ヴァイタル・インフォメーション株式会社

年間約500件の受注決裁をペーパーレス化。その結果、管理部門の業務時間を月間20時間削減した。

ペーパーレス化で管理業務を月20時間削減

Q. どのような業務でQuestetra をお使いですか？

ヴァイタル・インフォメーション株式会社は、システムインテグレーションやクラウドインテグレーション、組み込みソフト開発などのシステム開発を行っています。

Questetra は、受託開発やSES（System Engineering Service：技術者派遣）の受注決裁に利用しています。

受注決裁では、申請者である営業担当者をはじめ、総務担当者や経理担当者、技術担当者、各部門長など、8名程度の担当者が関わり、最終的に社長が決裁します。

営業担当者が申請した受注案件には、決裁ランクが付与されます。決裁ランクは、収益性の高さに応じてSやA、Bなどで表され、契約期間や単価、利益率などの評価基準を基に、自動的に計算されます。最終決裁者である社長は、その決裁ランクを踏まえ、案件の適性を検討し、受注を決裁します。決裁後、契約書締結の手続きに移行します。

Q. 受注決裁業務にはどのような課題がありましたか？

Questetra を利用する前は、受注決裁書を表計算ソフトで作成し、それを印刷して運用していました。受注決裁書は管理部門の担当者がファイリングし、保管用のロッカーに5年間保管していました。そのため、紙の印刷やファイリング、保管などのコストがかかっていました。また、過去の受注決裁書を閲覧する際、書類を探す手間や時間がかかっていました。

決裁ランクについては、経理部の担当者が定義していました。この作業は、過去の紙の受注決裁書を参照する必要があり、決裁ランクの定義を見直す度に手間がかかっていました。決裁ランク以外の評価基準については、各部門において明確な承認基準が定まっておらず、決裁の基準も明確ではありませんでした。そのため、承認や決裁にムラがありました。

受注決裁書の添付書類については、マニュアル化されておらず、どの書類を添付する必要があるかを、関係者間で共通認識を持つことが困難でした。また、受注決裁後の業務進捗について、可視化されていませんでした。そのため、決裁された案件が、無事に契約締結されているかの把握に手間がかかっていました。

売上の可視化や予測が実現

Q. Questetra の導入後、課題をどの様に解決できましたか？

Questetra を使って受注決裁業務を行っています。これにより、年間約500件ある申請について、紙の申請書や契約書がなくなりました。その結果、紙の印刷費用や保管スペースが必要なくなりました。また、これまで管理部門が行っていた保管用書類の印刷作業やファイリング作業がなくなりました。蓄積されたデータについては、CSVファイルでダウンロードし、検索しやすいようにしました。このような取組みにより、月間約20時間の業務時間を削減できました。

部門ごとに曖昧だった案件の評価基準については、決裁ランクに集約しました。これにより、案件の良し悪しを一目でわかるようになりました。決裁ランクに関しては、自動的に付与されるようにしました。予め設定したルールに基づき計算させることで、申請者が見積金額などの数値を入力すると、決裁ランクが自動付与されるようになりました。また、決裁ランクに加え、判断基準となる項目を設け承認画面に明示することで、承認に関する判断をしやすくしました。

受託開発では、数か月先に売上が立つことが少なくありません。Questetra を利用することで、売上予定のデータを蓄積できるようになりました。そのため、他の案件も含め、いつどのくらいの売上が立つかが予測ができるようになりました。

当社では、Salseforce を基幹システムとして利用しています。Questetra では Salesforce 上にある取引先マスタと従業員マスタの情報を取り込み、工程処理画面で選択肢として使えるようにしています。そのため、Questetra 上で申請する際、入力項目である取引先情報や従業員情報を選択肢から選べるため、入力の際のゆらぎを防止できます。

受注決裁書の添付書類については、Questetra の申請／承認画面上に明示することで、誰もが共通認識を持てるようになりました。また、受注決裁後の業務進捗について、契約書や注文書の受領完了までの工程をワークフローに組み込みました。これにより、受注申請から契約までの業務全体を可視化でき、契約締結の完了を容易に把握できるようになりました。