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満足度調査フローを改善しやすく
能あるプロセスオーナーは「分割」を心がける。“長大なワークフロー” になってしまう前に…。
顧客へのレポート送付とアンケート結果の社内共有が一体化したワークフローでは、通知設定が図内の複数箇所に分散しメンテナンス性が低かった。そこでプロセスを親（資料送付・回答待受）と子（結果共有）に分割し通知を子に集約した。このプロセス改善により、設定変更が容易になった。加えて、アンケート結果の社内共有を、他のワークフローアプリからも呼び出せるようになった。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題: メンテナンス性が悪い
TekiPaki クラウド社では、インサイドセールスとフィールドセールスが明確に役割を分担してのセールス活動を行っています。インサイドセールスのミッションは、見込み顧客に対して「価値ある情報」を継続的に提供することです。
『会社概要』、『新機能紹介』、”顧客から寄せられた要望に応じた資料”、さらには “ミーティングで使用したスライド” など、多種多様な情報が「レポート」という形でメール送信されます。インサイドセールスひとりあたり、一日に10通程度の「レポート」が送信されています。
そして、このレポート送信の業務は、ワークフローアプリ「資料送付プロセス」によって自動化され、顧客はメール内のリンクをクリックするだけでアンケートに回答できる仕組みになっています。
しかし、このワークフローアプリには、メンテナンス性の低さという課題が存在していました。すなわち、メール送信設定が、ワークフロー図内の複数の箇所に分散していました。そのため、たとえば文言を変更する際には、複数の設定を修正する必要がありました。
2. 解決策: ワークフローの分割
この課題を解決するため、プロセスオーナーはワークフロー図を分割することにしました。
具体的には、既存の「資料送付プロセス」を、「資料送付およびアンケート待受」のワークフローと「アンケート結果の社内共有」のワークフローに分割しました。
このプロセス改善の結果、顧客がアンケートに回答した際に、子プロセス『アンケート結果の社内共有ワークフロー』が自動的に開始されるようになりました。社内への通知は、子プロセスにある［メッセージ送信イベント（メール）］からが送信されるようになりました。
ワークフロー図 （BEFORE AFTER）
BEFORE (Advanced edition):
AFTER (Professional edition):
- ▲親プロセス：資料送付およびアンケート待受
- システムは顧客へレポートをメール送信する
- メール本文にアンケート回答用URLを挿入して送信する
- アンケート回答を5つの公開フォームで待ち受ける
- ［ANDゲートウェイ］で全経路に分流させる
- いずれかの公開フォームに入力があれば、他の待ち受けを終了
- ［全終了イベント］で同期を中止する
- システムは顧客へレポートをメール送信する
- ▼子プロセス：アンケート結果の社内共有:
- アンケート回答があった際にトリガーされる
- 回答結果を全社員に共有する（メール通知する）
＜子プロセス：アンケート結果の社内共有＞ 3. 改善効果
一つのプロセス（ワークフローアプリ）が親子プロセス（２つのワークフローアプリ）に分割されたことで、TekiPaki クラウド社には以下のような効果が見られました。
- メンテナンス性の向上：
- 子プロセスの通知設定（1か所）を修正するだけで “通知文言” を変更できるようになった
- 通知設定の修正（プロセス改善）が、より早く適用されるようになった
- 子プロセス『アンケート結果の社内共有ワークフロー』部分のプロセス改善気運が高まった
- 再利用性の向上：
- 子プロセスが、他のワークフローアプリからでも呼び出せるようになった
- 他のワークフローアプリの開発工数を削減できた
4. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
https://docs.google.com/presentation/d/1f0iXNuiXvk3M7MHZ8HX0ceveMCgXfaO4g3MLf0Hx-OM/edit?usp=sharing
5. マニュアル／リファレンス／プレス
- 分岐ANDゲートウェイ
- サービスタスク（子プロセス開始）
- M411: “納品プロセス” から “請求プロセス” が自動開始されるように設定する
- M412: “次回の請求” を忘れないように、次回処理分が自動開始されるように設定する
- M413: フロー途中でサブプロセスを呼び出し、その処理結果を待つように設定する
- M414: 複数の業務プロセスに流れたデータを集約するための特別な業務プロセスを用意する
- 複数のワークフローアプリを連携させて運用する（自動処理サブプロセス編）
6. シリーズ記事
- 満足度調査に答えてもらう秘策！？
- 満足度調査フローを改善しやすく
- お客様満足度を社内に共有する
- お客様満足度をAIに分析させる
- 不満客対策こそ生成AIが…
- ▲親プロセス：資料送付およびアンケート待受
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複雑な日程調整はAIが解決！
航空会社X社は、日本を拠点に国内外を運航しており、革新的で快適な空の旅を提供する次世代の航空会社です。
この会社では、新規事業開発を目的として、半期に1回、部門横断型のプロジェクトを立ち上げています。
プロジェクトチームは、運航部門、整備部門、運送部門、営業部門など、各部門・各部署から1名ずつ選出され、月1回のミーティングを実施します。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：ミーティングの日程調整が難航
プロジェクト立ち上げ時には、管理部が以下の業務を担当します。
- 各部長へメンバーの選出依頼
- メンバーリストを作成（Googleスプレッドシートへ自動生成）
- 初回ミーティングの設定（Googleカレンダーへ登録）
- メンバーへ初回ミーティングの日程連絡
関係部署や部門が多いため、初回ミーティングの日程を決める業務に大変時間がかかっていました。
プロジェクト内容によっては特定のメンバーの出席が必須であり、さらに「全メンバーの8割が出席」「各部門から最低1名が出席」といった条件も考慮する必要がありました。しかし、日程調整ツールでは対応しきれず手作業で行うため、ミスが発生し、条件を満たさない日程や必須メンバーが欠席する事態が頻発。再調整を繰り返すことで初回ミーティングが大幅に遅れることもありました。
この遅れによりプロジェクト全体の進行が滞り、新規性やスピード感が求められる事業において競争力の低下が懸念されていました。
2. 解決策：生成AIによる日程調整を導入
この問題を解決するため、プロセスオーナーは生成AIを導入しました。複数の条件に合う日程を生成AIが調整し、返ってきた結果をGoogleカレンダーに登録するようにしました。今回、条件には「特定のメンバーの出席必須」「全メンバーの8割が出席」「各部門から最低1名が出席」などを設定し、結果はMarkdown形式で出力するよう指示しました。
