「請求発行」の後に会計への転記。請求件数は増えて欲しいけど、転記作業量は増えて欲しくない！
MokuMokuクラウド社は事業成長に伴い「反復的な会計アップロード作業」に限界を感じていた。従来の「1売上1アップロード」方式では、売上件数が多い日にヒューマンエラーが発生していた。そこで全会計データを1つのファイルに自動集約する「1日1アップロード」方式へプロセス改善した。結果、始業直後の「日次決算」が実現できるようになった。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題: 会計クラウドへのアップロード漏れ
B2Bビジネスを展開する MokuMoku クラウド社。
請求書の発行だけでなく、会計クラウドへのデータ転記（売上データおよび入金データの入力）も大幅に省力化されています。たとえば、売上（請求）の度に発生していた「数値や文字列を手入力で転記する作業」（通称「コピペざんまいタスク」）は、もうありません。つまり、
- 『売上伝票』（売掛金／売上高）
- 『入金伝票』（普通預金／売掛金） ※いわゆる「未実現伝票」
が自動的に１ファイルにまとめられているため「１売上１アップロード」（所要時間：約1分）で会計入力作業の全てを完了させることが可能となっています。
しかし近年、事業の急成長期に入り、この「１売上１アップロード」（所要時間：約1分）ですら苦痛になってきました。
現実、日によっては「アップロード作業」が50ファイルを超える反復作業になることもあります。昨今では 特定ファイルをアップロードし忘れる や 同じファイルを二度アップロードする といったミスも散見されるようになっています。
2. 解決策: 前日ファイルの１ファイル化
プロセスオーナーは「１売上１アップロード」という設計方針を破棄し、「１日１アップロード」という改善方針を立てました。すなわち「前日に生成された全ての会計データ」が自動的に１ファイル化されるよう、業務プロセスを改善しました。
具体的には、既存のワークフローアプリ『請求プロセス』に自動工程を１つ追加しました（データの書き出し）。更に別途、ワークフローアプリ『会計一括登録プロセス』を新規開発し稼働させました（データの集約）。
このプロセス改善の結果、財務チームは、「１日１アップロード」で会計入力作業のすべてを完了させることが可能となりました。
ワークフローアプリ『請求プロセス』 （既存）
- 請求日になると、請求PDFが自動送付される
- 会計データが自動的に TSV フォーマット化される
- 会計データが自動的に Google シートに追記される
ワークフローアプリ『会計一括登録プロセス』 （新規追加/データ集約用）
- １日に１度、自動起動される
- 前日に追記された全 TSV が自動的に取得される
- 全 TSV が自動的に１ファイルに集約される
- （データが無ければファイルは生成されない）
『請求プロセス』のワークフロー図 （BEFORE AFTER）
BEFORE (Professional edition):
- ヒューマン工程【3.TSVを会計にインポート】:
- 財務チームは売上伝票と入金伝票(未実現)を一括登録する
- クラウド会計の［仕訳帳インポート］で仕訳伝票TSV（仕訳帳CSV）を登録する
- 財務チームは売上伝票と入金伝票(未実現)を一括登録する
AFTER (Professional edition):
- ヒューマン工程【3.TSVを会計にインポート】:
- 財務チームは売上伝票と入金伝票(未実現)に齟齬がないか確認する
- （”1日1回”にエラーが無い日はインポートしない）
- （エラー日に限り）財務チームは売上伝票と入金伝票(未実現)を一括登録する
- クラウド会計の［仕訳帳インポート］で仕訳伝票TSV（仕訳帳CSV）を登録する
- 財務チームは売上伝票と入金伝票(未実現)に齟齬がないか確認する
BEFORE AFTER をスライダーで比較（Click to Open）
3. 改善効果
MokuMoku クラウド社の財務チームには、以下のような改善が見られました。
- 負荷軽減
- 単調で反復的な作業から解放され、従業員のモチベーション向上に繋がった
- アップロード作業が日々の業務の中で占める割合が小さくなったことで、他の業務に集中できる時間が増えた
- 業務効率化
- 従来の「1売上1アップロード」（1～50分）から「1日1アップロード」（1分）になった（会計入力の所要時間が削減された）
- 複数のファイルを個別にアップロードする作業がなくなり、アップロード漏れや重複アップロードといったヒューマンエラーが無くなった
- 翌朝9時には「日次決算」（日次試算表）が確認できるようになった（経営判断のスピードアップに繋がった）
- データ品質の向上
- 副産物的に、会計システム内への投入データが、自動的に Google シートにバックアップされるようになった
- 会計システム内でエラーが検知された際にも、各売上（各請求）のデータを確認する作業が容易になった
- コスト削減
- 会計入力作業にかかる時間が短縮され、人件費の削減に繋がった
4. 関連項目
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