株式会社スマートバリュー
仕入発注や一般購買の承認フローを可視化

 

紙によるデータ受け渡しをオンラインへ

Q. どの様な業務で Questetra をご利用なのですか?

株式会社スマートバリューでは、社会課題の解決の為に幅広いクラウドサービスをご提案しています。

具体的には「公共向け各種クラウドサービス」「車載情報システム・機器の販売」「データセンター運営、センター内サーバ等運用」「モバイル端末の販売」などの取り扱いをしています。

Questetra BPM Suite は、仕入調達業務の可視化のために導入しました。スマートバリューの商品仕入業務は、「事前に稟議が必要なもの」が少なくありません。Questetra を使って事前の稟議承認から発注までの業務フローに活用しています。承認フローは、調達規模に応じて自動的に承認経路が変わります。

 

Q. 以前はどの様な仕組みで処理していたのですか?

従来は「紙」で仕入に関する情報を受け渡ししていました。

しかし仕入調達業務は色々と複雑で、例えば「担当者」が自らが発注するケースと「管理部門」がまとめて発注するケースがあったり、商品を届けてもらう拠点が複数に分かれていたりと、実際には非常に難易度が高い業務です。また、場合によっては、事前の社内在庫確認が必要だったり、社内承認が必要だったりするケースもあります。業務の流れを完璧に理解できている社員は少なかったかも知れません。

Questetra でワークフローシステムを稼働させてから、実際の業務処理が速くなったか、と聞かれれば、完了までの所要時間はあまり変わっていない様な気がします。

しかし、ルール(業務の流れ)が明確になり、手戻りが無くなったり、人によってバラバラなやり方(属人的な処理)が統一されたりと、内部統制観点で効果がありました。また、調達件数や調達額がいつでも把握できるようになった点は、非常に大きな改善になったと思います。

 

フロー設計が簡単、管理業務以外にも展開中

Q. 苦労した点を教えて下さい

実はスマートバリューでは、 Questetra 導入にあたり、社内規程の抜本的な見直しも併せて実施しました。

業務の処理手順をゼロベースで書く事ができたので、業務設計自体は非常にスムーズに進めることができたと感じています。また当初は、業務フロー図の書き方(BPMN 書式)が不安でしたが、フロー図の描画作成については、すぐに慣れる事ができました。プログラミングが全く不要でフロー作成からテストまでの時間が非常に短く、担当としては本当に助かりました。

一点、苦労した点を言えば、各業務の割当ルール設定が面倒でした。スマートバリューでは「部署」や「ロール」の数が非常に多く、スイムレーン(業務担当者)を多く作らざるを得ない状態でした。その辺りが Questetra 側の機能で一括してスムーズに設定できる様になれば有り難いと思います。

 

Q. 他の業務への適用もお考えですか?

既に、出張申請や出張精算申請の処理などに活用しています。約270名の社員が、仮払申請や精算申請をオンラインで行い、上司や管理部門がその申請をオンライン処理しています。その他にも現在約30業務がオンライン(ワークフロー)で処理される様になりました。

更に最近では、これらの申請系処理以外にも、「SSLサーバ証明書更新」と言った業務部門のフローにも拡大しています。まだまだ試運転段階と言うべきかも知れませんが、従来は残っていなかった詳細な作業履歴が記録されるようになりました。これからは、各部門での活用も推奨して行きたいと思っています。

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