出力例を明示したことで、必要な情報だけが返され、結果が一目で分かります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 参加者の選定依頼
管理部が各部長へ参加者の選定依頼フォームを送ります。
2. 参加者の選定
各部長が部内の参加者を選定し、フォームへ入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届くよう追加で設定しました。
3. 参加者リストの作成
2. のデータをもとに参加者リストがGoogleスプレッドシートに自動的に生成されます。
4. 予定の入力
参加者が会議可能な日程を入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届きます。
5. 日程調整
管理部が 4. のデータを元に会議予定日を検討します。
6. Googleカレンダーに登録
管理部が決定した会議の日程をGoogleカレンダーに登録します。
7. 開催通知メールの配信
管理部が会議の開催日時・場所の連絡を行います。
After
ワークフロー図の詳細を見る
1. 参加者の選定依頼
管理部が各部長へ参加者の選定依頼フォームを送ります。
2. 参加者の選定
各部長が部内の参加者を選定し、フォームへ入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届くよう追加で設定しました。
3. 参加者リストの作成
2. のデータをもとに参加者リストがGoogleスプレッドシートに自動的に生成されます。
4. 予定の入力
参加者が会議可能な日程を入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届きます。
5. 日程調整
4.のデータを元に、提示した条件に従って生成AIが日程調整を行います。
6. Googleカレンダーに登録
5.で返ってきた結果をもとに、管理部が決定した会議の日程をGoogleカレンダーに登録します。
7. 開催通知メールの配信
管理部が会議の開催日時・場所の連絡を行います。
※視認性を高める目的により、本ワークフロー図は一部省略して表示しております。
Before/After (スライドで動かせます) 3. 効果
日程調整の作業負担解消
生成AIが条件に基づき日程を自動的に調整するため、これまで手動で行っていた作業が不要になり、人的な負担が完全に解消されます。
プロジェクト進行のスピード向上
条件を確実に満たした日程が迅速に設定されることで、初回ミーティングの遅延がなくなります。その結果、プロジェクト全体の進行が加速し、新規事業の早期立ち上げが可能になります。
調整ミスの削減
AIが全ての条件を正確に反映した日程を提示するため、人的ミスが大幅に減少します。また、必須参加者や各部門からの代表者が確実に参加できるスケジュールが設定されることで、プロジェクトチームの活動がより効率的で効果的になります。
4. その他の業務への応用
シフトや勤務スケジュールの調整
必要なスキルや役割を持つ人材を考慮し、スタッフの予定など複数の条件に応じたシフト作成の効率化や公平性の向上が期待できます。
カスタマーサポートや訪問サービスの日程調整
顧客の希望日時と技術者の空き時間を自動調整し、顧客満足度を向上させます。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
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担当者を自動指名で平準化しよう
チーム内で担当者を平準化する輪番指名システム
1. 課題：善意に依存した出荷業務
「はんなり旅館おいし荘」は、美味しい料理と観光地に近い立地が魅力の旅館です。最近、宿泊客に人気の名物鍋スープを真空冷凍パックで販売開始し、注文が電話・FAX・インターネットで急増しています。
しかし、発送業務には専任担当者がおらず、受注確認後にスタッフが自主的に対応しています。このため、特定スタッフの業務負担が増加しており、他の業務が滞る、ミスが発生する、発送が遅れるといったリスクが高まっています。
2. 解決策：チーム内から輪番指名して均等割当するシステムに
プロセスオーナーは、発送担当者を指名する自動工程を追加します。この自動工程によって、発送担当者グループに登録されたメンバーの中から、注文ごとに発送担当者がローテーション指名され、誰か一人に業務が集中することを防ぎます。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 受注情報入力（手入力）
担当者は、受注情報を手動で入力します。
x1. 件名設定
ワークフロー基盤は、注文IDと注文日を件名にセットします。
2. 発送作業（主担当）
発送の主担当が、発送作業を行います。完了後に発送メールが送信されます。
After
ワークフロー図の詳細を見る
1. 受注情報入力（手入力）
担当者は、受注情報を手動で入力します。
x1. 件名設定
ワークフロー基盤は、注文IDと注文日を件名にセットします。
2. 発送作業（主担当）
発送の主担当が、発送作業を行います。完了後に発送メールが送信されます。
x2. 主担当を指名
ワークフロー基盤は、発送の主担当を発送担当者グループ内からローテーションで指名します。
Before / After 比較（スライダを動かせます） ※図中では指定される発送担当者を「主担当」として表記しています。
3. 効果
業務負担の公平化
- 特定のスタッフに業務が平準化され、全体の業務負担の均等化・公平化に成功しました。
安定した発送対応が実現
- チーム全体の連携が向上し、繁忙期でも安定した発送対応が可能になりました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
4. その他の業務への応用
電話対応業務
自動ローテーションシステムを電話対応業務にも導入することで、担当者を均等に割り振り、特定のスタッフへの負担を軽減します。これにより、他の業務にも余裕を持って取り組むことができ、顧客対応品質の向上も期待できます。
客室清掃担当者の割り振り
客室清掃の担当割り振りに応用することで、作業負荷を均等化し、全スタッフが効率よく業務を進められます。結果として、清掃品質の安定化や、スタッフ間の協力体制の強化が実現します。
5. 関連記事
円滑な発送体制を自動化で作る -
No-Code development platform v16.2, Introducing New String-type, “Markdown”
Now available the Third String-type that is neither [single-line] nor [multi-line]
Kyoto, Japan, Dec. 15th, 2024 — Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced the publication of the new version 16.2 of the No-Code development platform Questetra BPM Suite. In this new version 16.2, a new String-type Data Item, Markdown, is added.
