航空会社X社は、日本を拠点に国内外を運航しており、革新的で快適な空の旅を提供する次世代の航空会社です。
この会社では、新規事業開発を目的として、半期に1回、部門横断型のプロジェクトを立ち上げています。プロジェクトチームは、運航部門、整備部門、運送部門、営業部門など、各部門・各部署から1名ずつ選出され、月1回のミーティングを実施します。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：転記ミスが招くプロジェクトへの信頼低下
プロジェクト立ち上げ時には、管理部が以下の業務を担当します。
- 各部長へ参加者の選出依頼
- 参加者リストを作成（Googleスプレッドシート使用）
- 初回ミーティングの設定
- 参加者への初回ミーティングの日程連絡
関係する部門や部署が多岐にわたり、参加者の人数も多いことから、各部の参加者をGoogleスプレッドシートに転記し、リストを作成する作業において、漏れや誤記が発生するケースがありました
この問題により、プロジェクトで進める事業において調整が必要な部署が欠けたまま進行してしまい、最終的には頓挫する事態に陥りました。この失敗は、社内に「新規事業は実現しない」というネガティブな意識を生み出し、プロジェクト全体への信頼感を低下させる結果となりました。
2. 解決策：参加者リストの自動生成による転記作業の廃止
このヒューマンエラーを解消するために、プロセスオーナーは各部長が記入した参加者選出フォームの情報をもとに、参加者リストが自動でGoogleスプレッドシートに生成される仕組みを導入しました。この設計により、管理部は各部門長から送られてきた参加者情報に手を加えることなく、リストをそのまま確認・管理できるようになりました。
転記作業を廃止し、自動化することでミスが発生するリスクをほぼゼロに抑えることができ、業務フロー全体の信頼性向上が期待できます。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 参加者の選定依頼
管理部が各部長へ参加者の選定依頼フォームを送ります。
2. 参加者の選定
各部長が部内の参加者を選定し、フォームへ入力します。
3. 参加者リストの作成
管理部が 2. のデータを元に、参加者リストをExcel上で作成します。
4. 予定の入力
参加者が会議可能な日程を入力します。
5. 会議予定日の検討
管理部が 4. のデータを元に会議予定日を検討します。
6. Googleカレンダーに登録
管理部が決定した会議の日程をGoogleカレンダーに登録します。
7. 開催通知メールの配信
管理部が会議の開催日時・場所の連絡を行います。
After
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1. 参加者の選定依頼
管理部が各部長へ参加者の選定依頼フォームを送ります。
2. 参加者の選定
各部長が部内の参加者を選定し、フォームへ入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届くよう追加で設定しました。
3. 参加者リストの作成
2. のデータをもとに参加者リストがGoogleスプレッドシートに自動的に生成されます。
4. 予定の入力
参加者が会議可能な日程を入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届きます。
5. 会議予定日の検討
管理部が 4. のデータを元に会議予定日を検討します。
6. Googleカレンダーに登録
管理部が決定した会議の日程をGoogleカレンダーに登録します。
7. 開催通知メールの配信
管理部が会議の開催日時・場所の連絡を行います。
※視認性を高める目的により、本ワークフロー図は一部省略して表示しております。
3. 効果
ヒューマンエラーの防止
手動入力による漏れや誤記が解消され、正確な参加者リストを作成できるため、部署や人材の参加漏れを防ぎます。
業務効率の向上
参加者リスト作成の作業時間が短縮され、管理部は他のタスクにリソースを割くことができ、全体の業務効率が向上します。
プロジェクトのスムーズな進行
各部署への確実な案内が行えるようになるため、部署間の連携が確保され、初動のスムーズさが向上する可能性が高まります。
4. その他の業務への応用
この解決策は、プロジェクト運営で発生しがちなヒューマンエラーを防ぐだけでなく、タスクの進捗管理やデータ整理といった業務の効率化にも役立ちます。さらに、複数の人が連携して行う業務や、繰り返しが多い事務作業がある場面でも効果を発揮します。
研修やセミナーの参加者管理
社内外で開催される研修やセミナーの参加者リスト作成を自動化することで、正確な参加者情報を効率的に管理できるようになり、案内漏れや誤記を防ぎます。
予算申請や承認プロセスの効率化
部門ごとの予算申請リストや承認フローを自動生成・管理することで、申請漏れや重複を防ぎ、プロセス全体を迅速化します。リアルタイムで更新されるため、進捗状況の把握が簡単になります。
