応用技術株式会社

システム開発の受注審査プロセスを電子化し、オフィス外での承認・決裁を可能に。決裁までの期間を50%以上短縮。


受注審査スピードを2倍に!

Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか?

応用技術株式会社は情報システムの開発を行っています。その分野は多岐に渡り、モノづくり、土木・建築、防災・減災、環境などの分野で活躍される企業や官公庁への支援を行っています。

現在、特に注力しているのは、建設業で活躍する企業様向けの提案です(toBIM)。建設における設計の初期から詳細設計、施工、竣工後の運用へと進む各プロセスの情報を、集約、可視化する取り組み(BIM=Building Information Modeling)を提案しています。この取り組みにより、施主と建設事業者の認識違いの解消や、品質の向上、納期の短縮が実現されることが期待されます。

Questetra は、システム開発の受注審査、購買決裁、契約書の押印などで活用しています。

Q.受注審査フローに存在した課題とは?

ソフトウェア開発の受注は、営業部門、開発部門で審査された後、管掌役員により最終決裁されます。開発部門での審査は、開発の体制とスケジュールに問題がないか確認するために行われます。

従来は、Excel で用意されたフォーマットに基づいて受注申請書を作成し、印刷したものを審査に回していました。紙での回覧のデメリットは、紛失のリスクがあること、保管スペースが必要であること、など様々なものがありますが、その中で最も大きなものは、最終決裁までの時間が長くなるということでした。

審査に関わる者(承認権者、決裁権者)がオフィスに居るときにしか処理できないため、決裁までに1週間ほどかかっていました。

承認に必要なドキュメントを自動保存

Q.具体的にはどのような方法で?

紙の受注申請書を回覧することはやめて、Web ブラウザで「申請・承認・決裁」が行われる仕組みを構築しました。

これまで紙で行われていた回覧フローについて、「ワークフロー図」を「Questetra BPM Suite」上に描くと仕組みの 70% は完成します。その後、申請・承認・決裁が行われる際の画面設定などを行います。

この仕組が運用されるようになってからは、審査に関わる者がオフィスにいなくてもスマートフォンなどで承認・決裁されるようになりました。その結果、受注申請から決裁までの期間は 2 – 3 日に短縮されました。そして、「自動化」にも取り組みました。

申請時に添付されたファイルは、承認・決裁の判断根拠になる大変重要なファイルです。監査などに利用するエビデンス管理を目的として、これらのファイルは手作業で Google ドライブに保存されていました。この手間を解消するために、最終決裁されると自動的にファイルが Google ドライブにアップロードされるような仕組みを構築しました。

これは、ワークフローに「Google ドライブ: ファイルアップロード」というアイテムを組み込み、簡単な設定を行うだけで実現できました。

Q. ご要望などはございますか?

Questetra BPM Suite の仕様についてですが、自動工程アイテムをもっとたくさん追加できるようにして欲しい、ということです。

今後、社員の負担や業務のミスを少しでも減らすために、更なる自動化を進めていく計画を立てています。公開されている自動工程アイテムをそのまま、または少し変更して利用していますが、登録可能なアイテム数が 10 個までという制限が、自動化計画の障害になり始めています。今後、より沢山の自動工程アイテムを追加できるようになることを期待しています。

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