Markdown is a lightweight markup language that lets you easily format text (like bold or italic) and structure layouts (like bullet points or links) using simple syntax. It’s supported by many cloud tools, including Google Docs and WordPress, and is widely used across various fields today.
In the new version 16.2, business users can input text using Markdown syntax, which will automatically be rendered into a document display of visually appealing format during the later stages.
For example, telecommunications companies can improve operational efficiency when creating outage information for publication on their websites. During the drafting process, details such as the cause of the outage, affected areas, and the date and time of occurrence can be organized using bullet points and bold text. The Markdown text created is displayed in an easy-to-read format for approvers. This allows approvers to review the information in a well-structured manner, enabling quick and accurate approvals without misunderstandings.
＜New String-type, “Markdown” is added＞ What is Questetra BPM Suite
Questetra BPM Suite is a cloud-based business process management system (SaaS BPMS). You can develop and operate workflow systems (Workflow Apps) entirely through a web browser, without needing programming knowledge (coding skills). This allows business departments to lead continuous process improvements.
You can systematize various day-to-day operations such as approval flows, quotation submission processes, and inquiry handling. Advanced automation, such as “Requesting AI to draft a document” or “Saving files to Google Drive,” can also be implemented in No-Code.
(Examples of business process improvements: https://questetra.com/solutions-en/)
(Examples of Business Flow Diagrams: https://questetra.zendesk.com/hc/en-us/articles/360012492211)
Markdown texts
When entering Markdown text, you can check the display in the preview field.
＜Markdown Text Entry ＞ Other improvements
Task Operating Screen Decoration: Markdown Supported
You can now decorate (add descriptions to) the Task Operating screen using Markdown syntax. (Eligible Editions: Basic, Advanced, Professional)
File Upload to Google Drive: Convert to Google Workspace Files
In the automated Step for uploading files to a specified folder in Google Drive, files can now be converted into “Google Workspace files” (Google Docs, Sheets, Slides) during the upload.
(Eligible Editions: Advanced, Professional)Open Chat: Carousel Display for Multiple Attachments
The in-house social networking feature, Open Chat, now supports viewing multiple attached images in a carousel format, allowing users to switch between them horizontally. Additionally, it now supports “thumbnail display for video files” and “preview playback for video files.” (Eligible Editions: Basic, Advanced, Professional)
Please see the Release Notes for details.
Version 16.2 Release Note: https://support.questetra.com/versions/version-162/
About Questetra, Inc.
Questetra, Inc. is an enterprise cloud computing company in Kyoto Japan, founded in 2008. We optimize the world’s Business Processes.
