実際に発見されたエラーはわずか1件のみでした。そのエラーも軽微なものであり、顧客に深刻な影響を与えるようなものではありませんでした。この分析結果から、現状の全件検査が本当に必要かどうかについて再検討する余地があると言われています。
2. 解決策: サンプリング検査への移行
プロセスオーナーは、「全件検査」（全数検査）を廃止し、「サンプリング検査」に移行することを決意しました。
決意する以前（プロセスを改善する以前）は、経理チームのスタッフは、最優先で 【2x.請求書PDF確認】 や 【2y.Stripe請求書ドラフト確認】 に取り掛かっていました。すなわち、請求書の発行枚数が多い日でも、確実にその日のうちに全ての請求書を検査できるよう、他の業務よりも優先していました。
しかしプロセス改善後には、逆に、他の経理業務が全て完了してから、余った時間で取り掛むようになりました。そして、チェックされなかった請求書は、24時間の経過（［タイマー境界イベント］によるタイムアウト検知）で、自動的に合格とみなされるようになりました。
ワークフロー図 （BEFORE AFTER）
BEFORE (Professional edition):
AFTER (Professional edition):
3. 改善効果
この検査件数を減らす（サンプリング検査に移行する）というプロセス改善により、MokuMoku クラウド社の経理チームには以下のような改善が見られました。
- 人員配置の最適化
- 目視確認にかかる人的コストが大幅に削減されました。
- 全件検査に要していた時間を、より付加価値の高い業務にシフトできるようになりました。
- 請求内容に関する問い合わせに、より丁寧に対応できるようになりました。
- 請求書のフォーマットや内容の改善など、請求プロセス全体の最適化に取り組めるようになりました。
- 組織への影響
- 単調な作業から解放され、日々の業務ストレスが大幅に軽減されました。
- より創造的な業務に携われるようになることで、従業員のモチベーションが向上しました。
- サンプルを取ってくる際の異常データ（の可能性）を “嗅ぎわける能力” （リスクを予見する力）、が向上しました。
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