見込顧客に読みやすいメールを届け、返信率を高めて効果的なインサイドセールスを実現します。
1．課題：難読メールの送信が頻発
A社はクラウドサービスを提供しています。インサイドセールス業務では、見込顧客へのアポイント獲得を目的にメールでコンタクトしています。毎日、数十件の資料請求から見込顧客の連絡先を入手し、担当者がメールでコンタクトを取ります。
担当者は、見込顧客の規模や業種に応じて、テンプレートを基にメールの文面を作成し、システムで自動送信しています。しかし、顧客ごとに文面を作成するため、「てにをは」の誤用や誤記が増えています。そのため、メールの内容が十分に理解されず、案内情報の信頼性が低下していると考えられています。実際に、返信率が低下しています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
2．解決策：AIが送信前にメール文面チェック
A社は、見込顧客へメールを送信する際、「生成AIが送信可能と判断した場合のみ」とする方針に改めます。プロセスオーナーは、”生成AIがメール文面の読みやすさや日本語の誤用をチェックする工程”を追加設定します。その結果、「問題無」と判断された場合のみ、メールが送信されるようになります。
Before :
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- 担当者は、見込顧客の宛先やメール文面を登録します。
- システムは、見込顧客の宛先に登録されたメール文面を送信します。
- 担当者は、見込顧客からの”サービスに対する関心度”といった返信結果を記録します。
- システムは、”2.返信を記録する”工程の処理を10日間待ち、未処理なら”返信無”を自動記録します。
After :
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- 担当者は、見込顧客の宛先やメール文面を登録します。
- システムは、生成AIにメール文面の読みやすさや誤記の有無を確認させます。
- システムは、生成AIから”問題無”の結果を得られた場合、見込顧客の宛先に登録されたメール文面を送信します。生成AIから”誤記”の結果を得られた場合には、”1x.コンタクトメール修正”工程に差し戻します。
- 担当者は、”2.返信を記録する”工程で見込顧客からの”サービスに対する関心度”といった返信結果を記録します。
- システムは、”2.返信を記録する”工程の処理を10日間待ち、未処理なら”返信無”を自動記録します。
3．効果
- メール返信率の向上
- 生成AIによるチェックバックによって誤字や「てにをは」の誤用が減少し、より読みやすい文面が確保されます。 読みやすいメールは顧客の理解を促し、情報が効果的に伝わるため、コンテンツへの関心が高まり、結果として返信率の向上が期待できます。
- ブランドイメージの維持
- 読みやすいメールによって、顧客とのスムーズで質の高いコミュニケーションが可能になります。これにより、見込顧客からの信頼が深まり、その結果として企業のブランドイメージの低下を防止することが期待されます。
- 作業負担の軽減
- 生成AIによる文面チェックを導入することで、誤記や誤用が自動的に検出され、担当者がメールの細部を何度も確認する必要が減ります。この結果、メール作成の負担が軽減されます
4．その他の業務への応用
以下の業務で「生成AIがメール送信可否を判断するフロー」が適用可能です。
- カスタマーサポートの問い合わせ対応
- 採用活動における応募者とのコミュニケーション
- 社内広報や通知といった社内コミュニケーション
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