Corporate Name
Questetra, Inc. (株式会社クエステトラ)
CEO
IMAMURA Genichi
Corporate Address
206 Takamiya-cho Oike Bldg. 4th Fl., Nakagyo-ku, Kyoto 604-0835, Japan
Capital Stock
184,057,500 JPY
Founded
April 1, 2008
Contact
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ノーコード開発基盤 v16.2、新データ型「Markdown テキスト」を追加
SaaSベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役 CEO 今村元一）は12月9日、クラウド型ワークフロー製品 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン16.2を公開しました。本バージョンでは、新たに「Markdown」という文字列型が追加されました。
Markdown とは、シンプルな記法によって文字の装飾（太字や斜体）やレイアウト（箇条書きやリンク）を実現できる軽量マークアップ言語です。Google ドキュメントや WordPress をはじめとする多くのクラウドツールが対応しており、現在、幅広い分野で利用されています。
新バージョン16.2では、ビジネスユーザが、Markdown 記法で文章を入力することで、後工程での文章表示の際に自動的に見やすい形式にレンダリングされます。
例えば、通信事業者が Web サイトで発表する障害情報の作成において、業務効率化が期待されます。草稿の作成工程では、障害の原因や対象エリア、発生日時等を箇条書きや太字を使って整理しながら記述できます。作成された Markdown テキストは、見やすい形式で承認者に表示されます。承認者は情報を整理された状態で確認できるため、誤解なく迅速に承認できます。
＜新データ型「Markdown テキスト」を追加＞ Questetra BPM Suite とは
Questetra BPM Suite は、クラウド型の業務プロセス管理システム (SaaS BPMS) です。ワークフローシステム（ワークフローアプリ）の開発および運用が、Webブラウザだけで完結します。プログラミングの知識（Codingスキル）は必要ありません。業務部門が主体となって、継続的に業務プロセスを改善できます。
稟議フロー、見積提出プロセス、問合対応プロセスなど、さまざまな日常業務をシステム化できます。「生成AIに草稿作成をリクエスト」や「Google Drive へファイルを保存」といった高度な自動化も No-Code で実装可能です。
（業務プロセスの改善例： https://questetra.com/solutions/）
（業務フロー図サンプル： https://questetra.zendesk.com/hc/ja/articles/360012492211）Markdown テキストについて
Markdown テキスト入力時は、プレビュー欄で表示を確認することが可能です。
＜「Markdown テキスト」入力イメージ ＞ その他の機能改良について
タスク処理画面のデコレーション：Markdown で記載可能に
タスク処理画面を Markdown 記法でデコレーション（説明）できるようになりました。（対象エディション: Basic, Advanced, Professional）
Google ドライブへのファイルアップロード：Google Workspace ファイルに変換が可能に
ファイルを Google ドライブの指定フォルダにアップロードできる自動工程において、アップロード時に「Google Workspace ファイル（Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド）」に変換できるようになりました。（対象エディション: Advanced, Professional）
オープンチャット：複数添付画像のカルーセル表示が可能に
社内ソーシャル機能「オープンチャット」において、複数の添付画像を左右に切り替えて閲覧できるようになりました（カルーセル表示）。また「動画ファイルのサムネイル表示」と「動画ファイルのプレビュー再生」にも対応しました。（対象エディション: Basic, Advanced, Professional）
詳細については、リリースノートを御参照ください。
Ver. 16.2 リリースノート
クエステトラ社について
株式会社クエステトラは京都を拠点とする SaaS BPM ベンダーです。世界中のビジネスプロセスを最適化します。
商号
株式会社クエステトラ (Questetra, Inc.)
代表
代表執行役CEO 今村 元一
所在地
京都市中京区御池通間之町東入高宮町206 御池ビル4階
設立
2008年4月
資本金
1億8405万7500円
本プレスリリースに関する問い合わせ
pr@questetra.com or 075-205-5007
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SNS広報活動のSlack共有
アパレルや雑貨を扱うオンラインショップ 森のショッピング株式会社 では、商品の認知度向上と販売促進を目的に、広報部が毎日1件、自社商品の投稿を Facebook や Instagram などのSNSで行う定例業務を続けています。
この地道な取り組みは、アカウントの成長を支える重要な基盤となり、ブランド力の向上や販売促進にも大きく貢献しています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：情報共有の不足による業務遅延
SNS投稿は会社のマーケティング活動に欠かせない重要な業務です。しかし、SNS投稿後の情報共有が不十分であったことが業務遅延の大きな原因となっていました。
投稿前の内容確認は部長が行う仕組みが整っていましたが、投稿後の部内共有は手作業に頼っていたため、正確に情報が共有されないことがありました。その結果、部員間で投稿内容の把握にズレが生じ、同じ内容が重複して投稿されたり、不整合な情報が発信されるケースが発生していました。
情報共有の不足により、キャンペーン準備や関連施策の進行が遅れ、マーケティング活動全体のスケジュールにも影響が出ることが少なくありませんでした。
2. 解決策：Slack連携で情報共有を自動化
こうした課題を解消するため、プロセスオーナーは、SNS投稿の内容が報告と同時に自動的にSlackへ共有される仕組みを導入しました。
具体的には、ワークフローに自動工程 ” Slack: チャット投稿 (Bots) ” を追加し、Slack API と連携しました。これにより、作業担当者が投稿内容を報告すると、自動的に指定のSlackチャンネルへ送信されるようになりました。
この自動化によって、手作業での転記が不要となり、投稿内容が瞬時に関係者全員に通知される仕組みが整いました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
投稿文準備
作業担当者は、SNSでの投稿文や画像を準備します。
レビュー
担当者が投稿準備を行うと、部長へレビュー依頼が送られます。部長は内容に問題がなければ承認、不備があれば、修正のため差し戻します。
修正
不備のため部長から差し戻された場合、作業担当者は投稿内容を修正し再提出します。
SNS投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
After
ワークフロー図の詳細を見る
投稿文準備
作業担当者は、SNSでの投稿文や画像を準備します。
レビュー
担当者が投稿準備を行うと、部長へレビュー依頼が送られます。部長は内容に問題がなければ承認、不備があれば、修正のため差し戻します。
修正
不備のため部長から差し戻された場合、作業担当者は投稿内容を修正し再提出します。
SNS投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
Slack で共有
SNSへの投稿が完了すると、その内容がSlackに自動で共有されます。
Before / After 比較（スライダを動かせます） 3. 効果
共有漏れの解消
手作業による報告が不要になり、情報が確実にSlackへ共有されることで、共有漏れが完全に防止されました。
情報の正確な把握
リアルタイムで情報が共有されるため、部員全員が最新の投稿内容を把握し、重複や不整合が発生しなくなりました。
キャンペーン準備の迅速化
情報共有の遅れがなくなったことで、関連部署との連携がスムーズになり、キャンペーン準備や施策の進行が予定通りに行えるようになりました。
マーケティング施策全体の改善
投稿内容の把握が徹底されたことで、タイムリーなフォローアップや追加施策の実行が可能となり、マーケティング活動の成果向上につながりました。
4. その他の業務への応用
コンテンツ制作・公開業務
ブログ記事や動画が公開されると同時に内容が自動通知される仕組みを導入することで、関係部署への共有漏れを防ぎ、同じ内容の重複発信もなくなります。
商品ページの修正・更新業務
修正内容が反映されたタイミングで自動通知されることで、カスタマーサポートやマーケティング部署が最新情報を把握でき、誤情報の発信や修正漏れを防止できます。
広告出稿業務
出稿完了と同時にスケジュールや内容が自動的に共有されることで、広報や営業部門が広告内容をリアルタイムで把握し、関連施策をスムーズに進めることが可能になります。
カスタマーサポート業務
顧客対応の進捗や内容が自動的に共有されることで、二重対応や対応漏れを防ぎ、サポート品質の安定化につながります。
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割込にも対応可能なSNS投稿業務
アパレルや雑貨を扱うオンラインショップ 森のショッピング株式会社 では、商品の認知度向上と販売促進を目的に、広報部が毎日1件、自社商品の投稿を Facebook や Instagram などのSNSで行う定例業務を続けています。
この地道な取り組みは、アカウントの成長を支える重要な基盤となり、ブランド力の向上や販売促進にも大きく貢献しています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：割り込み依頼による定例投稿忘れ
SNS投稿フローは、会社全体のマーケティング活動を支える重要な定例業務の一つです。そのため、投稿漏れを防ぐために、毎朝タイマーを使用して確実に実施されています。
しかし最近では、定例投稿中に、緊急性の高い投稿依頼が頻繁に割り込むようになりました。他部署からの依頼は定例投稿よりも優先されるケースが多く、これにより、担当者は急な対応に追われ、投稿計画が乱れます。そのため、定例投稿が遅延したり、漏れてしまうことが増えていました。
2. 解決策：投稿依頼専用フローを追加
この課題に対応するため、プロセスオーナーは新たにメッセージ開始イベントを追加しました。この仕組みにより、他のワークフローアプリからのHTTPリクエストを受信すると、他部署からの投稿依頼を処理する専用のプロセスが自動的に立ち上がるようになりました。
これにより、定例投稿とは独立した形で処理できる環境が整備されました。
結果として、他部署からの依頼は別ルートで対応可能となり、定例投稿のスケジュールを安定して維持できるようになりました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
タイマー開始
毎日7:00AMにプロセスが開始され、作業担当者全員にタスクが届きます。設定した締切時間になっても部員がタスクを引き受けない場合、プロセスは終了します。
1.投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
件名変更
件名に投稿予約日時を追加します。
投稿報告
SNSへの投稿予約内容と日時を、Slackに自動投稿します。
After
ワークフロー図の詳細を見る
タイマー開始
毎日7:00AMにプロセスが開始され、作業担当者全員にタスクが届きます。設定した締切時間になっても部員がタスクを引き受けない場合、プロセスは終了します。
1.投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
件名変更
件名に投稿予約日時を追加します。
他部署からの依頼
他部署からのHTTPリクエストを受信すると、投稿依頼対応の専用プロセスが開始されます。
1a.依頼対応投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
投稿予約完了
件名に投稿予約日時を追加します。
投稿報告
SNSへの投稿予約内容と日時を、Slackに自動投稿します。
Before / After 比較（スライダを動かせます） 3. 効果
定例投稿のスケジュールが安定
定例投稿と他部署からの投稿依頼が分離されることで、定例投稿が計画通りに進行し、スケジュール遅延が防止されます。
他部署との連携が円滑化
他部署からの投稿依頼専用フローが追加されたことで、依頼内容が整理され、対応がスムーズになります。これにより、他部署との調整が効率的に行えます。
メッセージ開始イベントは、受信パラメータで受け取った値を業務データにセットすることができます。つまり、投稿依頼に必要な情報（例：投稿日時、優先度、依頼内容など）を自動的に反映させることで、依頼処理の手間を削減し、情報漏れを防ぐ仕組みが整っています。
確認ミスや情報漏れのリスク軽減
投稿依頼が整理され、フローが明確になったことで、急ぎの対応でもミスや漏れが発生しにくくなります。
4. その他の業務への応用
顧客対応業務（カスタマーサポート）
問い合わせを緊急度や内容に応じて分類し、それぞれのフローで対応を自動化。緊急対応の処理速度を向上させつつ、通常の対応が遅れない仕組みを整備できます。
人事管理業務
人事業務を定型処理（データ更新）とイレギュラー対応（相談・採用）に分け、各フローを明確化。一部を自動化することで、イレギュラー対応を迅速に行える仕組みを整えることが可能です。
プロジェクト管理業務
定例タスクと緊急タスクを専用フローで分け、それぞれにリソースを割り当てます。タスクの進捗状況や優先順位をリアルタイムで可視化することで、効率的なプロジェクト運営を実現できます。
提案書サンプルをダウンロード
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記事数の誤集計を防ぐ
ソリューション概要
- チームで制作した記事数の集計を自動で行っていた
- 自動処理にエラー発生した場合、誤った件数が集計されていた
- そこで、エラー発生を検知し、再集計を実行できるようにした
1．課題：自動処理エラーの見逃し
Que-Queシステムズ社はクラウドSaaSベンダです。自社製品の価値を顧客に伝えるため、製品Webサイトに利用方法提案記事を掲載しています。目標は100記事の作成です。
記事作成はWeb製作チームが担当し、BPMSを活用したワークフローアプリを使用して進められています。記事作成が完了したタイミングで、社内チャットツール「OpenChat」に完了連絡としてメッセージが投稿されます。このメッセージには、累計件数が掲載されています。これにより、100記事公開に向けた進捗が社内に周知されます。
オープンチャットへの「公開記事数」の記載例 具体的な累計件数の計算方法は次の通りです。まず、ワークフローアプリの自動工程で、記事情報（記事タイトルやURL）が Google Spreadsheet に追加されます。次に、Google Spreadsheet 側で、count 関数を利用して行数（＝公開記事数）が自動計算されます。その上で、ワークフローアプリにより行数が取得されます。この取得された行数がメッセージに埋め込まれます。
記事情報（記事タイトルやURL）が Google Spreadsheet に追加される自動処理において、まれにエラーが発生することがあります。エラー率は低いのですが、これまで見過ごされていたため、記事数のカウントが正確でない状態で、社内チャットに共有される場合がありました。このような誤差は、進捗管理に影響を及ぼし、Web製作部門の信頼を損なう原因となりかねません。
2．解決策：エラー検知機能を追加
プロセスオーナーはワークフローに処理失敗時の動作を設定しました。具体的には、記事情報の追加処理でエラーが発生した場合、トークンは「エラー境界イベント」に進みます。
エラー境界イベントの次工程が割り当てられることで、ライターはエラーが発生したことに気づきます。次工程（エラー処理時手動実行）で、ライターは記事情報の追加処理工程に再度トークンを進めることができます。
Before :
詳細を見る
- 1-1.記事作成
- 2. レビュー
- 3. 公開
- 4x. spreadsheet 行追加
- 指定した Google スプレッドシートに行が追加されます
- 5x. 件数取得
- スプレッドシートが計算した、公開済みの記事行数が取得されます
- 6x. 公開報告（件数共有）
- 記事の公開が完了した旨と合わせて、取得された件数が、オープンチャットで部内に共有されます。
After :
詳細を見る
- 1-1.記事作成
- 2. レビュー
- 3. 公開
- 4x. spreadsheet 行追加
- 指定した Google スプレッドシートに行が追加されます
- 4. エラー時手動実行
- 4x がエラーの際、この工程を処理することで、再度 4.x spreadsheet 行追加 が実施されます
- 5x. 件数取得
- Google スプレッドシートが計算した、公開済みの記事行数が取得されます
- 6x. 公開報告（件数共有）
- 記事の公開が完了した旨と合わせて、取得された件数が、オープンチャットで部内に共有されます。
Compare Before/After
（スライダを使い before/after の比較が可能です） 3．効果
- 記事数の正確なカウントを実現
- エラー検知機能を追加することで、記事情報の追加処理での不整合を防ぎ、公開記事数のカウントが正確になります。
- 進捗管理の信頼性向上
- エラー発生時に適切な対応が可能となり、進捗報告の信頼性が向上ます。
- 業務効率の向上
- エラー発生時の対応が迅速に行えるようになり、業務のスムーズな運営が実現します。
-
送信前のAI点検でメール品質向上
見込顧客に読みやすいメールを届け、返信率を高めて効果的なインサイドセールスを実現します。
1．課題：難読メールの送信が頻発
A社はクラウドサービスを提供しています。インサイドセールス業務では、見込顧客へのアポイント獲得を目的にメールでコンタクトしています。毎日、数十件の資料請求から見込顧客の連絡先を入手し、担当者がメールでコンタクトを取ります。
担当者は、見込顧客の規模や業種に応じて、テンプレートを基にメールの文面を作成し、システムで自動送信しています。しかし、顧客ごとに文面を作成するため、「てにをは」の誤用や誤記が増えています。そのため、メールの内容が十分に理解されず、案内情報の信頼性が低下していると考えられています。実際に、返信率が低下しています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
2．解決策：AIが送信前にメール文面チェック
A社は、見込顧客へメールを送信する際、「生成AIが送信可能と判断した場合のみ」とする方針に改めます。プロセスオーナーは、”生成AIがメール文面の読みやすさや日本語の誤用をチェックする工程”を追加設定します。その結果、「問題無」と判断された場合のみ、メールが送信されるようになります。
Before :
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- 担当者は、見込顧客の宛先やメール文面を登録します。
- システムは、見込顧客の宛先に登録されたメール文面を送信します。
- 担当者は、見込顧客からの”サービスに対する関心度”といった返信結果を記録します。
- システムは、”2.返信を記録する”工程の処理を10日間待ち、未処理なら”返信無”を自動記録します。
After :
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- 担当者は、見込顧客の宛先やメール文面を登録します。
- システムは、生成AIにメール文面の読みやすさや誤記の有無を確認させます。
- システムは、生成AIから”問題無”の結果を得られた場合、見込顧客の宛先に登録されたメール文面を送信します。生成AIから”誤記”の結果を得られた場合には、”1x.コンタクトメール修正”工程に差し戻します。
- 担当者は、”2.返信を記録する”工程で見込顧客からの”サービスに対する関心度”といった返信結果を記録します。
- システムは、”2.返信を記録する”工程の処理を10日間待ち、未処理なら”返信無”を自動記録します。
3．効果
- メール返信率の向上
- 生成AIによるチェックバックによって誤字や「てにをは」の誤用が減少し、より読みやすい文面が確保されます。 読みやすいメールは顧客の理解を促し、情報が効果的に伝わるため、コンテンツへの関心が高まり、結果として返信率の向上が期待できます。
- ブランドイメージの維持
- 読みやすいメールによって、顧客とのスムーズで質の高いコミュニケーションが可能になります。これにより、見込顧客からの信頼が深まり、その結果として企業のブランドイメージの低下を防止することが期待されます。
- 作業負担の軽減
- 生成AIによる文面チェックを導入することで、誤記や誤用が自動的に検出され、担当者がメールの細部を何度も確認する必要が減ります。この結果、メール作成の負担が軽減されます
4．その他の業務への応用
以下の業務で「生成AIがメール送信可否を判断するフロー」が適用可能です。
- カスタマーサポートの問い合わせ対応
- 採用活動における応募者とのコミュニケーション
- 社内広報や通知といった社内コミュニケーション
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
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AIが苦手な判断は人が解決
AIは曖昧な状況に置かれると適当な結果を出力します。曖昧な状況になったときに何をすべきか示しましょう。
1.課題: AIによる応対者選定の誤り
ビジビジ商事は、コピー機やプリンタといったオフィス必需品を幅広く取り扱っています。同社では、オフィスへの電話応対業務を効率化するため、電話応対の代行サービスを導入しています。代表番号への電話をオペレーターが受け、応対結果はメール（応対結果メール）で管理部門に共有されています。また、AI による優先度の判定、応対者の選定が行われる仕組みも追加され、効率化が進んでいます。
しかし、この仕組みには課題が残されています。電話応対オペレーターから送られてくるメールに「サポート担当者様」や「人事担当者様」といった具体性に欠ける宛先が記載される場合、AIは「応対者リスト」の中から無理やりに応対者を選んでしまいます。
この結果、全く関連のない人に応対依頼が届くケースがあります。特に、重要な問い合わせでAIが誤った応対者を選定した場合、適切な人に依頼が届くまでに時間がかかり、応対が遅れる可能性があります。
このようなAIの誤りはある程度避けられないものの、改善によって無駄な業務の発生を防ぐことが求められています。
2.解決策: “応対者なし” を出力するプロンプトに変更
AIによる誤った応対者選定を防ぐため、プロセスオーナーはAIのプロンプトを変更しました。具体的には、オペレーターから送られるメールに宛先が「●●担当様」と記載されている場合、AIが「応対者リスト」から候補を選ばず、代わりに “応対者なし” を意味する「-」（ハイフン）を出力するよう設定しました。
また、AIが「-」を出力した際には、「1.対応者決定」工程に自動的に分岐する仕組みを構築しました。この設定により、曖昧な宛先が含まれるメールかつ、重要な問い合わせ内容の場合には、管理部門のメンバーに応対者を手動で決定する処理が依頼されるようになりました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
x1.メール内容取得
Gmailで「電話」ラベルのメールが着信したら、そのメールの内容が読み込まれます。
x2.重要度判定 by AI
AI がメールの内容を解析し、売り込みかどうかを判定します。データ項目「判定結果」に、売り込みの場合は “not important”、それ以外は “important” がセットされます。
x3.応対者リスト取得
ワークフロー基盤に登録されたユーザ情報が取得されます（応対者リスト）。
x4.応対者決定 by AI
AI がメールの内容を解析し、「x3.応対者リスト取得」で取得された応対者リストの中から応対者（のメールアドレス）を選びます。
x5.set応対者
「x4.応対者決定 by AI」自動工程で選ばれた応対者（のメールアドレス）に基づき、「2.応対結果の記録」工程の処理担当者がセットされます。
g1.AI判定結果
データ項目「判定結果」の値に応じて、次のように経路が選択されます。
- “not important” の場合、「1.応対者決定」工程へ
- “important” の場合、メール送信イベント（※）「m1.急ぎ応対依頼」へ
※正確には [メッセージ送信中間イベント（メール）] と呼ばれます。
m1.急ぎ応対依頼
管理部門メンバと「x3.応対者決定 by AI」で決定された応対者に、「2.応対結果の記録」工程の処理を促すメールが送信されます。
1.応対者決定
管理部門メンバはメールの内容に応じて、「応対者」を決定します。このとき、「x4.応対者決定 by AI」で決定された応対者が予め入力されています。
2.応対結果の記録
応対者は、メールの内容を確認し、どのように応対したのかを記録します。
After
ワークフロー図の詳細を見る
x1.メール内容取得
Gmailで「電話」ラベルのメールが着信したら、そのメールの内容が読み込まれます。
x2.重要度判定 by AI
AI がメールの内容を解析し、売り込みかどうかを判定します。データ項目「判定結果」に、売り込みの場合は “not important”、それ以外は “important” がセットされます。
x3.応対者リスト取得
ワークフロー基盤に登録されたユーザ情報が取得されます（応対者リスト）。
x4.応対者決定 by AI
AI がメールの内容を解析し、「x3.応対者リスト取得」で取得された応対者リストの中から応対者（のメールアドレス）を選びます。応対者が決定されない場合には “-” が出力されます。
x5.set応対者
「x4.応対者決定 by AI」自動工程で選ばれた応対者（のメールアドレス）に基づき、「2.応対結果の記録」工程の処理担当者がセットされます。
g1.AI判定結果
データ項目「判定結果」の値に応じて、次のように経路が選択されます。
- “not important” の場合、「1.応対者決定」工程へ
- “important” の場合、メール送信イベント（※）「m1.急ぎ応対依頼」へ
※正確には [メッセージ送信中間イベント（メール）] と呼ばれます。
m1.急ぎ応対依頼
管理部門メンバと「x3.応対者決定 by AI」で決定された応対者に、「2.応対結果の記録」工程の処理を促すメールが送信されます。
g2.応対者 set?
データ項目「応対者」の値に応じて、次のように経路が選択されます。
- 「応対者」がセットされていなければ（”-“の場合）、「1.応対者決定」工程へ
- 「応対者」がセットされていれば「2.応対結果の記録」工程へ
1.応対者決定
管理部門メンバはメールの内容に応じて、「応対者」を決定します。このとき、「x4.応対者決定 by AI」で決定された応対者が予め入力されています。
2.応対結果の記録
応対者は、メールの内容を確認し、どのように応対したのかを記録します。
Compare After/Before (スライドで動かせます)
3.効果
対応時間の短縮
曖昧な状況でのAIの誤判定を防ぐ仕組みにより、適切な担当者の特定までの時間が短縮され、顧客対応のリードタイムが改善されます。
顧客満足度の向上
- 適切な担当者への迅速な引き継ぎにより、顧客の問題解決が迅速化され、不満やストレスの軽減に繋がります。
- 顧客が適切な回答を得られる可能性が高まり、信頼感を醸成します。
従業員の負担軽減
- 誤った依頼対応に費やす無駄な時間や労力が減少し、従業員のストレスが軽減されます。
- より生産的な業務に注力できるため、モチベーションの向上にも寄与します。
4.他業務への応用
カスタマーサポートのチケット管理
- サポートチケットが正確に担当者に割り振られない場合、顧客対応が遅れることがあります。
- チケット内容が曖昧な場合、自動的に「担当者未決定」としてフラグを付け、管理者が手動で担当者を割り振るプロセスを導入できます。
営業リードの割り振り
- AIによるリードの割り振りで、適切な営業担当者が選ばれない場合、機会損失が発生することがあります。
- リード情報が不十分で適切な担当者が判断できない場合、「-」を割り当てて営業部長が再評価を行う仕組みを導入できます。
問い合わせフォームのルーティング
- ウェブサイトの問い合わせフォームからの情報が曖昧で、部門間で対応が遅れることがあります。
- フォームの内容が曖昧な場合、問い合わせを「未分類」として自動処理し、適切な部署が手動で割り振る仕組みを設けることが可能です。
